Куда в 1С ЗУП внести справку 2-НДФЛ с предыдущего места работы

Когда сотрудник устраивается в организацию в середине года и приносит справку о доходах с предыдущего места работы, кадровику или расчётчику нужно внести эти данные в 1С:ЗУП. От этого зависят две вещи: корректный расчёт НДФЛ с учётом стандартных вычетов и правильное применение ставки, когда совокупный доход с начала года превышает порог повышенной ставки.

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) для этого предусмотрен отдельный документ — «Справка о заработке для расчёта пособий» и механизм ввода доходов с предыдущего места работы для целей НДФЛ. Важно не перепутать их назначение: справка 182н влияет на расчёт больничных и пособий, а данные о доходах и вычетах по форме 2-НДФЛ (справка о доходах) — на расчёт налога и предоставление вычетов на детей.

Ниже разобрано, какие именно документы создавать, где они находятся в интерфейсе, как проверить, что данные учлись, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Зачем вообще вносить данные справки в программу

Налоговая база по НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года. Если сотрудник до трудоустройства к вам уже получал доход у другого работодателя, его совокупный доход мог приблизиться к порогу применения повышенной ставки или к лимиту, после которого стандартные вычеты на детей перестают предоставляться.

Если данные не внести, программа будет считать налог только с доходов вашей организации. В результате вычеты на детей могут быть предоставлены сверх положенного, а повышенная ставка применена позже, чем нужно. При проверке это выльется в доначисление налога, пени и необходимость подавать уточнённые расчёты.

Справка о доходах (бывшая форма 2-НДФЛ) — документ, который предыдущий работодатель обязан выдать сотруднику при увольнении. Именно из неё берутся суммы дохода, удержанного налога и предоставленных вычетов.

Куда вносить доходы для расчёта НДФЛ и вычетов

Основное место ввода — карточка сотрудника. Путь в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → откройте нужного сотрудника → в шапке карточки нажмите ссылку «Налог на доходы». В открывшейся форме есть кнопка «Доходы с предыдущего места работы».

В форме ввода указываются помесячно суммы дохода, суммы стандартных, социальных и имущественных вычетов, предоставленных прежним работодателем, а также сумма исчисленного и удержанного НДФЛ. Данные переносятся из справки о доходах построчно, по месяцам.

После записи программа начинает учитывать эти суммы при определении права на стандартные вычеты и при контроле порога ставки. Сам налог, удержанный прежним работодателем, в ваших отчётах не отражается — он нужен программе только для справочного контроля.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника.
2. 2
   В карточке сотрудника нажмите ссылку «Налог на доходы».
3. 3
   Нажмите «Доходы с предыдущего места работы».
4. 4
   Помесячно внесите доход, вычеты и удержанный НДФЛ из справки о доходах.
5. 5
   Запишите форму и проверьте расчёт НДФЛ в ближайшем начислении зарплаты.

Куда вносить справку для расчёта больничных и пособий

Если сотрудник принёс справку о заработке за два предшествующих календарных года (форма 182н), её данные вносятся отдельным документом. Путь: раздел «Зарплата» → «Все начисления» → кнопка «Создать» → «Больничный лист» либо напрямую через раздел «Отчетность, справки» — в зависимости от релиза документ называется «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)».

Надёжнее найти документ через журнал: раздел «Зарплата» → «Справки о заработке для расчёта пособий» или через поиск по названию документа в разделе «Отчетность, справки». В документе указывается сотрудник, страхователь (прежний работодатель), годы и суммы заработка по каждому году.

После проведения документа суммы автоматически попадут в расчёт среднего заработка при начислении больничного, отпуска по беременности и родам и пособия по уходу за ребёнком. Без этого документа пособие будет рассчитано только из заработка в вашей организации, что обычно занижает сумму.

Если справки пока нет

Когда сотрудник ещё не успел получить справку, пособие рассчитывается из имеющихся данных. После предоставления справки расчёт пересчитывается, а разница доплачивается. В ЗУП для перерасчёта достаточно внести документ справки и пересчитать больничный через механизм исправлений.

Как проверить, что данные учлись

После ввода доходов с предыдущего места работы сформируйте расчётный листок сотрудника или отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» (раздел «Отчетность, справки» → «Отчёты по налогам и взносам»). В регистре должны отразиться суммы дохода и вычетов с начала года с учётом прежнего работодателя.

Для пособий проверка выполняется в самом документе «Больничный лист»: на закладке «Оплата» или через кнопку расшифровки среднего заработка видно, какие суммы вошли в расчёт и из каких документов они взяты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Регистр налогового учёта по НДФЛ

Норма

Доход с начала года включает суммы прежнего работодателя, вычеты учтены корректно

Тревожный признак

Доход считается только с даты приёма в вашу организацию

Расчёт среднего заработка в больничном

Норма

В расшифровке видны суммы из документа справки о заработке

Тревожный признак

В расчёт входит только заработок текущего места работы

Стандартные вычеты в расчётном листке

Норма

Вычеты прекращаются при достижении лимита с учётом прошлых доходов

Тревожный признак

Вычеты продолжают предоставляться несмотря на высокий совокупный доход

Типичные ошибки при вводе справки

Самая частая ошибка — внесение данных справки о доходах в документ для пособий или наоборот. Эти механизмы не пересекаются: программа не подтянет доходы для НДФЛ из справки 182н и не возьмёт заработок для больничного из карточки «Налог на доходы».

Вторая ошибка — ввод сумм одной строкой за весь период вместо помесячной разбивки. Для корректного расчёта вычетов программе нужна именно помесячная детализация, иначе контроль лимита сработает неверно.

Третья типичная ситуация — данные внесены, но сотруднику уже рассчитали зарплату до ввода справки. В этом случае НДФЛ нужно пересчитать: откройте документ начисления за текущий месяц и пересчитайте сотрудника, программа скорректирует налог с начала года.

Ограничения и нюансы, о которых стоит знать

Данные с предыдущего места работы вносятся только на основании официальной справки. Устные сведения сотрудника или его расчётные листки основанием не являются — при налоговой проверке подтвердить суммы будет нечем.

Если сотрудник работал в течение года у нескольких работодателей, данные по каждому вносятся отдельно по каждой справке — в форме доходов есть возможность указать несколько прежних мест работы.

Обратите внимание: если сотрудник принёс справку в середине года, а стандартные вычеты ему уже предоставлялись без учёта прежних доходов, излишне предоставленный вычет программа сторнирует при ближайшем пересчёте, и НДФЛ к удержанию увеличится. Сотрудника стоит предупредить об этом заранее, чтобы избежать вопросов по уменьшению выплаты.

Частые вопросы

Обязательно ли вносить справку о доходах, если сотрудник не просит вычеты?

Формально работодатель учитывает доходы с предыдущего места работы для целей вычетов и ставки на основании предоставленных документов. Если справки нет и сотрудник не заявлял вычеты, расчёт ведётся только по вашим данным. Однако заявление на вычеты без справки принимать рискованно — право на вычет подтвердить нечем.

Чем справка 182н отличается от справки о доходах в ЗУП?

Справка 182н содержит заработок за два предшествующих календарных года и нужна для расчёта пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) отражает доходы и НДФЛ текущего года и нужна для вычетов и контроля ставки. В ЗУП для каждой предусмотрен свой механизм ввода.

Сотрудник принёс справку после того, как зарплата уже рассчитана. Что делать?

Внесите данные в карточку сотрудника через «Налог на доходы», затем пересчитайте сотрудника в ближайшем документе начисления зарплаты. Программа скорректирует НДФЛ нарастающим итогом с начала года, разница отразится в текущем расчёте.

Можно ли внести данные за прошлый год?

Доходы с предыдущего места работы вносятся только за текущий налоговый период — они влияют на расчёт НДФЛ текущего года. Прошлогодние доходы для НДФЛ значения не имеют. А вот справка о заработке для пособий как раз и содержит данные за прошлые годы — она вносится отдельным документом.

Где посмотреть, какие доходы с прежнего места работы уже внесены?

Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Налог на доходы» → «Доходы с предыдущего места работы» — там отображается введённая помесячная информация. Также суммы видны в регистре налогового учёта по НДФЛ в составе доходов с начала года.

Что делать, если сотрудник потерял справку?

Сотрудник может запросить дубликат у прежнего работодателя — тот обязан выдать справку повторно. Также сведения о доходах доступны в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС, откуда справку можно распечатать. До получения документа данные в программу вносить не следует.