Как оформить отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет в 1С

Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет в программах 1С (чаще всего «1С:Зарплата и управление персоналом 8») оформляется отдельным кадровым документом, который одновременно прекращает начисление зарплаты сотруднику и назначает пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет. Ошибки в этом документе приводят к лишним начислениям, неверным данным для СФР и проблемам при выходе сотрудника из отпуска.

Важно понимать структуру: отпуск до 3 лет состоит из двух периодов — до 1,5 лет (с выплатой пособия) и от 1,5 до 3 лет (без пособия, но с сохранением рабочего места). В 1С оба периода можно оформить одним документом с указанием даты окончания выплат, и программа сама прекратит начислять пособие в нужный момент.

Ниже разобран полный порядок действий: от подготовки справочников до проверки начислений, а также сценарии неполного рабочего времени, досрочного выхода и типичные ошибки расчётчиков.

Что подготовить перед оформлением отпуска

До создания документа проверьте, что в программе корректно заведены основные данные. Сотрудник должен быть принят в штат, у него должны быть заполнены сведения о страховом стаже и среднем заработке — они понадобятся для расчёта пособия. Если сотрудник работает в организации недавно, убедитесь, что справки о заработке с предыдущих мест работы внесены в программу.

Также потребуются реквизиты ребёнка: ФИО, дата рождения, данные свидетельства о рождении. Эти сведения вводятся в карточке сотрудника на закладке «Семья» или непосредственно в документе отпуска — в зависимости от релиза конфигурации. Проверьте, что в настройках учётной политики организации указаны актуальные параметры расчёта пособий.

От сотрудника должно быть получено заявление на отпуск и справка с места работы второго родителя о том, что он не использует отпуск по уходу и не получает пособие. Эти документы хранятся в бумажном виде, но их наличие — обязательное условие корректного оформления.

Создание документа «Отпуск по уходу за ребёнком»

Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребёнком»). Нажмите «Создать» и выберите вид документа «Отпуск по уходу за ребёнком». Откроется форма, где последовательно заполняются все поля.

Укажите организацию (если их несколько), сотрудника и дату документа. Дата документа обычно совпадает с датой приказа. Далее заполните период отпуска: дата начала — это день, следующий за окончанием отпуска по беременности и родам (если отпуска идут подряд) или дата, указанная в заявлении сотрудника. Дата окончания — день, когда ребёнку исполняется 3 года.

Отдельно заполняется поле «Выплачивать пособие по уходу за ребёнком до» — здесь укажите дату исполнения ребёнку 1,5 лет. Именно по этой дате программа прекратит начислять пособие, при этом сам отпуск продолжит действовать до 3 лет.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» и создайте документ «Отпуск по уходу за ребёнком»
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите дату документа (дату приказа)
3. 3
   Заполните период отпуска: с даты начала по день исполнения ребёнку 3 лет
4. 4
   Укажите дату окончания выплаты пособия — день исполнения 1,5 лет
5. 5
   Отметьте количество детей и очерёдность ребёнка (влияет на минимальный размер пособия)
6. 6
   Проверьте расчёт среднего заработка на закладке «Оплата»
7. 7
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-6 или по своей форме

Настройка пособия и проверка расчёта

На закладке «Оплата» (или «Пособия») документа программа показывает рассчитанный среднедневной заработок и сумму пособия за полный месяц. Пособие по уходу за ребёнком составляет 40% среднего заработка, но не меньше установленного минимума, который зависит от очерёдности ребёнка и ежегодно индексируется. Если расчётная сумма ниже минимума, программа должна применить минимальное значение.

Проверьте расчётный период: по умолчанию берутся два календарных года, предшествующих году начала отпуска. Если в этих годах сотрудник был в отпуске по беременности или по уходу за предыдущим ребёнком, он вправе подать заявление о замене лет — тогда в документе вручную скорректируйте расчётный период. Индикатором корректности служит кнопка расшифровки среднего заработка: по ней открывается детализация доходов и исключаемых дней.

Обратите внимание на флажок «Это отпуск по уходу за первым/вторым и последующими детьми» — от него зависит применение минимального размера пособия. Если сотрудник ухаживает одновременно за двумя детьми до 1,5 лет, пособия суммируются, но итог не может превышать 100% среднего заработка.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начисление пособия

Норма

Пособие появляется в документе «Начисление зарплаты и взносов» за каждый месяц отпуска

Тревожный признак

Пособие не попадает в расчёт — проверьте, проведён ли документ отпуска и указана ли дата выплаты пособия

Прекращение зарплаты

Норма

Оклад и постоянные надбавки не начисляются с даты начала отпуска

Тревожный признак

Зарплата продолжает начисляться — документ не проведён или дата начала указана неверно

Окончание пособия

Норма

После месяца исполнения 1,5 лет пособие перестаёт начисляться

Тревожный признак

Пособие начисляется после 1,5 лет — неверно указана дата окончания выплат

Приказ и отражение в учёте

Из проведённого документа печатается приказ о предоставлении отпуска по кнопке «Печать». Доступна унифицированная форма Т-6 или приказ по форме организации, если она утверждена. Приказ подписывает руководитель, сотрудник знакомится с ним под подпись.

В табеле учёта рабочего времени (документ «Табель» или отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13») период отпуска отражается условным обозначением «ОЖ». Программа проставляет его автоматически на основании кадрового документа — вручную заполнять табель не нужно.

Сведения о пособии передаются в СФР в составе отчётности. Убедитесь, что в программе корректно настроен обмен с фондом, а страховой стаж и данные о детях заполнены — от этого зависит успешная приёмка сведений.

Работа в отпуске: неполное рабочее время

Сотрудник в отпуске по уходу за ребёнком вправе работать на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением пособия. В 1С это оформляется отдельным документом «Кадровый перевод» (или «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребёнком» — название зависит от релиза), где указывается новый график работы с сокращённой продолжительностью.

Предварительно создайте график неполного рабочего времени в справочнике «Графики работы сотрудников», указав режим (например, неполный рабочий день или неполная рабочая неделя) и норму по производственному календарю. После проведения перевода сотруднику будет начисляться и зарплата пропорционально отработанному времени, и пособие в полном объёме.

Досрочный выход и изменение условий отпуска

Если сотрудник решил выйти на работу до окончания отпуска, оформите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» (раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников»). Укажите сотрудника и дату выхода — программа прекратит отпуск и пособие, возобновит начисление зарплаты с даты выхода.

На основании возврата печатается приказ о досрочном выходе. Проверьте, что в месяце выхода пособие начислено пропорционально дням отпуска, а зарплата — пропорционально отработанным дням. Программа делает это автоматически, но контрольная сверка по расчётному листку обязательна.

Типичные ошибки при оформлении

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за неверных исходных данных или пропущенных шагов. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.

Ещё одна группа проблем — обновления. Минимальные размеры пособий и предельные базы меняются ежегодно, и если конфигурация давно не обновлялась, программа может считать по устаревшим значениям. Перед началом года проверяйте актуальность релиза 1С:ЗУП.

Удобный контрольный приём: после оформления отпуска сформируйте расчётный листок сотрудника за первый полный месяц отпуска. В нём должна быть только одна строка — пособие по уходу за ребёнком. Любые другие начисления (оклад, премии, надбавки) означают, что документ проведён неверно или есть пересекающиеся кадровые документы.

Проверка перед сдачей отчётности

Перед сдачей отчётности в СФР сверьте данные по сотрудникам в отпусках: отчёт «Остатки отпусков» и кадровые отчёты по отсутствиям покажут, у кого отпуск действует, а у кого завершён. Расхождения между кадровыми документами и фактическими начислениями — частая причина запросов из фонда.

Полезно вести внешний реестр дат исполнения детям 1,5 и 3 лет. Хотя программа сама прекращает пособие по дате, указанной в документе, напоминание о приближении окончания отпуска помогает вовремя запросить у сотрудника решение: выходить на работу, оформлять отпуск без сохранения зарплаты или увольняться.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по уходу за ребёнком сразу после приёма сотрудника на работу?

Да, трудовое законодательство не устанавливает минимальный срок работы для этого отпуска. В 1С документ создаётся обычным порядком, но пособие будет рассчитано исходя из имеющихся данных о заработке — при отсутствии справок с прошлых мест работы расчёт может оказаться минимальным.

Как оформить отпуск по уходу, если сотрудник уже находится в отпуске по уходу за первым ребёнком?

Создаётся второй документ «Отпуск по уходу за ребёнком» на того же сотрудника. Программа учтёт оба отпуска, а пособия до 1,5 лет будут суммироваться с ограничением в 100% среднего заработка. Проверьте, что у обоих документов корректно указаны дети и даты окончания выплат.

Почему пособие не попадает в ведомость на выплату?

Наиболее вероятные причины: документ отпуска не проведён, не заполнен способ выплаты в карточке сотрудника или ведомость сформирована с видом выплаты «Зарплата», а не «Пособия». Проверьте также, что дата ведомости попадает в период действия отпуска и период выплаты пособия.

Нужно ли прерывать отпуск по уходу, если мать снова уходит в отпуск по беременности и родам?

Да, женщина выбирает один из отпусков — одновременно получать пособие по уходу и пособие по беременности нельзя. В 1С оформляется возврат из отпуска по уходу (или изменение его условий), затем документ «Больничный лист» по беременности и родам. После его окончания отпуск по уходу оформляется заново.

Как в 1С отразить ежемесячную выплату на ребёнка до 3 лет из средств СФР?

Выплаты, которые назначает и финансирует СФР напрямую (например, единое пособие), в расчётную ведомость работодателя не включаются — организация их не выплачивает. В 1С достаточно корректно оформленного отпуска и передачи сведений в фонд; сами суммы таких выплат в учёте работодателя не отражаются.

Что делать, если обнаружилась ошибка в датах уже проведённого отпуска?

Если начисления по документу ещё не рассчитаны, исправьте даты прямо в документе и перепроведите его. Если расчёты уже выполнены и выплачены, используйте механизм исправления документов (кнопка «Исправить» в форме документа) — программа создаст документ-исправление и сторнирует неверные начисления. Ручная правка проведённого документа «задним числом» без исправления приведёт к расхождениям в учёте.