Отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП: как оформить

Оформление отпуска по беременности и родам в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) выполняется через документ «Больничный лист» с видом расчёта «Беременность и роды». Программа автоматически рассчитывает пособие исходя из среднего заработка сотрудницы за два предшествующих календарных года, учитывает ограничения по минимальному и максимальному размеру и формирует данные для отчётности в СФР.

Главная особенность этого вида отпуска: пособие назначается в размере 100% среднего заработка независимо от страхового стажа, но при стаже менее шести месяцев сумма ограничивается МРОТ. Поэтому критично правильно ввести данные о заработке, периодах-исключениях и датах нетрудоспособности — ошибка в любом из этих полей приведёт к неверной сумме выплаты.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек учёта до контроля начисленной суммы и отражения отпуска в кадровых документах и отчётности. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 без серьёзных доработок.

Подготовка: что проверить до ввода больничного

До создания документа убедитесь, что карточка сотрудницы заполнена корректно. Откройте справочник «Сотрудники», найдите работницу и проверьте дату приёма на работу, вид занятости (основное место работы или совместительство) и отсутствие ошибок в личных данных — ФИО, СНИЛС, дата рождения. Эти сведения попадут в расчёт и в сведения для фонда.

Отдельно проверьте страховой стаж. Он хранится в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» / «Страховой стаж». Для пособия по беременности и родам стаж влияет на расчёт только в одном случае: если он менее шести месяцев, пособие ограничивается МРОТ за полный календарный месяц. Во всех остальных ситуациях выплачивается 100% среднего заработка.

Также убедитесь, что в базе есть данные о заработке за два календарных года, предшествующих году начала отпуска. Если сотрудница работает в организации давно и зарплата велась в этой же базе, данные подтянутся автоматически. Если она недавно принята, потребуется ввести справку о заработке с предыдущего места работы — об этом ниже.

Создание документа «Больничный лист» для отпуска по беременности

Перейдите в раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и нажмите «Создать». Укажите организацию (если их несколько), сотрудницу и период нетрудоспособности по листку: даты «с» и «по». Для обычной беременности стандартная продолжительность отпуска — 140 календарных дней, при осложнённых родах или многоплодной беременности период больше, а оформляется он либо одним листком, либо продолжением.

В поле «Причина нетрудоспособности» выберите значение «(05) Отпуск по беременности и родам». После этого программа автоматически подставит вид расчёта «Беременность и роды» и изменит логику расчёта: оплата 100% среднего заработка за все дни отпуска, без деления на дни за счёт работодателя и фонда.

Если организация работает с электронными больничными (ЭЛН), документ можно создать на основании загруженного листка нетрудоспособности через сервис обмена с СФР. В этом случае реквизиты листка подставляются автоматически, и остаётся только проверить расчёт.

1. 1
   Откройте Зарплата → Больничные листы → Создать
2. 2
   Укажите сотрудницу и период отпуска по листку нетрудоспособности
3. 3
   Выберите причину «(05) Отпуск по беременности и родам»
4. 4
   Проверьте средний заработок и при необходимости введите справку с прошлого места работы
5. 5
   Нажмите «Рассчитать» и сверьте сумму пособия
6. 6
   Проведите документ и включите выплату в ведомость

Как программа рассчитывает пособие и что проверить

Расчётная база — заработок сотрудницы за два календарных года, предшествующих году начала отпуска. Сумма заработка делится на число календарных дней в расчётном периоде за вычетом исключаемых дней: периодов болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком, а также дней освобождения от работы без начисления взносов.

Полученный среднедневной заработок умножается на количество дней отпуска. Программа автоматически применяет ограничения: пособие не может быть меньше расчёта из МРОТ и не может превышать максимум, определяемый предельной базой для начисления страховых взносов за соответствующие годы. Эти лимиты обновляются в конфигурации с обновлениями — если база давно не обновлялась, проверьте актуальность значений.

Детализацию расчёта смотрите на закладке «Оплата» документа и по кнопке с расшифровкой среднего заработка. Там видно, какие суммы и дни вошли в расчёт, какие исключены. Если цифра вызывает сомнение — прежде всего открывайте именно эту расшифровку, а не пересчитывайте вручную «в столбик».

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний заработок в документе

Норма

Совпадает с суммами начислений за два предшествующих года с учётом справок

Тревожный признак

Заработок меньше фактического — не введена справка с прошлого места работы

Количество дней расчётного периода

Норма

Из 730/731 дня исключены только периоды болезней и детских отпусков

Тревожный признак

Исключены лишние периоды или, наоборот, больничные не исключены

Итоговая сумма пособия

Норма

Среднедневной заработок × дни отпуска, в пределах минимума и максимума

Тревожный признак

Сумма упёрлась в МРОТ при большом фактическом заработке — проверяйте стаж и заработок

Ввод справки о заработке с предыдущего места работы

Если сотрудница в расчётных годах работала у другого работодателя, её заработок вводится документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Найти его можно в разделе «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчета пособий», либо создать прямо из больничного листа по соответствующей ссылке в форме расчёта среднего заработка.

В справке укажите страхователя (прежнего работодателя), годы и суммы заработка за каждый год. После проведения справки вернитесь в больничный лист и пересчитайте документ — средний заработок увеличится, и сумма пособия пересчитается автоматически.

Отдельный случай — замена лет расчётного периода. Если в одном или обоих расчётных годах сотрудница была в отпуске по беременности или по уходу за ребёнком, по её заявлению эти годы можно заменить на предшествующие. В 1С:ЗУП замена выполняется в форме расчёта среднего заработка внутри больничного листа. Выполняйте замену только при наличии письменного заявления сотрудницы и только если это увеличивает пособие.

Продление отпуска и осложнённые роды

При осложнённых родах женщине выдаётся дополнительный листок нетрудоспособности (обычно на 16 дней), а при многоплодной беременности изначальный отпуск длиннее. Дополнительный листок оформляется в программе как продолжение: создайте новый больничный лист и в поле «Является продолжением листка нетрудоспособности» укажите первичный документ.

При оформлении продолжения средний заработок не пересчитывается — используется тот же среднедневной заработок, что и по первичному листку, поскольку страховой случай один. Это важный контроль: если программа вдруг посчитала продолжение от нового среднего, проверьте, корректно ли указана связь с первичным документом.

Выплата пособия и отражение в учёте

Пособие по беременности и родам полностью выплачивается за счёт средств СФР, но при прямых выплатах работодатель перечисляет его, как правило, только за счёт фонда — механизм зависит от настроек учётной политики. В документе больничного на закладке «Начислено (подробно)» видно, какая часть за счёт работодателя, какая — за счёт ФСС/СФР. Для беременности и родов вся сумма относится на фонд.

Выплата оформляется стандартной ведомостью: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или кассу), где в поле «Выплачивать» выбирается «Больничные листы» и подбирается проведённый документ. Пособие не облагается НДФЛ и страховыми взносами — программа учитывает это автоматически, но сверить отсутствие налога в расчётном листке сотрудницы стоит.

На период отпуска по беременности и родам сотрудница исключается из расчёта зарплаты: начисления по окладу за дни отпуска программа не производит, в табеле дни отражаются специальным кодом. Проверьте табель за первый месяц отпуска — там не должно быть рабочих дней и начисленной зарплаты за период больничного.

Типичные ошибки при оформлении

Ещё одна группа проблем связана с кадровой стороной: отпуск по беременности и родам не должен «повисать» после окончания. Если сотрудница сразу уходит в отпуск по уходу за ребёнком, его оформляют отдельным кадровым документом «Отпуск по уходу за ребёнком» со дня, следующего за окончанием больничного. Разрыв или наложение дат между документами приводит к ошибкам в расчёте пособий и в отчётности.

Удобно сверять начисленное пособие с расчётным листком сотрудницы и с отчётом «Анализ ФОТ»: сумма по виду расчёта «Беременность и роды» должна совпадать с больничным листом. Если после перерасчётов в базе остались сторнирующие строки — проверьте, не дублируется ли документ за тот же период.

Контроль и отчётность после оформления

После проведения и выплаты проверьте три вещи. Первое — расчётный листок сотрудницы: в нём должна быть строка с пособием по беременности и родам, без НДФЛ и взносов с этой суммы. Второе — табель учёта рабочего времени: весь период отпуска закрыт соответствующим кодом, рабочих дней внутри периода нет.

Третье — сведения для СФР. При прямых выплатах работодатель передаёт в фонд сведения о застрахованном лице и данные для назначения пособия. В 1С:ЗУП соответствующие документы и реестры формируются в разделе обмена с фондом; убедитесь, что сведения по сотруднице отправлены и приняты без ошибок. Ошибки в СНИЛС или реквизитах листка — самая частая причина отказа в приёме.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по беременности документом «Отсутствие» вместо больничного?

Технически документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» закроет дни в табеле, но пособие он не рассчитает. Для начисления пособия обязательно нужен именно «Больничный лист» с причиной нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам» — только он формирует расчёт и данные для фонда.

Как быть, если сотрудница работает по совместительству у нескольких работодателей?

Пособие назначается по каждому месту работы, если сотрудница работала у тех же работодателей в расчётных годах, либо по одному месту — если работодатели менялись. В 1С:ЗУП для внутреннего совместительства расчёт выполняется в рамках одной базы по соответствующему сотруднику; для внешнего совместительства у других работодателей пособие оформляет каждый из них по своим правилам.

Что делать, если больничный принесли после того, как зарплата за месяц уже начислена?

Если за дни отпуска уже начислен оклад, при проведении больничного листа программа сторнирует начисления за период пересечения автоматически либо при следующем расчёте зарплаты. Проверьте расчётный листок: не должно быть одновременно оклада и пособия за одни и те же дни. При необходимости выполните перерасчёт через документ «Перерасчёт».

Нужно ли удерживать НДФЛ с пособия по беременности и родам?

Нет, пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Вид расчёта «Беременность и роды» в типовой конфигурации уже настроен с нужными параметрами налогообложения. Если в расчётном листке с пособия удержан налог — проверьте, не используется ли доработанный или скопированный вид расчёта с неверными настройками.

Как исправить ошибку в уже проведённом и оплаченном больничном?

Если выплата прошла, документ не редактируют, а создают исправление: в форме больничного листа доступна команда «Исправить», которая формирует документ-исправление с доначислением или сторно. После исправления разница включается в ближайшую выплату, а в фонд направляются уточнённые сведения. Перед исправлением зафиксируйте первоначальную сумму, чтобы проконтролировать разницу.