Каким числом начислять зарплату в 1С

Вопрос «каким числом начислять зарплату» в 1С возникает у бухгалтеров по двум причинам: программа требует указать несколько разных дат (месяц начисления, дата документа, дата выплаты, дата получения дохода), и от правильности каждой из них зависит расчёт НДФЛ, страховых взносов и корректность отчётности. Ошибка в дате приводит к неверному сроку перечисления налога и расхождениям в 6-НДФЛ.

По Трудовому кодексу зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а конкретные даты устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором. Окончательный расчёт за месяц должен быть выдан не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который он начислен. 1С лишь отражает эти даты — программа не решает за вас, каким числом платить, но жёстко контролирует взаимосвязь дат начисления и выплаты.

Ниже разберём, какие даты где указываются в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, как настроить график выплат, как дата влияет на НДФЛ и как проверить результат перед сдачей отчётности.

Какие даты участвуют в расчёте зарплаты в 1С

В документах 1С задействовано несколько дат, и их часто путают. Первая — месяц начисления: период, за который считается зарплата. Вторая — дата документа «Начисление зарплаты и взносов»: по методологии 1С это последний день месяца. Третья — дата выплаты в ведомости на выплату: фактический день выдачи денег.

Отдельно существует дата получения дохода для целей НДФЛ. Для зарплаты по действующим правилам это день фактической выплаты, а не последний день месяца, как было ранее. Программа подставляет её автоматически из даты ведомости, поэтому ведомость должна быть датирована реальным днём перечисления денег.

Каким числом проводить документ начисления

Документ «Начисление зарплаты и взносов» (в 1С:ЗУП) или «Начисление зарплаты» (в 1С:Бухгалтерии) создаётся один раз в месяц и датируется последним числом месяца: 31 января, 28 или 29 февраля, 31 марта и так далее. Это методологическое требование: проводки по начислению и страховым взносам формируются на конец месяца, а в регистрах учёта доход фиксируется в правильном периоде.

Если провести начисление, например, 5-м числом следующего месяца «задним числом», дату документа всё равно нужно ставить последним днём расчётного месяца — иначе сместятся проводки, период учёта взносов и данные персонифицированной отчётности. Дата фактического ввода документа и дата самого документа — разные вещи: внести документ можно позже, но датировать его нужно концом месяца.

Аванс (зарплата за первую половину месяца) оформляется документом «Начисление за первую половину месяца» в 1С:ЗУП, а выплачивается ведомостью с датой, установленной в организации — обычно с 16-го по 30-е число.

Как настроить даты выплаты в программе

График выплат задаётся в настройках организации. В 1С:ЗУП путь такой: «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → «Бухучёт и выплата зарплаты». Там указываются дата выплаты аванса и дата окончательного расчёта. В 1С:Бухгалтерии: раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Порядок учёта зарплаты» → реквизиты организации.

Эти даты программа использует для автоматической подстановки в ведомости и для контроля сроков. Если фактическая выплата прошла в другой день, дату в конкретной ведомости нужно исправить вручную — настройка задаёт только значение по умолчанию.

1. 1
   Проверьте, что в реквизитах организации заданы даты выплаты аванса и расчёта
2. 2
   Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» последним числом месяца и заполните его автоматически
3. 3
   Проверьте рассчитанные суммы, НДФЛ и взносы по сотрудникам
4. 4
   Создайте ведомость на выплату с фактической датой перечисления денег
5. 5
   Проведите выплату и сверьте дату получения дохода и срок перечисления НДФЛ в учёте

Как дата выплаты влияет на НДФЛ

НДФЛ исчисляется на дату получения дохода, то есть на день фактической выплаты. Удержать налог нужно при выплате, а перечислить — в установленные сроки, которые зависят от даты удержания. Если ведомость датирована не тем числом, когда деньги реально ушли сотруднику, налог попадёт не в тот отчётный период.

Типичная ситуация: зарплату начислили 31-го, а выплатили 10-го числа следующего месяца. В этом случае начисление относится к одному месяцу, а доход и НДФЛ — к другому. Это нормально и не является ошибкой, но бухгалтер должен понимать, что расхождение сумм «начислено» и «выплачено» в разных периодах — следствие именно разницы дат.

Особые ситуации: увольнение, отпускные, премии

Увольнение

При увольнении окончательный расчёт выплачивается в день увольнения. Документ «Увольнение» в 1С рассчитывает зарплату и компенсацию отпуска, а ведомость датируется днём увольнения — не последним числом месяца. Нарушение этой даты приводит к неверному сроку перечисления НДФЛ и риску претензий со стороны работника.

Отпускные

Отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска. Документ «Отпуск» сам рассчитывает сумму, а выплата оформляется отдельной ведомостью с датой фактической выплаты, которая не совпадает с общим графиком зарплаты.

Премии

Месячные премии обычно начисляются тем же документом «Начисление зарплаты и взносов» последним числом месяца. Разовые премии оформляются отдельным документом «Премия», и дата получения дохода по ним определяется датой выплаты.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения начисления и выплаты сверьте данные отчётами: «Расчётный листок», «Свод начислений», «Анализ НДФЛ по датам получения доходов». Проверьте, что дата получения дохода совпадает с датой ведомости, а срок перечисления НДФЛ рассчитан от неё. Расхождения обычно означают, что где-то в ведомости стоит неверная дата.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата документа начисления

Норма

Последнее число расчётного месяца

Тревожный признак

Дата ввода документа или первое число следующего месяца

Дата ведомости на выплату

Норма

Совпадает с фактическим днём перечисления денег

Тревожный признак

Дата по умолчанию или дата начисления

Дата получения дохода по НДФЛ

Норма

Равна дате выплаты

Тревожный признак

Равна последнему дню месяца при выплате в другом месяце

Часто задаваемые вопросы

Можно ли начислить зарплату не последним числом месяца?

Технически программа позволяет поставить любую дату, но методология 1С рассчитана на начисление последним днём месяца. Другая дата сместит проводки и периоды учёта, поэтому для обычной ежемесячной зарплаты так делать не следует.

Каким числом выплачивать зарплату, чтобы не нарушить закон?

Окончательный расчёт — не позднее 15 календарных дней после окончания месяца, аванс — не позднее последнего дня текущего месяца. Конкретные числа организация закрепляет во внутренних документах и в настройках 1С.

Что делать, если зарплату выплатили раньше или позже графика?

В ведомости укажите фактическую дату выплаты. От неё зависят дата получения дохода и срок перечисления НДФЛ, поэтому подставлять плановую дату вместо реальной нельзя.

Нужно ли начислять НДФЛ с аванса?

Да: по действующим правилам аванс — это доход, и НДФЛ с него исчисляется и удерживается при выплате. 1С:ЗУП делает это автоматически при проведении ведомости на выплату первой половины месяца, если включён соответствующий порядок учёта.

Почему в 6-НДФЛ суммы не совпадают с начислениями за месяц?

Чаще всего потому, что зарплата начислена в одном месяце (последним числом), а выплачена в другом. В расчёт попадают доходы по дате выплаты, поэтому такое расхождение между периодами — нормальная ситуация, а не ошибка.