Другое · 10 мин
Какой документ оформляется в 1С Бухгалтерии при выдаче зарплаты из кассы
Какой документ оформляется в 1С Бухгалтерии при выдаче зарплаты из кассы: расходный кассовый ордер (выдача наличных) по ведомости. Порядок оформления и проверка.
При выдаче заработной платы из кассы организации в программе 1С:Бухгалтерия оформляется документ «Выдача наличных» (расходный кассовый ордер, РКО) с видом операции «Выплата заработной платы работникам» — по ведомости. Именно этот ответ ожидается в тестах по 1С: не «Ведомость на выплату зарплаты» сама по себе, а кассовый документ, который списывает деньги с кассы (счёт 50) и закрывает задолженность перед сотрудниками (счёт 70).
Важно понимать связку документов: сначала создаётся ведомость на выплату зарплаты (в кассу), а затем на её основании — расходный кассовый ордер. Ведомость формирует список сотрудников и суммы к выплате, а РКО отражает фактическое движение наличных денег. Без кассового документа проводка по счёту 50 не сформируется, и задолженность перед персоналом в учёте «зависнет».
Ниже разобраны порядок оформления, какие проводки формируются, чем выплата по ведомости отличается от выплаты одному сотруднику, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.
Какой именно документ выбрать и почему
В разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы» в 1С:Бухгалтерии доступны два типа документов: «Поступление наличных» (приходный кассовый ордер) и «Выдача наличных» (расходный кассовый ордер). Выдача зарплаты — это расход денег из кассы, поэтому используется именно второй документ.
Внутри документа «Выдача наличных» ключевое поле — «Вид операции». Для зарплаты предусмотрены два варианта: «Выплата заработной платы работникам» (по ведомости, для нескольких сотрудников сразу) и «Выплата заработной платы работнику» (единичная выплата конкретному лицу без ведомости). В тестах правильным ответом обычно является первый вариант — выплата по ведомости, так как это типовой сценарий массовой выдачи зарплаты.
Типовая проводка при выдаче зарплаты из кассы: Дт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» — Кт 50 «Касса». Сумма в проводке равна сумме по ведомости за вычетом удержаний (НДФЛ удерживается отдельно при начислении).
Предварительный шаг: ведомость на выплату зарплаты
Перед оформлением РКО должна существовать заполненная ведомость. Она находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Ведомости в кассу» (в некоторых версиях — «Все ведомости»). Ведомость можно создать автоматически по кнопке «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с невыплаченной задолженностью по начисленной зарплате.
Проверьте, что в ведомости указаны правильные месяц начисления, способ выплаты («через кассу») и что суммы соответствуют расчётным данным. Если сотруднику нечего выплачивать (нет задолженности), он просто не попадёт в ведомость — это нормально, а не ошибка программы.
После проверки ведомость проводится. Именно проведённая ведомость становится основанием для кассового документа: без неё РКО с видом операции «по ведомости» создать корректно не получится.
Пошаговое оформление выдачи зарплаты из кассы
Самый надёжный способ — создать РКО на основании ведомости. Откройте проведённую ведомость и используйте кнопку «Создать на основании» → «Выдача наличных» (или перейдите по ссылке оплаты ведомости). Программа автоматически подставит вид операции, сумму и ссылку на ведомость.
Альтернатива — ручное создание: «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Выдача наличных». Установите вид операции «Выплата заработной платы работникам», выберите ведомость из списка, проверьте сумму и дату. Дата РКО не должна быть раньше даты ведомости.
- 1Начислите зарплату документом «Начисление зарплаты» и проверьте задолженность перед персоналом
- 2Создайте и проведите ведомость на выплату зарплаты в кассу (Зарплата и кадры → Ведомости в кассу)
- 3На основании ведомости создайте документ «Выдача наличных» с видом операции «Выплата заработной платы работникам»
- 4Проверьте сумму, дату, счёт учёта (50.01) и проведите документ
- 5Распечатайте РКО, получите подписи и выдайте деньги сотрудникам под роспись в ведомости
Какие проводки формирует документ
При проведении «Выдачи наличных» с видом операции по ведомости формируется проводка Дт 70 Кт 50.01 на общую сумму ведомости. В регистрах учёта зарплаты дополнительно фиксируется факт выплаты по каждому сотруднику — это важно для расчёта НДФЛ, поскольку датой получения дохода в виде зарплаты и датой удержания налога считается день фактической выплаты.
Если зарплата выплачивается частично (не вся ведомость), в 1С:Бухгалтерии предусмотрен механизм отметок об оплате: в ведомости можно указать, кому выплачено, а кому сумма депонирована. Тогда РКО оформляется только на фактически выданную сумму, а невыплаченные суммы переводятся на депонент.
Для контроля используйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70»: после выплаты кредитовое сальдо по выплаченным сотрудникам должно уменьшиться на сумму выдачи. Если сальдо не изменилось — проверьте, проведён ли РКО и привязана ли к нему ведомость.
Как проверить результат
Дт 70 Кт 50.01 на сумму ведомости
Проводок нет или счета отличаются — проверьте вид операции
Задолженность по выплаченным сотрудникам закрыта
Сальдо не изменилось — РКО не проведён или ведомость не привязана
Ведомость отмечена как оплаченная
Ведомость «висит» неоплаченной — создайте РКО на её основании
Выплата одному сотруднику без ведомости
Ситуации, когда зарплату нужно выдать одному человеку (увольнение, досрочная выплата), решаются видом операции «Выплата заработной платы работнику». В этом случае в документе указывается конкретный сотрудник и месяц, за который производится выплата, а ведомость не требуется.
Проводка остаётся той же — Дт 70 Кт 50.01. Разница только в аналитике и в том, что сумма задаётся вручную. В тестах этот вариант иногда предлагается как отвлекающий: если в вопросе речь о массовой выдаче зарплаты, правильный ответ — выплата работникам по ведомости.
Сравнение вариантов выплаты
Массовая выдача зарплаты нескольким сотрудникам. Требует предварительной ведомости, сумма подставляется автоматически. Типовой ответ в тестах.
Единичная выплата без ведомости: расчёт при увольнении, внеочередная выдача. Сумму и сотрудника указываете вручную.
Сотрудник не получил деньги в срок: сумма переводится на депонент (счёт 76.04), выдача оформляется позже отдельным РКО.
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — попытка оформить выдачу зарплаты документом «Списание с расчётного счёта» или произвольным РКО с видом операции «Прочий расход». В первом случае нарушается сама логика (деньги идут из кассы, а не с банковского счёта), во втором — не закрывается задолженность по счёту 70 в разрезе сотрудников и не фиксируется факт выплаты для целей НДФЛ.
Вторая типичная ошибка — создание РКО до проведения ведомости или без ссылки на неё. Тогда сумма вводится вручную, ведомость остаётся неоплаченной, а при повторной выплате возможны дубли. Всегда создавайте кассовый документ на основании ведомости.
Учтите ограничение по наличным расчётам: остаток наличных в кассе должен позволять выплату, а лимит кассы (если он установлен для организации) контролируется на конец дня. Крупные выплаты планируйте с учётом снятия наличных с расчётного счёта через документ «Поступление наличных» с видом операции «Получение наличных в банке».
Как ответить на вопрос теста правильно
Формулировки в тестах различаются, но суть одна. Если спрашивают «какой документ оформляется при выдаче зарплаты из кассы» — выбирайте «Выдача наличных» / «Расходный кассовый ордер». Если предлагают уточнить вид операции — «Выплата заработной платы работникам» (по ведомости). Если спрашивают про проводку — Дт 70 Кт 50.
Вариант «Ведомость на выплату зарплаты» будет неверным как единственный ответ: ведомость — это основание для выплаты, но факт выдачи наличных из кассы оформляет именно кассовый документ. В паре документов «ведомость + РКО» тест, как правило, ждёт РКО.
Что важно запомнить
Выдача зарплаты из кассы в 1С:Бухгалтерии оформляется документом «Выдача наличных» (РКО) с видом операции «Выплата заработной платы работникам» на основании ведомости. Проводка — Дт 70 Кт 50.01. Контроль: сальдо по счёту 70 закрыто, ведомость отмечена оплаченной.
Частые вопросы
Можно ли выдать зарплату из кассы без ведомости?
Да, для единичной выплаты используется вид операции «Выплата заработной платы работнику» в документе «Выдача наличных». Ведомость не создаётся, сотрудник и сумма указываются вручную. Для массовой выплаты этот способ неудобен и не считается типовым.
Чем отличается выплата зарплаты через кассу от выплаты через банк?
Через кассу оформляется «Выдача наличных» (РКО) по ведомости в кассу. Через банк — документ «Списание с расчётного счёта» с операцией «Перечисление заработной платы» по ведомости в банк (зарплатный проект) или на счета сотрудников. Проводки: Дт 70 Кт 50 и Дт 70 Кт 51 соответственно.
Что делать, если сотрудник не получил зарплату в день выплаты?
Невыплаченная сумма депонируется: в ведомости делается отметка о депонировании, РКО оформляется только на фактически выданные деньги. Позже депонированная сумма выдаётся отдельным РКО по требованию сотрудника.
Какая проводка формируется при выдаче зарплаты из кассы?
Дт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» — Кт 50.01 «Касса организации» на сумму фактически выданных денег. НДФЛ при этом регистрируется как удержанный, поскольку день выплаты считается датой удержания налога.
Почему ведомость не оплачивается, хотя РКО создан?
Чаще всего РКО создан вручную без ссылки на ведомость или не проведён. Откройте документ, проверьте поле «Ведомость» и статус проведения. Надёжнее удалить ошибочный РКО и создать новый кнопкой «Создать на основании» из самой ведомости.
Нужно ли печатать РКО на бумаге?
Расходный кассовый ордер относится к первичным кассовым документам и подлежит подписанию. Организация может вести кассовые документы в электронном виде при соблюдении требований к подписанию, но на практике РКО обычно распечатывают и подписывают руководитель, бухгалтер и получатель денег.