Другое · 9 мин
Отпуск: какой вид дохода указать в 1С ЗУП
Какой вид дохода выбрать для отпускных в 1С ЗУП 3.1: код 2012, настройка начисления, НДФЛ, взносы и отражение в отчетности 6-НДФЛ.
Вопрос о виде дохода для отпускных в 1С ЗУП 3.1 возникает в двух ситуациях: при настройке вида расчета «Отпуск основной» и при проверке отчетности по НДФЛ. От выбранного кода зависит, как сумма отпускных попадет в 6-НДФЛ, в справку о доходах сотрудника и как будет определяться дата фактического получения дохода.
Стандартное начисление отпускных в типовой конфигурации уже настроено корректно, но при создании собственных видов расчета (например, «Отпуск без сохранения» с оплатой за счет средств организации или дополнительный отпуск по договоренности) код дохода приходится указывать вручную. Ошибка в этом поле приводит к неверной дате получения дохода и расхождениям в отчетности.
Ниже разобрано, какой код дохода присваивается отпускным, где он настраивается в программе, чем отличается обложение отпускных НДФЛ и взносами от обычной зарплаты и как проверить результат перед сдачей отчетности.
Какой код дохода у отпускных в 1С ЗУП
Для сумм оплаты ежегодного основного и дополнительных оплачиваемых отпусков применяется код дохода 2012 — «Суммы отпускных выплат». Этот код используется при заполнении справки о доходах физического лица и при формировании приложения к 6-НДФЛ.
Важно не путать код 2012 с кодом 2000 («Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей»), который применяется к зарплате, премиям и большинству других начислений. Принципиальное отличие — в дате фактического получения дохода:
- для зарплаты (код 2000) — последний день месяца, за который начислен доход;
- для отпускных (код 2012) — день фактической выплаты денег сотруднику.
Именно поэтому отпускные, выплаченные, например, в июне за отпуск, начинающийся в июле, попадают в расчет 6-НДФЛ за полугодие, а не за девять месяцев. Программа определяет это автоматически, если вид расчета настроен правильно.
Где настраивается вид дохода для отпуска
Настройка выполняется в карточке вида начисления. Откройте раздел «Настройка → Начисления» и найдите вид расчета «Отпуск основной» (или созданный вами аналог). Вид дохода задается на вкладке «Налоги, взносы, учет».
В группе «НДФЛ» установите переключатель «Облагается» и в поле «Код дохода» выберите значение 2012 (отпускные). После выбора кода программа автоматически подставит категорию дохода — «Прочие доходы от трудовой деятельности» с датой получения по выплате.
Ниже в той же вкладке проверяется обложение страховыми взносами: для обычных отпускных вид дохода по взносам — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами». Отпускные облагаются взносами в полном объеме, послаблений здесь нет.
Страховые взносы и отражение в учете
Отпускные целиком облагаются страховыми взносами: на пенсионное, медицинское страхование, по нетрудоспособности и на травматизм. Взносы начисляются в месяце начисления отпускных, даже если сам отпуск приходится на следующий месяц.
В бухгалтерском учете отпускные обычно отражаются через резерв на оплату отпусков (счет 96), если организация его формирует. В 1С ЗУП способ отражения задается в документе «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете»; для отпускных за счет резерва программа подставляет соответствующую аналитику автоматически при корректной настройке.
Исключение — компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении. Она тоже облагается НДФЛ и взносами полностью, но имеет собственный код дохода (в типовой поставке для компенсации применяется отдельный код), поэтому не смешивайте ее с обычными отпускными в одном виде расчета.
Отпускные и смежные выплаты
Оплата ежегодного отпуска. Дата дохода — день выплаты, взносы в полном объеме.
Облагается НДФЛ и взносами полностью, но отражается отдельным кодом дохода. Не смешивать с кодом 2012.
Не является доходом — начисления нет, в учете отражается только отсутствие. Вид дохода не требуется.
Как проверить правильность настройки
После настройки вида расчета проверьте результат на тестовом примере. Начислите отпуск документом «Отпуск», затем выплатите отпускные ведомостью. Откройте отчет «Регистр налогового учета по НДФЛ» (Налоги, взносы → Отчеты по налогам и взносам) и убедитесь, что сумма отпускных отражена с кодом 2012 и датой получения дохода, равной дате выплаты.
Дополнительно сформируйте 6-НДФЛ за период выплаты: отпускные должны попасть в раздел 2 с датой получения дохода, равной дате выплаты, и сроком перечисления налога — последним числом месяца выплаты. Если отпускные отражены как зарплата (последний день месяца начисления), значит, в виде расчета выбран неверный код дохода.
Контрольные точки
Отпускные отражены с кодом 2012
Стоит код 2000 — проверьте настройку начисления
Равна дате выплаты отпускных
Последний день месяца начисления — признак кода зарплаты
Последнее число месяца выплаты
Следующий день после выплаты — как для зарплаты
Типичные ошибки при работе с отпускными
Первая распространенная ошибка — копирование вида расчета «Оплата по окладу» для создания нового вида отпуска. При копировании переносится код дохода 2000, и отпускные начинают отражаться как зарплата. Всегда создавайте новый вид отпуска копированием типового «Отпуск основной» или вручную меняйте код на 2012.
Вторая ошибка — выплата отпускных вместе с зарплатой одной ведомостью без разделения по кодам. Программа справляется с этим, если настройки верны, но при ручном формировании платежек в бухгалтерии можно нарушить срок перечисления НДФЛ: для отпускной части он отличается от зарплатной.
Третья ошибка — попытка «исправить» переходящий отпуск разбивкой суммы на два документа по месяцам. Это искажает дату получения дохода и ломает автоматический расчет НДФЛ. Начисляйте отпуск одним документом на весь период.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли менять код дохода для дополнительного отпуска?
Нет. Дополнительные оплачиваемые отпуска (за вредные условия, ненормированный день и т.п.) облагаются так же, как основной, и отражаются с кодом 2012. Достаточно создать отдельный вид расчета копированием типового отпуска.
Каким кодом отражать отпускные, выплаченные авансом перед отпуском?
Код не зависит от момента выплаты — всегда 2012. Меняется только дата фактического получения дохода: она равна фактической дате выплаты, даже если отпуск начнется в следующем месяце.
Почему в 6-НДФЛ отпускные выделены отдельной строкой от зарплаты?
Потому что у них другая дата получения дохода и другой срок перечисления НДФЛ (последний день месяца выплаты). Раздел 2 расчета группирует суммы по этим датам, поэтому отпускные закономерно образуют отдельный блок.
Облагаются ли отпускные взносами на травматизм?
Да. Оплата ежегодного отпуска облагается взносами на страхование от несчастных случаев в полном объеме, исключений для отпускных законодательство не предусматривает.
Что делать, если отпускные уже отражены с кодом 2000?
Исправьте код дохода в виде расчета, затем пересчитайте документы начисления и выплаты за затронутый период (или выполните перерасчет НДФЛ). После этого сформируйте уточненный 6-НДФЛ, если отчетность уже сдана.
Нужен ли код дохода для отпуска без сохранения зарплаты?
Нет. Такой отпуск не предполагает выплаты, дохода не возникает, поэтому вид расчета либо отсутствует, либо используется только для регистрации отсутствия без начисления суммы.
Что важно запомнить
Отпускным соответствует код дохода НДФЛ 2012, дата получения дохода — день выплаты, НДФЛ перечисляется до конца месяца выплаты. Настройка выполняется в карточке начисления на вкладке «Налоги, взносы, учет». Проверяйте результат по регистру учета НДФЛ и 6-НДФЛ, не разбивайте переходящие отпуска и не смешивайте их с компенсацией при увольнении.