Личные карточки в 1С 8.3 ЗУП: где найти и как работать с ними

Личная карточка работника (форма Т-2) — сводный документ кадрового учёта, в котором собираются сведения о сотруднике: паспортные данные, образование, стаж, сведения о воинском учёте, приёме на работу и переводах. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 карточка формируется автоматически на основании данных, уже внесённых в базу, поэтому отдельного «журнала личных карточек» в программе нет — есть печатная форма, привязанная к элементу справочника «Сотрудники».

Основная сложность для пользователей — понять, откуда именно вызывается эта форма, потому что в разных релизах ЗУП пункт меню располагается по-разному. Ниже разобраны все рабочие способы найти личную карточку, настроить её заполнение и проверить корректность данных перед печатью.

Где находится личная карточка: основной путь

Самый быстрый способ открыть личную карточку — через карточку конкретного сотрудника. Откройте раздел «Кадры» в главном меню программы, затем выберите пункт «Сотрудники». Откроется список всех работников организации. Найдите нужного человека через поиск по фамилии и дважды щёлкните по строке — откроется форма с данными сотрудника.

В верхней части формы сотрудника нажмите кнопку «Печать» (иконка принтера). В выпадающем списке выберите пункт «Личная карточка (Т-2)». Программа сформирует документ в табличном виде, который можно просмотреть, отредактировать вручную в режиме табличного документа, сохранить в PDF или Excel и распечатать.

Если в списке печатных форм пункта Т-2 нет, проверьте, не отключён ли он в настройках, и попробуйте альтернативный путь — через кадровые отчёты, описанный ниже.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Найдите сотрудника через поиск и откройте его карточку
3. 3
   Нажмите кнопку «Печать» в шапке формы
4. 4
   Выберите «Личная карточка (Т-2)»
5. 5
   Проверьте заполнение разделов и распечатайте или сохраните файл

Формирование карточки через кадровые отчёты

Второй способ удобен, когда нужно сформировать карточки сразу по нескольким сотрудникам или по всей организации. Перейдите в раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». В списке отчётов найдите «Личные карточки» (в некоторых релизах — «Личная карточка (Т-2)»).

В открывшейся форме отчёта укажите период, организацию и при необходимости отбор по конкретным сотрудникам или подразделениям. Нажмите «Сформировать» — программа выведет карточки по всем отобранным работникам в одном табличном документе, каждая карточка начинается с новой страницы.

Этот вариант особенно полезен при подготовке к проверкам или при массовом обновлении картотеки: не нужно открывать каждого сотрудника по отдельности. Имейте в виду, что при большом числе сотрудников формирование может занять заметное время.

Два способа получить карточку

Через карточку сотрудника

Быстро для одного человека, сразу видно исходные данные. Неудобно для массовой печати.

Через кадровый отчёт «Личные карточки»

Позволяет сформировать пакет карточек с отбором по подразделению или списку. Требует больше времени на формирование.

Какие данные должны быть заполнены в базе

Форма Т-2 собирается автоматически, и её качество полностью зависит от полноты кадровых данных. Основные сведения — ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт — вводятся при создании сотрудника по ссылкам «Личные данные» и «Страхование, налоги» в его карточке.

Разделы об образовании, знании языков, составе семьи и воинском учёте заполняются через соответствующие ссылки в форме физического лица: «Образование, квалификация», «Семья», «Воинский учёт». Если эти блоки пусты, в печатной форме останутся незаполненные строки — это не ошибка программы, а следствие незаполненного справочника.

Сведения о приёме на работу и переводах (раздел III формы) подтягиваются из кадровых документов: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Если документы велись корректно, таблица заполнится автоматически вместе с датами и номерами приказов.

Настройка и особенности печатной формы

Перед первым массовым формированием проверьте настройки учётной политики кадрового учёта: раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки». Здесь задаются параметры, влияющие на кадровые отчёты, включая правила отражения воинского учёта.

В самой форме отчёта «Личные карточки» доступны стандартные настройки СКД: через кнопку «Настройки» можно изменить отбор, добавить поля вывода или сохранить собственный вариант отчёта для повторного использования. Это удобно, если регулярно нужны карточки по конкретному подразделению.

Учтите, что унифицированная форма Т-2 с 2013 года не обязательна для коммерческих организаций — компания вправе разработать собственный шаблон. В ЗУП используется типовая форма; если нужна корпоративная, её дорабатывают через механизм внешних печатных форм или силами разработчика.

Проверка корректности заполнения

После формирования карточки пройдитесь по ключевым разделам. В разделе I должны быть заполнены ФИО, дата и место рождения, гражданство. В разделе II (воинский учёт) проверьте категорию запаса и военно-учётную специальность у военнообязанных. В разделе III сверьте последовательность приёмов и переводов с бумажными приказами.

Особое внимание уделите номеру и дате карточки: программа проставляет их автоматически по данным системы, но при ведении параллельного бумажного учёта нумерация может расходиться. В таком случае номер корректируют вручную в табличном документе перед печатью — это единственная правка, которая допустима без риска рассинхронизации учёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Раздел I — личные данные

Норма

ФИО, дата рождения, паспорт совпадают с документами сотрудника

Тревожный признак

Пустые поля или устаревший паспорт — нужно обновить личные данные

Раздел III — приём и переводы

Норма

Все строки соответствуют приказам, даты и номера совпадают

Тревожный признак

Пропущены переводы — проверьте, проведены ли кадровые документы

Раздел воинского учёта

Норма

У военнообязанных заполнены категория и состав

Тревожный признак

Пусто у военнообязанного — заполните блок «Воинский учёт» в карточке физлица

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — пустые разделы карточки при формально «заполненном» сотруднике. Причина почти всегда в том, что данные внесены не в тот объект: например, образование указано в комментарии, а не в специализированном блоке. Программа берёт сведения только из структурированных полей, произвольный текст в печатную форму не попадает.

Вторая типичная ситуация — не отображаются сведения о переводах. Проверьте, что документы «Кадровый перевод» проведены, а не сохранены в черновике. Непроведённые документы не участвуют в формировании истории работы.

Третья ошибка — поиск карточки в разделе «Отчётность, справки». Там находятся формы для контролирующих органов (СЗВ, 2-НДФЛ и аналоги), а внутренняя кадровая форма Т-2 расположена именно в кадровом блоке. Это методологическое разграничение важно понимать, чтобы не терять время.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сформировать личные карточки сразу по всем сотрудникам организации?

Да. Используйте отчёт «Личные карточки» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты», укажите организацию и сформируйте без отбора по сотрудникам. Все карточки выведутся в один табличный документ с разрывами страниц, который можно распечатать пакетно.

Почему в карточке Т-2 пустой раздел об образовании, хотя данные вводили?

Скорее всего, сведения внесены не в тот объект или не в то поле. Откройте карточку физического лица (не сотрудника), перейдите по ссылке «Образование, квалификация» и проверьте, что запись создана именно там. Текст в комментариях и дополнительных сведениях в форму не выводится.

Обязательно ли вести форму Т-2, если кадровый учёт полностью в ЗУП?

Для коммерческих организаций унифицированная форма Т-2 не обязательна — допустим собственный шаблон, закреплённый в учётной политике. Однако сведения о воинском учёте вести требуется, и типовая карточка остаётся удобным инструментом для этого.

Как вывести в карточку данные, которых нет в типовой форме?

Типовую форму можно дополнить через механизм внешних печатных форм (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки») либо доработать макет отчёта силами специалиста по 1С. Самостоятельная правка конфигурации без опыта не рекомендуется — при обновлении релиза изменения могут быть потеряны.

Формируется ли личная карточка по уволенному сотруднику?

Да. Уволенные сотрудники доступны в справочнике «Сотрудники» (включите отображение уволенных, если список отфильтрован), и по ним формируется карточка со всеми данными, включая запись об увольнении в разделе III.

Что делать, если кнопки «Печать» нет в карточке сотрудника?

Проверьте права пользователя: у роли без доступа к кадровым данным печатные формы могут быть недоступны. Также убедитесь, что открыта именно форма сотрудника, а не список — кнопка печати находится внутри карточки. При ограниченных правах обратитесь к администратору системы.