Когда оформляется акт Н-1 и как отразить его в 1С

Акт формы Н-1 — это документ, которым оформляется несчастный случай на производстве, признанный таковым по результатам расследования. Он заполняется не при каждой травме работника, а только когда событие подпадает под критерии статьи 227 ТК РФ и комиссия подтвердила производственный характер происшествия. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом для этого предусмотрен отдельный документ «Несчастный случай», который формирует печатную форму акта и влияет на расчёт пособий и отчётность.

Ключевой момент, который часто упускают кадровики: акт Н-1 оформляется не в момент происшествия, а после завершения расследования. Сроки расследования зависят от тяжести случая и количества пострадавших. До этого момента работодатель обязан лишь зафиксировать событие, оказать первую помощь и известить соответствующие инстанции, если случай относится к категории тяжёлых или групповых.

Какие события требуют оформления акта Н-1

Акт формы Н-1 оформляется, если в результате события работник получил телесные повреждения, тепловой удар, обморожение, отравление или иное повреждение здоровья при исполнении трудовых обязанностей, и это привело к временной или стойкой утрате трудоспособности либо к необходимости перевода на другую работу. События, подпадающие под расследование, перечислены в статье 227 ТК РФ.

Под оформление подпадают происшествия, случившиеся не только на территории работодателя, но и при следовании на работу или с работы на транспорте работодателя, во время командировки, при выполнении работ по поручению вне основного рабочего места, а также при действиях по предотвращению аварии или несчастного случая. Если работник пострадал в обеденный перерыв на территории организации — это тоже, как правило, повод для расследования.

Не оформляется акт Н-1, если комиссия установила, что случай не связан с производством: например, травма получена по личным причинам, при совершении пострадавшим противоправных действий или вследствие общего заболевания. В такой ситуации составляется акт о непроизводственном характере случая, и больничный оплачивается по общим правилам, а не за счёт средств на травматизм.

Сроки оформления акта в зависимости от тяжести случая

Срок расследования и, соответственно, оформления акта Н-1 определён статьёй 229.1 ТК РФ. При лёгких повреждениях здоровья расследование проводится в течение 3 календарных дней. При тяжёлых повреждениях или смертельном исходе — в течение 15 календарных дней. Если случай стал известен позже (например, работник скрыл травму), расследование проводится в течение месяца с момента обращения.

Групповой несчастный случай (два и более пострадавших) расследуется в течение 15 дней независимо от тяжести. По каждому пострадавшему составляется отдельный акт Н-1 в двух экземплярах: один хранится у работодателя 45 лет вместе с материалами расследования, второй выдаётся пострадавшему или его представителю. Копии направляются в страховую организацию и, при необходимости, в контролирующие органы.

Что делать до оформления акта: обязанности работодателя

До того как акт Н-1 будет подписан, работодатель обязан выполнить ряд действий, от которых зависит законность всей процедуры. Пропуск этих шагов — частая причина претензий со стороны ГИТ и отказа страховщика признать выплаты.

1. 1
   Оказать пострадавшему первую помощь и при необходимости доставить в медицинскую организацию
2. 2
   Сохранить обстановку на месте происшествия, если это не угрожает жизни других людей
3. 3
   Немедленно проинформировать руководителя и зафиксировать происшествие в журнале регистрации
4. 4
   Сформировать приказом комиссию по расследованию (не менее 3 человек, включая специалиста по охране труда)
5. 5
   При тяжёлом или групповом случае в течение суток направить извещение в прокуратуру, ГИТ и другие органы
6. 6
   Провести расследование, собрать объяснения, медицинское заключение о характере травмы
7. 7
   Оформить акт Н-1 в двух экземплярах, подписать у членов комиссии и утвердить у работодателя
8. 8
   В течение 3 дней после утверждения выдать экземпляр пострадавшему и направить копию страховщику

Медицинское заключение по форме 315/у — обязательная часть материалов: именно оно определяет категорию тяжести повреждения здоровья. Без этого документа комиссия не может корректно квалифицировать случай, а акт будет оформлен с нарушением.

Как отразить несчастный случай в 1С:Зарплата и управление персоналом

В типовой конфигурации 1С:ЗУП несчастный случай регистрируется документом «Несчастный случай» (раздел «Зарплата» — «Все начисления» либо через журнал больничных, в зависимости от версии и настроек). Документ вводится после того, как акт Н-1 оформлен на бумаге: программе нужны реквизиты акта, дата происшествия и признак производственной травмы.

Ключевое практическое правило: сначала в программе обычно вводится больничный лист, а затем в нём указывается, что случай является несчастным случаем на производстве. Для этого в документе «Больничный лист» устанавливается причина нетрудоспособности «Травма на производстве» или «Несчастный случай на производстве», и указывается дата события. На основании этих данных программа корректно рассчитывает пособие: оно выплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа и полностью относится на средства обязательного страхования от несчастных случаев.

После получения оформленного акта Н-1 его данные вносятся в программу, чтобы обеспечить правильное заполнение отчётности. В частности, сведения о случае попадают в расчёт по страховым взносам на травматизм (форма 4-ФСС и её актуальные аналоги в составе единой отчётности), где пособие отражается как расход за счёт средств страхования от несчастных случаев.

Как проверить, что всё отражено правильно

После ввода документов в 1С стоит выполнить контрольную проверку по нескольким точкам. Ошибки в этом месте всплывают при камеральных проверках отчётности и при выплатах пострадавшему.

Контрольные точки

Как проверить результат в 1С

Причина нетрудоспособности в больничном

Норма

Указана травма на производстве / несчастный случай, заполнена дата события

Тревожный признак

Стоит общее заболевание — пособие посчитается по обычным правилам и не попадёт на травматизм

Процент оплаты

Норма

100% среднего заработка независимо от стажа

Тревожный признак

Процент зависит от стажа — значит, вид случая выбран неверно

Источник финансирования

Норма

Вся сумма отнесена на страхование от несчастных случаев

Тревожный признак

Часть суммы висит за счёт работодателя или базового страхования

Отражение в отчётности

Норма

Сумма пособия видна в разделе расходов на травматизм отчёта по взносам

Тревожный признак

Пособие не попадает в отчёт — проверьте заполнение документа и дату акта

Дополнительно сверьте бумажный комплект: номер и дата акта Н-1 в программе должны совпадать с подписанным оригиналом, а период нетрудоспособности — с больничным листом. Расхождения в датах — типичный повод для запросов со стороны страховщика.

Типичные ошибки при оформлении и отражении в 1С

Отдельная группа ошибок связана с попыткой «упростить» ситуацию: оформить производственную травму как бытовую, чтобы не запускать расследование. Такое решение создаёт серьёзные риски: при выявлении факта сокрытия работодателю грозит штраф, а пострадавший вправе требовать пересмотра выплат и компенсации вреда через суд.

Частые вопросы

Оформляется ли акт Н-1, если работник пострадал по пути на работу?

Да, если он следовал на транспорте работодателя или по согласованному маршруту, предусмотренному трудовым договором. Если работник ехал на личном автомобиле и использование автомобиля не закреплено как служебное, случай, как правило, признаётся непроизводственным, и оформляется акт другой формы.

Что делать, если работник отказывается от расследования?

Отказ пострадавшего не отменяет обязанность работодателя провести расследование. Комиссия работает на основании имеющихся материалов: объяснений очевидцев, медицинских документов, осмотра места происшествия. Отказ фиксируется письменно.

Нужно ли вводить акт Н-1 в 1С, если больничного не было?

Если трудоспособность не утрачена и больничный не выдавался, пособие не начисляется, но факт несчастного случая всё равно должен быть зафиксирован в кадровом учёте. В зависимости от версии конфигурации для этого используется документ регистрации несчастного случая или сведения вносятся в карточку сотрудника для последующей отчётности.

Кто подписывает акт Н-1?

Акт подписывают все члены комиссии, проводившей расследование, и утверждает работодатель или уполномоченный представитель. При тяжёлых и смертельных случаях в подписании участвует государственный инспектор труда, возглавлявший комиссию.

Можно ли исправить уже утверждённый акт?

Исправления в утверждённый акт не вносятся. Если выявлены ошибки или новые обстоятельства, проводится дополнительная проверка, по итогам которой составляется новый акт или дополнение к материалам расследования. В 1С корректировка отражается изменением реквизитов в документе и, при необходимости, перерасчётом.