Отчёт по среднесписочной численности в 1С 8.3 ЗУП: где найти и как проверить

Отчёт по среднесписочной численности (ССЧ) нужен кадровику и бухгалтеру регулярно: для отчётности в Росстат, подтверждения льгот, расчёта лимита по УСН и внутренней аналитики. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 этот показатель считается автоматически на основании кадровых приказов, но найти нужный отчёт с первого раза получается не у всех — он «спрятан» внутри группы штатных отчётов по персоналу.

Ниже разобрано, где именно расположен отчёт в интерфейсе «Такси», какие варианты отчёта существуют, как настроить период и организацию, как проверить корректность расчёта и что делать, если цифры не сходятся с ожиданиями. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1.

Где находится отчёт: основной путь через раздел «Кадры»

Самый быстрый способ открыть отчёт — перейти в раздел «Кадры» на панели разделов, затем выбрать группу «Кадровые отчёты» и в списке найти пункт «Численность и текучесть кадров». Внутри этого отчёта есть несколько вариантов, среди которых — «Среднесписочная численность» с расшифровкой по месяцам и подразделениям.

Если список кадровых отчётов свёрнут или нужный пункт не виден, воспользуйтесь строкой поиска в правом верхнем углу списка отчётов: введите «численность», и программа отфильтрует доступные варианты. Это удобно, когда в базе много доработанных отчётов и штатный теряется среди них.

Обратите внимание: доступ к кадровым отчётам зависит от прав пользователя. Если раздел «Кадры» отсутствует в меню, у учётной записи нет роли кадровика или расчётчика — права должен добавить администратор через раздел «Администрирование» → «Настройка пользователей и прав».

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» на панели разделов
2. 2
   Выберите «Кадровые отчёты» → «Численность и текучесть кадров»
3. 3
   Укажите период расчёта и организацию в шапке отчёта
4. 4
   При необходимости выберите вариант «Среднесписочная численность» в настройках
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое значение

Альтернативный путь: раздел «Отчетность, справки»

Для целей сдачи сведений в контролирующие органы предусмотрен отдельный отчёт: раздел «Отчетность, справки» → группа «Справки по сотрудникам» → «Среднесписочная численность работников». Этот вариант ориентирован именно на официальную форму и выводит показатель в привычном для госорганов виде.

Отчёт из этого раздела удобно использовать, когда сведения нужны для Росстата (форма П-4) или для подтверждения среднесписочной при проверке права на спецрежим. Он формирует итоговое значение за выбранный период с округлением по правилам, принятым в статистической отчётности.

Если вы работаете через сервис «1С-Отчетность», форма П-4 заполняется автоматически на основе тех же данных — ручной перенос цифр из отчёта не требуется, достаточно проверить корректность исходных кадровых данных.

Как настроить период, организацию и отборы

В шапке отчёта задаются два ключевых параметра: период и организация. Среднесписочная численность всегда считается за период — месяц, квартал, полугодие, год. Для годовой отчётности устанавливайте интервал с 1 января по 31 декабря, для статистики — период, указанный в форме.

По кнопке «Настройки» доступны дополнительные отборы: по подразделению, должности, виду занятости. Это полезно, когда нужно посчитать ССЧ не по всей компании, а по конкретному филиалу или обособленному подразделению — например, для распределения налога на прибыль.

Проверьте, чтобы в отборе случайно не осталось ограничений от предыдущего использования отчёта. Программа запоминает настройки, и «лишний» отбор по подразделению — частая причина заниженной численности при следующем формировании.

Как программа считает показатель и что влияет на результат

Расчёт строится на данных кадровых документов: приёмов на работу, увольнений, переводов. Сотрудник включается в численность за каждый календарный день, когда он числился в организации, включая выходные и праздничные дни. Сумма за все дни месяца делится на количество календарных дней, а годовой показатель — это среднее от месячных значений.

Часть категорий по правилам статистики исключается из среднесписочной: внешние совместители, работники по гражданско-правовым договорам, сотрудницы в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком. В 1С:ЗУП эти исключения применяются автоматически по виду занятости и состоянию сотрудника — при условии, что кадровые документы оформлены корректно.

Работники с неполным рабочим временем учитываются пропорционально отработанному времени, если неполный график установлен по соглашению. Если же сокращённое время положено по закону (например, несовершеннолетним), они считаются как целые единицы. Программа различает эти случаи по настройкам графика работы.

Проверка расчёта и расшифровка цифр

Итоговое значение ССЧ можно расшифровать до списка сотрудников: в отчёте «Численность и текучесть кадров» выберите вариант с детализацией или дважды щёлкните по ячейке с числом — программа покажет, кто вошёл в расчёт и за какие дни. Это главный инструмент сверки перед сдачей отчётности.

Полезно сопоставить результат со штатной расстановкой: раздел «Кадры» → «Штатная расстановка» показывает занятые позиции на дату. Сильное расхождение среднесписочной и числа занятых ставок без объективных причин (массовые отпуска по уходу, совместители) — повод искать ошибку в кадровых документах.

Для контроля по месяцам сформируйте отчёт за год с группировкой по месяцам. Резкие скачки между соседними месяцами без реальных кадровых событий обычно означают, что где-то не проведён приказ или неверно указана дата увольнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проведённые кадровые приказы

Норма

Все приёмы и увольнения за период проведены, даты совпадают с приказами на бумаге

Тревожный признак

Есть непроведённые документы или расхождения в датах

Вид занятости сотрудников

Норма

Внешние совместители и ГПХ оформлены с правильным видом занятости и не входят в ССЧ

Тревожный признак

Совместители учтены как основные работники — показатель завышен

Итоговое значение

Норма

Значение близко к реальному штату с учётом исключаемых категорий

Тревожный признак

Ноль, дробное значение в разы ниже штата или резкие скачки по месяцам

Отборы в настройках

Норма

Организация и период заданы верно, лишних отборов нет

Тревожный признак

Стоит забытый отбор по подразделению или виду договора

Типичные ошибки и их устранение

Самая частая проблема — сотрудники заведены в справочник, но приказ о приёме не проведён или проведён задним числом после формирования отчёта. Отчёт строится только по проведённым документам, поэтому перед расчётом проверьте журнал кадровых приказов на наличие непроведённых строк.

Вторая типичная ситуация — неверный вид занятости. Если внешний совместитель оформлен как внутренний или как основной работник, он попадёт в среднесписочную и завысит показатель. Исправляется это в карточке сотрудника или исправительным кадровым документом.

Третья ошибка касается многофирменного учёта: в одной базе ведётся несколько организаций, а в отчёте не выбрана нужная. Программа тогда либо считает по всем организациям сразу, либо по «первой попавшейся». Всегда проверяйте поле «Организация» перед формированием.

Часто задаваемые вопросы

Почему отчёт показывает дробное число сотрудников?

Это нормально: среднесписочная — расчётный показатель, среднее арифметическое за период. Например, 7,3 означает, что в течение месяца штат менялся. Для официальной отчётности значение округляется по правилам конкретной формы — в отчёте «Среднесписочная численность работников» округление уже учтено.

Входят ли в среднесписочную внешние совместители?

Нет, внешние совместители исключаются из среднесписочной численности по правилам статистики. В 1С:ЗУП это происходит автоматически, если в кадровом приказе правильно указан вид занятости «Внешнее совместительство». Внутренние совместители учитываются один раз — как основной работник.

Отчёт пустой, хотя сотрудники в базе есть. Что делать?

Проверьте три вещи: выбрана ли нужная организация в шапке отчёта, проведены ли приказы о приёме на работу и не стоит ли в настройках лишний отбор. Также убедитесь, что период отчёта пересекается с датами приёмов — типичная ошибка, когда отчёт формируют за месяц, предшествующий дате приёма.

Как получить среднесписочную по обособленному подразделению?

Откройте настройки отчёта, добавьте отбор по подразделению и укажите нужное. Если подразделение выделено на отдельный баланс и заведено в программе как обособленное, убедитесь, что сотрудники кадрово относятся именно к нему — иначе отбор даст пустой результат.

Чем отличается отчёт в ЗУП от аналогичного в 1С:Бухгалтерии?

В 1С:Бухгалтерии 8.3 есть свой отчёт по среднесписочной (раздел «Кадры» или «Отчёты»), но он опирается на кадровые данные бухгалтерской программы. Если зарплата и кадры ведутся в ЗУП, а учёт — в Бухгалтерии, корректный показатель нужно брать из ЗУП: там полная кадровая история, включая отпуска и виды занятости.

Нужно ли что-то настраивать в программе перед первым расчётом?

Специальной настройки отчёт не требует — он работает на типовых механизмах сразу после внедрения. Важно только корректно вести кадровый учёт: проводить все приказы, указывать виды занятости и оформлять длительные отпуска документами, а не комментариями.