Отгул за донорство: как оформить в 1С

Донору по Трудовому кодексу положены два вида дней: день сдачи крови с сохранением среднего заработка и дополнительный день отдыха после каждого дня сдачи. Если сотрудник сдавал кровь в свой выходной или отпуск, ему предоставляется другой день отдыха. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом всё это отражается кадровыми документами отсутствия, а оплата зависит от корректно настроенного вида расчёта.

Основание для оформления — справка по форме № 402/у (о сдаче крови) или № 401/у (об освидетельствовании). Без справки отсутствие нельзя оплачивать как донорское: это нарушение, которое вскроется при проверке или аудите расчёта зарплаты. Поэтому первый шаг бухгалтера — получить от сотрудника оригинал справки и заявление с указанием желаемых дат отдыха.

Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 3.1: настройка вида расчёта, оформление отсутствия, контроль начисления и типичные ошибки, из-за которых дни донора не попадают в расчёт или оплачиваются неверно.

Какие дни положены донору и какие документы нужны

За день сдачи крови сотрудник освобождается от работы с сохранением среднего заработка. Если он вышел на работу в день сдачи по согласованию с работодателем, ему предоставляется другой день отдыха. Дополнительный день отдыха после сдачи можно присоединить к отпуску или использовать в течение года со дня сдачи крови.

Для учёта в 1С потребуются: справка по форме № 402/у (или № 401/у, если было только обследование — тогда положен один день), заявление сотрудника с датами использования дней и приказ, если в организации принято издавать распорядительные документы. В самой программе приказ не обязателен — достаточно документа отсутствия.

Настройка вида расчёта для оплаты донорских дней

В типовой 1С:ЗУП 3.1 начисление «Оплата дней сдачи крови донорам» и «Дополнительные дни отдыха донорам» обычно уже присутствуют. Проверьте их в разделе «Настройка → Начисления». Начисление должно иметь назначение «Оплата времени отсутствия», способ расчёта — по среднему заработку, и облагаться НДФЛ и страховыми взносами (оплата донорских дней не входит в перечень необлагаемых выплат).

Также проверьте вид времени в классификаторе использования рабочего времени: для дня сдачи крови обычно применяется буквенный код «Г» или «ОВ» (дополнительные выходные с оплатой) — в зависимости от принятой в организации практики и настроек табеля. От выбранного вида времени зависит, как дни отразятся в табеле формы Т-13.

Оформление отсутствия документом в 1С:ЗУП

Основной инструмент — документ «Отсутствие» в разделе «Кадры → Все отсутствия сотрудников» (в ранних релизах — «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)»). Создайте документ, выберите сотрудника, укажите вид отсутствия «Отгул за донорство» или «Дополнительный выходной день (оплачиваемый)» — наименование зависит от релиза и настроек.

Укажите период отсутствия. День сдачи крови и дополнительный день отдыха часто оформляют одним документом, если дни идут подряд, или двумя отдельными документами, если дополнительный день сотрудник берёт позже. Второй вариант удобнее для учёта: дата дополнительного дня определяется заявлением, а не датой справки.

1. 1
   Получите от сотрудника справку 402/у и заявление с датами отдыха
2. 2
   Проверьте наличие и настройки начислений для донорских дней в разделе «Настройка → Начисления»
3. 3
   Создайте документ «Отсутствие», выберите сотрудника и вид отсутствия для донорских дней
4. 4
   Укажите период: день сдачи и/или дополнительный день отдыха
5. 5
   Проведите документ и проверьте начисление в документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц
6. 6
   Сформируйте табель и расчётный листок — убедитесь, что дни отражены с правильным кодом и оплатой по среднему

Как проверить расчёт и отражение в табеле

После проведения документа отсутствия начисление появится в «Начислении зарплаты и взносов» за текущий месяц автоматически. Откройте документ зарплаты, найдите сотрудника и проверьте строку с оплатой донорских дней: база расчёта — средний заработок, аналогично расчёту командировки или отпуска.

В табеле (отчёт «Табель учёта рабочего времени» в разделе «Зарплата → Отчёты по зарплате») дни должны отразиться выбранным кодом и не уменьшить норму рабочего времени некорректно. Если день донорства попал в табель как неявка «НН» или прогул — вид отсутствия выбран неверно, документ нужно исправить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка в начислении зарплаты

Норма

Есть начисление «Оплата дней донора» по среднему заработку

Тревожный признак

Строки нет или сумма посчитана от оклада, а не от среднего

Табель Т-13

Норма

Дни отмечены кодом оплачиваемого отсутствия

Тревожный признак

Дни стоят как «НН» или уменьшают отработанное время без оплаты

Расчётный листок

Норма

Донорские дни видны отдельной строкой с НДФЛ

Тревожный признак

Сумма отсутствует или не облагается налогом

Отдельные сценарии: сдача в выходной, работа в день сдачи

Сотрудник сдал кровь в свой выходной день

В этом случае ему положены два дня отдыха: другой день отдыха взамен дня сдачи и дополнительный день. Оформите два документа «Отсутствие» или один на две даты, если они идут подряд. Оба дня оплачиваются по среднему заработку.

Сотрудник работал в день сдачи крови

По согласованию с работодателем день сдачи заменяется другим днём отдыха. В табеле день фактической работы остаётся рабочим и оплачивается как обычно, а предоставленный позже день отдыха оформляется документом отсутствия с оплатой по среднему.

Донорство во время отпуска или больничного

Если кровь сдана во время ежегодного отпуска, отпуск продлевается или предоставляется другой день отдыха. В 1С отпуск корректируется документом, а дни донорства оформляются отдельным отсутствием. При сдаче крови в период больничного дни отдыха не суммируются с пособием — оформляйте их после закрытия листка нетрудоспособности.

Удобно завести регистр или хотя бы таблицу учёта неиспользованных донорских дней по каждому сотруднику: справка действует год, и дни легко потерять, если сотрудник берёт их частями. В 1С можно использовать механизм остатков отпусков с отдельным видом, но чаще достаточно аналитической заметки в кадровом учёте.

Типичные ошибки при оформлении

Ещё одна распространённая проблема — средний заработок рассчитывается некорректно, потому что в базу расчёта попали исключаемые периоды или, наоборот, не попали премии. Проверяйте расчёт среднего через расшифровку в документе начисления: 1С позволяет раскрыть состав базы по кнопке в форме сотрудника.

Частые вопросы

Можно ли оформить донорские дни задним числом в 1С?

Да, документ «Отсутствие» можно создать прошлым периодом. Тогда начисление попадёт в перерасчёт при следующем начислении зарплаты. Убедитесь, что период не закрыт для редактирования (дата запрета изменения данных), иначе потребуется её временно снять.

Облагается ли оплата донорских дней НДФЛ и взносами?

Да. Оплата дней сдачи крови и дополнительных дней отдыха по среднему заработку облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Если в вашей базе начисление настроено как необлагаемое — это ошибка настройки, её нужно исправить до расчёта.

Что делать, если сотрудник принёс справку 401/у, а не 402/у?

Справка 401/у подтверждает только медицинское освидетельствование без сдачи крови. По ней положен один день освобождения от работы с сохранением среднего заработка, дополнительный день отдыха не предоставляется. Оформите в 1С один день отсутствия.

Сотрудник увольняется, а донорские дни не использованы — что делать?

Неиспользованные дни отдыха за донорство при увольнении не компенсируются деньгами по общему правилу, но сотрудник вправе использовать их до даты увольнения. Документы отсутствия должны быть проведены до окончательного расчёта, иначе оплата не попадёт в расчёт при увольнении.

Вид отсутствия «Отгул за донорство» отсутствует в списке — где его взять?

В типовой конфигурации он создаётся при первоначальном заполнении. Если его нет, проверьте «Настройка → Реквизиты и настройки → Учёт отсутствий» или добавьте вид отсутствия вручную в справочнике видов отсутствий, связав его с начислением по среднему заработку.