Другое · 11 мин
Оплачиваемые нерабочие дни в 1С ЗУП: что это и как настроить
Что такое оплачиваемые нерабочие дни в 1С ЗУП, как настроить вид расчёта, оформить отсутствия сотрудников и проверить начисление зарплаты без ошибок.
Оплачиваемые нерабочие дни — это периоды, когда сотрудники освобождены от работы по указу президента или решению работодателя, но за ними сохраняется заработная плата. Такой режим массово применялся в период ограничений, однако механизм в 1С:ЗУП остался востребованным: конфигурация позволяет оформить любые нерабочие оплачиваемые периоды, не ломая графики, средний заработок и отчётность.
Главная сложность в том, что такие дни нельзя проводить как обычный отпуск, простой или отгул: у каждого варианта свои последствия для табеля, среднего заработка и страховых взносов. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный вид расчёта и специальное обозначение в табеле, которые корректно исключают дни из нормы рабочего времени, но сохраняют оплату.
Ниже разобрано, какой механизм используется в программе, как его включить, как оформить отсутствия сотрудников и какие ошибки чаще всего приводят к неправильному расчёту зарплаты и искажению отчётности.
Как механизм реализован в 1С:ЗУП
В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом для оплачиваемых нерабочих дней создан отдельный вид расчёта начисления. Он появляется в программе после включения соответствующей функциональности и работает по особому алгоритму: дни нерабочего периода вычитаются из нормы времени по графику сотрудника, а оплата начисляется исходя из оклада (дневной ставки) пропорционально таким дням.
Ключевое отличие от стандартных отсутствий в том, что программа не уменьшает зарплату сотрудника, хотя фактически отработанное время сокращается. По сути, норма времени за месяц пересчитывается: рабочие дни, попавшие в нерабочий период, исключаются из нормы, и оклад начисляется полностью, если остальные дни отработаны.
В табеле учёта рабочего времени такие дни обозначаются специальным кодом «ОН» (оплачиваемые нерабочие). Это важно для отчётности: код позволяет отделить эти дни от отпусков, больничных и прогулов при анализе рабочего времени и при проверках.
Включение функциональности и настройка вида расчёта
Если вид расчёта «Оплачиваемые нерабочие дни» отсутствует в списке начислений, его нужно активировать. Путь зависит от релиза, но общая логика такова: раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка настройки состава начислений и удержаний. На вкладке с прочими начислениями установите флаг, включающий оплату нерабочих дней, — программа создаст предопределённый вид расчёта автоматически.
Откройте созданный вид расчёта и проверьте его свойства. Начисление должно выполняться «по данным табеля» или «только если введён вид учёта времени», иметь приоритет выше обычной оплаты по окладу (чтобы вытеснять её в дни нерабочего периода) и облагаться НДФЛ и страховыми взносами в стандартном порядке — эти выплаты являются доходом сотрудника в общем смысле.
Отдельно проверьте настройку вида времени: для него должен быть задан код «ОН» и указано, что это нерабочее оплачиваемое время. Если вид времени настроен неверно, табель сформируется с ошибками, а норма времени не пересчитается.
- 1Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → настройка состава начислений и удержаний
- 2Включите опцию оплаты нерабочих дней и примените изменения
- 3Проверьте созданный вид расчёта: приоритет, вид времени «ОН», налогообложение
- 4Убедитесь, что в графиках работы сотрудников нерабочие дни не помечены как выходные вручную
- 5Проведите тестовый расчёт на одном сотруднике и сверьте табель и начисления
Как оформить нерабочие дни сотрудникам
Существует два подхода. Первый — массовая корректировка графиков работы: в графике сотрудников нерабочие дни помечаются специальным видом времени, и тогда при расчёте зарплаты начисление по нерабочим дням подтянется автоматически. Этот способ удобен, когда нерабочий период касается всех или большинства работников.
Второй подход — документальное оформление отсутствий. Используется документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» из раздела «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников», где в качестве вида отсутствия выбираются оплачиваемые нерабочие дни. Документ можно заполнить списком сотрудников, что удобно для подразделений, продолжающих работать в обычном режиме, — тогда отсутствия вводятся только для неработающих.
Выбор зависит от ситуации: если не работает вся организация, проще скорректировать графики; если только часть сотрудников или периоды различаются — надёжнее оформить отсутствия документами по каждому работнику или списком.
Сравнение вариантов оформления
Подходит, когда не работает вся организация или целые подразделения на единый период. Ограничение: сложно применить выборочно, требует обратной правки графика при изменении периода.
Подходит, когда не работает часть сотрудников или периоды индивидуальны. Ограничение: при большой численности потребуется несколько документов, нужно контролировать дублирование с другими отсутствиями.
Особенности расчёта зарплаты и среднего заработка
После оформления нерабочих дней расчёт зарплаты выполняется стандартным документом «Начисление зарплаты и взносов». Программа разделит месяц на две части: оплата по окладу за фактически отработанные дни и оплата нерабочих дней. В сумме сотрудник, полностью отработавший оставшееся время, должен получить полный оклад — это основной контрольный признак корректной настройки.
Сдельщикам и сотрудникам с почасовой оплатой оплата за нерабочие дни рассчитывается исходя из установленных правил — обычно по среднему заработку или по тарифной ставке, в зависимости от принятого в организации порядка и настроек вида расчёта. Этот момент нужно проверить отдельно: формула виду расчёта должна соответствовать локальным нормативным актам компании.
По вопросу включения оплаты нерабочих дней в базу среднего заработка для отпускных и командировок действовали специальные разъяснения: сами дни и начисленные за них суммы, как правило, исключались из расчёта среднего заработка. В программе это отражено в настройках вида расчёта — проверьте соответствующие флаги в разделе среднего заработка и при необходимости сверьте с актуальными разъяснениями Минтруда на дату расчёта.
Отражение в табеле и отчётности
Отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» формируется из раздела «Зарплата» → «Отчёты, справки». Дни нерабочего периода должны отображаться кодом «ОН». Если вместо «ОН» вы видите «Я» (явка) или «В» (выходной), значит, вид времени настроен неверно или отсутствия не введены — зарплата при этом может считаться правильно, но табель будет недостоверным.
В расчётном листке сотрудника оплата нерабочих дней выводится отдельной строкой с указанием количества оплаченных дней. Это удобно для объяснения расчёта работникам: видно, что оклад сохранён, а дни учтены особым образом.
При формировании регламентированной отчётности (РСВ, 6-НДФЛ) выплаты за нерабочие дни включаются в облагаемую базу в общем порядке. Специальных кодов дохода для них не предусмотрено — оплата отражается как обычная оплата труда.
Как проверить результат
Оклад начислен полностью: оплата по окладу за отработанные дни плюс оплата нерабочих дней
Оклад уменьшен пропорционально нерабочим дням — вид расчёта не вытесняет оплату по окладу или не введён
Нерабочие дни отмечены кодом «ОН», норма времени уменьшена
Дни стоят как «Я» или «В» — не настроен вид времени
Отдельная строка «Оплата нерабочих дней» с количеством дней
Строка отсутствует — отсутствия не зарегистрированы документом или графиком
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — оформление нерабочих дней как отпуска без сохранения заработной платы или как простоя. В первом случае сотрудник теряет деньги, во втором — искажается расчёт (простой оплачивается по особым правилам, обычно не ниже двух третей) и неверно формируется табель. Оба варианта ведут к трудовым спорам и доначислениям при проверке.
Вторая ошибка — ручная правка нормы времени в графиках без использования специального вида времени. Например, простановка выходных дней вместо «ОН» ломает учёт: такие дни не будут оплачены отдельным начислением, а при возврате к обычному режиму график придётся исправлять повторно.
Третья группа проблем — расчёт среднего заработка в переходных периодах. Если сотрудник уходит в отпуск вскоре после нерабочего периода, проверьте, как программа учла эти дни и суммы в расчёте среднего: при сомнениях сверьте расчёт вручную по форме расчёта среднего заработка и сопоставьте с действующими разъяснениями ведомств.
Перед массовым оформлением нерабочих дней сделайте расчёт одного месяца на копии базы для трёх разных сотрудников: окладника, сдельщика и работника с ненормированным графиком. Расхождения в настройках почти всегда видны именно на нестандартных условиях оплаты, а не на простом окладе.
FAQ
Нужно ли уменьшать оклад сотруднику за нерабочие дни?
Нет. Смысл режима — сохранение заработной платы. При корректной настройке норма рабочего времени уменьшается на нерабочие дни, поэтому полностью отработавший оставшееся время сотрудник получает оклад целиком: часть начисляется как оплата по окладу, часть — как оплата нерабочих дней.
Каким кодом отражаются такие дни в табеле?
Используется код «ОН» (оплачиваемые нерабочие дни). Если в отчёте Т-13 стоит другой код, проверьте настройку вида времени в виде расчёта и наличие зарегистрированных отсутствий.
Облагаются ли выплаты за нерабочие дни НДФЛ и взносами?
Да, в общем порядке. Эти суммы являются доходом сотрудника в рамках трудовых отношений, поэтому включаются в базу по НДФЛ и страховым взносам и отражаются в отчётности как обычная оплата труда.
Что делать, если не работает только часть сотрудников?
Не трогайте общие графики. Оформите документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с видом отсутствия «Оплачиваемые нерабочие дни» по списку неработающих сотрудников. Работающие сотрудники продолжат начисление по обычным правилам.
Учитываются ли эти дни при расчёте отпускных?
По действовавшим разъяснениям сами нерабочие дни и начисленные за них суммы, как правило, исключались из расчёта среднего заработка. Проверьте соответствующие настройки в виде расчёта и сверьте результат с актуальными разъяснениями Минтруда на дату расчёта.
Можно ли отменить оформленные нерабочие дни, если период сократился?
Да. Пометьте на удаление или отмените проведение документов «Отсутствие» за лишние даты либо верните исходное состояние графика, затем пересчитайте зарплату за затронутый месяц. Если зарплата уже выплачена, потребуется сторнирование и корректировка отчётности — делайте это до сдачи форм.
Что важно запомнить
Оплачиваемые нерабочие дни в 1С:ЗУП оформляются отдельным видом расчёта с видом времени «ОН» — через корректировку графиков или документ «Отсутствие». Норма времени уменьшается, оклад сохраняется, выплаты облагаются НДФЛ и взносами. Перед массовым применением проверьте расчёт на тестовых сотрудниках и не меняйте предопределённые настройки без резервной копии.