Выдача зарплаты из кассы в 1С:Бухгалтерии: какой документ оформляется

При выдаче заработной платы из кассы в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 основным документом является «Ведомость на выплату зарплаты в кассу». Он находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Ведомости в кассу» и формирует проводку Дт 70 — Кт 50, то есть отражает фактическую выплату денежных средств сотрудникам через кассу организации.

Важно понимать: документ «Ведомость в кассу» в 1С:Бухгалтерии — это одновременно зарплатный и кассовый документ. При его проведении программа автоматически создаёт расходный кассовый ордер (РКО), формирует проводки по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» и регистрирует выплату в учёте НДФЛ и страховых взносов. Отдельно вручную создавать РКО не требуется — это одна из частых ошибок начинающих пользователей.

До оформления ведомости в программе должна быть начислена зарплата документом «Начисление зарплаты», рассчитаны НДФЛ и взносы, а в справочнике сотрудников указан способ выплаты «Через кассу». Если в карточке сотрудника выбран зарплатный проект или банковский счёт, сотрудник не попадёт в кассовую ведомость автоматически.

Какой именно документ используется и где он находится

В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) документ называется «Ведомость на выплату зарплаты в кассу». Путь к нему: раздел «Зарплата и кадры» → подраздел «Зарплата» → журнал «Ведомости в кассу». Также документ доступен через раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» при создании связанной выплаты, но основной рабочий вход — именно журнал ведомостей.

При проведении документа программа формирует бухгалтерскую запись по дебету счёта 70 и кредиту счёта 50.01 «Касса организации» на сумму фактически выплаченной зарплаты. Одновременно в регистрах учёта НДФЛ фиксируется факт удержания и перечисления налога — при условии, что в учётной политике и настройках зарплаты заданы корректные даты и порядок отражения.

Что должно быть заполнено до создания ведомости

Ведомость — завершающий документ расчётной цепочки. Если подготовительные шаги не выполнены, документ либо не заполнится, либо заполнится с ошибками в суммах.

Перед созданием ведомости проверьте следующее:

• проведён документ «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц, рассчитаны НДФЛ и страховые взносы;
• в карточке каждого сотрудника (справочник «Сотрудники») в поле «Выплата зарплаты» указано «Через кассу»;
• в кассе достаточно наличных средств — остаток по счёту 50 можно проверить оборотно-сальдовой ведомостью;
• установлена дата выплаты, предусмотренная правилами внутреннего трудового распорядка и трудовыми договорами;
• если выплачивается аванс — определён порядок его расчёта (фиксированной суммой, процентом или за фактически отработанное время).

Пошаговое оформление ведомости на выплату зарплаты в кассу

Стандартная последовательность действий при выплате зарплаты за месяц выглядит так.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Ведомости в кассу» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, дату ведомости и месяц выплаты
3. 3
   Выберите способ выплаты: «Зарплата за месяц», «Аванс» или другой нужный вариант
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с долгом по выплате через кассу
5. 5
   Проверьте суммы к выплате, НДФЛ и итоговую сумму ведомости
6. 6
   Проведите документ и распечатайте платёжную ведомость (форма Т-53) для подписей
7. 7
   Убедитесь, что автоматически создан РКО: ссылка на него доступна из формы ведомости

Кнопка «Заполнить» подбирает сотрудников по остатку задолженности: программа смотрит начисленные суммы за вычетом удержаний и уже произведённых выплат. Если сотрудник не попал в список, первым делом проверьте способ выплаты в его карточке — чаще всего причина именно в этом.

Поле «Округление» в шапке ведомости определяет, как программа обрабатывает копейки при наличной выплате. Можно округлять суммы до рублей с отнесением разницы на будущие периоды. Настройка округления задаётся в учётной политике зарплаты и влияет на то, как суммы будут отражаться в ведомости.

Какие проводки и кассовые документы формируются

Понимание проводок помогает контролировать корректность отражения операции и быстро находить ошибки при сверке.

Расходный кассовый ордер создаётся автоматически при проведении ведомости. Найти его можно в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Вид операции в РКО — «Выплата заработной платы по ведомостям». Удалять или редактировать этот РКО вручную не нужно: изменения вносятся через саму ведомость.

Выплата аванса, отпускных и депонирование

Аванс через кассу

Для выплаты аванса в той же ведомости в поле «Выплачивать» выбирается значение «Аванс». Сумма определяется по настройке, заданной в карточке сотрудника или в документе «Аванс» (если используется). НДФЛ с аванса в типовой конфигурации удерживается при окончательном расчёте за месяц, однако при выплате аванса налоговая база учитывается в соответствии с действующим порядком — проверьте актуальные настройки в разделе «Главное» → «Учётная политика» и параметры зарплаты.

Отпускные и разовые выплаты

Отпускные, начисленные документом «Отпуск», выплачиваются отдельной ведомостью с указанием конкретного документа-основания. В ведомости выбирается способ выплаты «Отпуск» и конкретный отпуск. Это важно для корректного отражения НДФЛ: срок перечисления налога с отпускных отличается от зарплатного.

Депонирование невыплаченных сумм

Если сотрудник не получил зарплату в сроки, указанные в ведомости (по общему правилу наличная зарплата хранится в кассе ограниченное число дней), оформляется документ «Депонирование зарплаты». Он создаётся на основании ведомости и формирует проводку Дт 70 — Кт 76.04. Выдача депонированных сумм позже оформляется уже отдельным РКО с видом операции «Выплата депонированной заработной платы».

Сравнение вариантов выплаты

Ведомость в кассу

Подходит для наличной выплаты любым сотрудникам. Формирует Т-53 и РКО автоматически. Ограничение — требует наличия денег в кассе и соблюдения лимита кассы.

Ведомость в банк (зарплатный проект)

Для перечисления на карты в рамках зарплатного договора с банком. Наличная касса не задействуется.

Ведомость на счета

Для перечисления на произвольные банковские счета сотрудников вне зарплатного проекта. Требует заполнения реквизитов счетов.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения ведомости выполните контрольные проверки, чтобы убедиться, что операция отражена корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70

Норма

Задолженность по выплаченному месяцу закрыта или уменьшилась на сумму ведомости

Тревожный признак

Остаток по сотруднику не изменился — ведомость не проведена или заполнена не на тот месяц

Кассовые документы

Норма

Есть РКО с видом «Выплата заработной платы по ведомостям» на сумму ведомости

Тревожный признак

РКО отсутствует или сумма не совпадает с ведомостью

Остаток по счёту 50

Норма

Остаток кассы уменьшился и не стал отрицательным

Тревожный признак

Отрицательный остаток по кассе — деньги выданы без достаточного остатка

Регистры НДФЛ

Норма

В отчёте «Анализ НДФЛ» налог отражён как удержанный с датой выплаты

Тревожный признак

НДФЛ «висит» неудержанным после проведённой выплаты

Отдельное внимание уделите лимиту остатка кассы. Выплата зарплаты — одна из операций, на которую действуют особые правила хранения наличных: в дни выплаты зарплаты сверхлимитные наличные могут находиться в кассе в пределах установленного порядка. Однако после окончания срока выплаты невыданные суммы должны быть сданы в банк или депонированы.

Частые вопросы

Нужно ли создавать РКО вручную при выплате зарплаты из кассы?

Нет. При проведении документа «Ведомость на выплату зарплаты в кассу» расходный кассовый ордер формируется автоматически с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям». Ручное создание РКО приведёт к дублированию расхода по кассе и не отразит выплату в учёте НДФЛ.

Почему сотрудник не попадает в ведомость на выплату в кассу?

Наиболее частая причина — в карточке сотрудника в поле «Выплата зарплаты» указан зарплатный проект или лицевой счёт в банке вместо варианта «Через кассу». Также проверьте, что за выбранный месяц проведено начисление и по сотруднику есть невыплаченный остаток задолженности.

Какой печатной формой подтверждается выдача зарплаты наличными?

Из ведомости печатается платёжная ведомость по форме Т-53 (или форма, утверждённая в учётной политике организации). Сотрудники расписываются в получении денег, ведомость подписывает руководитель, а итоговая сумма отражается в РКО.

Что делать, если сотрудник не получил зарплату в день выплаты?

После окончания срока выплаты оформите документ «Депонирование зарплаты» на основании ведомости. Невыплаченная сумма переносится со счёта 70 на счёт 76.04. Когда сотрудник обратится за деньгами, выплата оформляется отдельным РКО с видом операции «Выплата депонированной заработной платы».

Можно ли выплатить зарплату из кассы частично?

Да. В табличной части ведомости сумму к выплате по конкретному сотруднику можно отредактировать вручную в меньшую сторону. Остаток задолженности сохранится на счёте 70 и будет выплачен следующей ведомостью. При этом проверьте корректность отражения НДФЛ — налог удерживается пропорционально фактически выплаченной сумме.

Чем выплата зарплаты из кассы отличается от выдачи подотчётных сумм?

Это разные операции. Зарплата оформляется ведомостью с проводкой Дт 70 — Кт 50 и отражается в учёте НДФЛ и взносов. Выдача денег под отчёт оформляется отдельным РКО с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» и проводкой Дт 71 — Кт 50, к зарплатному учёту отношения не имеет.