Как завести нового сотрудника в 1С: полная инструкция

Заведение нового сотрудника в 1С — задача, с которой сталкивается и кадровик, и бухгалтер, и системный администратор. В зависимости от конфигурации и роли понятие «завести сотрудника» означает разное: создание карточки физического лица, оформление приёма на работу, настройка начислений или выдача доступа к информационной базе. Ошибка на любом из этих этапов приводит к сбоям в расчёте зарплаты, отчётности или невозможности войти в программу.

Ниже разобраны все сценарии: от кадрового оформления в 1С:ЗУП до создания пользователя в режиме конфигуратора. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации — «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Бухгалтерия» и «1С:Управление нашей фирмой». Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии, но логика действий сохраняется.

Подготовка: какие данные собрать до оформления

Прежде чем открывать программу, соберите полный комплект сведений о новом работнике. Это избавит от ситуации, когда карточка заполнена наполовину, а недостающие данные всплывут при формировании отчётности в ПФР или расчёте НДФЛ.

Минимальный набор: ФИО полностью, дата рождения, пол, СНИЛС, ИНН (если есть), паспортные данные, адрес регистрации и фактического проживания, телефон. Для кадрового учёта дополнительно понадобятся сведения об образовании, воинском учёте, составе семьи и стаже. Для расчёта зарплаты — размер оклада или тарифной ставки, график работы, дата выхода на работу и подразделение.

Отдельно проверьте, не работал ли человек в организации раньше. Если физическое лицо уже есть в базе, создавать дубликат нельзя — нужно оформить новый приём на существующую карточку. Дубликаты физлиц ломают персонифицированный учёт и отчёты по НДФЛ.

Создание физического лица в справочнике

В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» и перейдите в справочник «Сотрудники» или «Физические лица». В типовой логике запись о сотруднике создаётся вместе с физическим лицом: нажмите «Создать» и заполните ФИО, дату рождения, пол. Программа предложит ввести СНИЛС и ИНН — эти поля критичны для отчётности, поэтому заполняйте их сразу и сверяйте с оригиналами документов.

На вкладках карточки последовательно заполните личные данные: документ, удостоверяющий личность (вид документа, серия, номер, кем и когда выдан), адреса по классификатору, контактную информацию. Адрес регистрации влияет на территориальные условия и коды в отчётности, поэтому вводите его через подбор из адресного классификатора, а не произвольным текстом.

В 1С:Бухгалтерии логика аналогична: раздел «Зарплата и кадры» — «Сотрудники» — «Создать». Здесь карточка проще, но СНИЛС, ИНН и паспортные данные также обязательны для корректной отчётности.

Оформление приёма на работу

Само по себе физическое лицо — это только карточка человека. Чтобы сотрудник появился в штатном расписании и начал участвовать в расчётах, нужен кадровый документ. В 1С:ЗУП это «Кадры» — «Приёмы на работу» — «Создать», либо кнопка «Оформить приём на работу» прямо из карточки сотрудника.

В документе укажите: организацию (если в базе их несколько), подразделение, должность из штатного расписания, дату приёма, вид занятости (основное место работы или совместительство), график работы и количество ставок. Для совместителей и работников по ГПХ используются отдельные виды договоров — не оформляйте их как основных сотрудников, иначе нарушится расчёт среднего заработка и отчётность.

На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления: оклад, надбавки, премии. Проверьте способ отражения зарплаты в учёте и порядок выплаты аванса, если они отличаются от настроек по организации. После заполнения проведите документ.

Приём, если ведётся штатное расписание

Когда в настройках учётной политики включено ведение штатного расписания, должность выбирается из его позиций, а оклад и надбавки подставляются автоматически. Если позиции в штатке нет, сначала создайте её в разделе «Кадры» — «Штатное расписание». Попытка провести приём на несуществующую позицию либо заблокируется, либо создаст нештатную запись — зависит от настроек.

1. 1
   Создайте физическое лицо и заполните СНИЛС, ИНН, паспортные данные
2. 2
   Откройте документ «Приём на работу» из раздела «Кадры»
3. 3
   Укажите подразделение, должность, дату приёма и график работы
4. 4
   Назначьте плановые начисления на вкладке «Оплата труда»
5. 5
   Проведите документ и проверьте появление сотрудника в штатном расписании
6. 6
   Сформируйте тестовый документ начисления зарплаты и убедитесь, что сотрудник в него попадает

Настройка налогов и вычетов

Для корректного расчёта НДФЛ в карточке сотрудника заполните статус налогоплательщика (резидент или нерезидент) — в 1С:ЗУП это ссылка «Налог на доходы» в карточке физлица. Неверный статус приведёт к расчёту налога по неправильной ставке.

Если сотрудник подал заявление на стандартные вычеты (например, на детей), оформите документ «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы». Вычеты начнут применяться с месяца, указанного в заявлении. Также проверьте данные о праве на вычеты, перенесённые с прошлого места работы, если сотрудник принят в середине года и предоставил справку о доходах.

Взносы на травматизм, дополнительные тарифы и льготы по взносам настраиваются на уровне организации и должности, но для отдельных категорий (инвалиды, вредные условия труда) сведения указываются в карточке сотрудника или в документе приёма.

Создание пользователя для входа в программу

Если новый сотрудник должен сам работать в 1С — вносить документы, смотреть отчёты, — ему нужна учётная запись. В клиент-серверном и файловом режиме пользователь создаётся в разделе «Администрирование» — «Пользователи и права» — «Пользователи». Нажмите «Создать», укажите имя для входа (логин), полное имя и при необходимости привяжите к физическому лицу из справочника.

Назначьте пользователю роли или профили групп доступа. Правильный подход — не выдавать роли по одной, а включить сотрудника в готовый профиль: «Кадровик», «Расчётчик зарплаты», «Менеджер по продажам». Полные права давайте только администраторам: пользователь с полными правами может случайно изменить настройки учёта или удалить данные.

Установите пароль и при необходимости включите требование смены пароля при первом входе. Если в организации используется аутентификация операционной системы (доменная), настройте соответствие пользователя 1С и учётной записи Windows.

Проверка результата

После оформления убедитесь, что сотрудник корректно отражается во всех разделах учёта. Откройте штатное расписание — новая позиция должна быть занята. Сформируйте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма — сотрудник должен попасть в табличную часть с расчётом пропорционально отработанным дням.

Проверьте кадровые отчёты: списки сотрудников, штатную расстановку. Если сотрудник заведён как пользователь, войдите под его учётной записью и убедитесь, что доступны только нужные разделы, а лишние кнопки и отчёты скрыты правами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Штатное расписание

Норма

Позиция занята новым сотрудником с верной датой

Тревожный признак

Позиция свободна или приём не виден — документ не проведён

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник попадает в документ, сумма пропорциональна дням

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или считается за полный месяц — проверьте дату приёма и график

Вход пользователя

Норма

Вход выполняется, доступны только нужные разделы

Тревожный признак

Нет доступа к рабочим документам или открыты лишние — пересмотрите профиль прав

Отчёт по НДФЛ

Норма

Сотрудник виден, статус и вычеты верны

Тревожный признак

Ошибки контроля СНИЛС/ИНН — исправьте данные в карточке

Особые сценарии и ограничения

Повторный приём уволенного сотрудника

Не создавайте новое физическое лицо. Найдите карточку бывшего сотрудника, обновите актуальные данные (паспорт, адрес, если изменились) и оформите новый документ «Приём на работу». Вся история начислений и налогов сохранится в одной карточке, что критично для расчёта НДФЛ нарастающим итогом.

Внешний совместитель и работник по ГПХ

Внешнего совместителя принимайте документом «Приём на работу» с видом занятости «Внешнее совместительство». Для подрядчика по договору ГПХ используйте документ «Договор подряда» (в ЗУП) — оформлять его штатным приёмом нельзя: по договорам ГПХ другой порядок взносов и нет права на отпуск и больничный за счёт работодателя в обычном порядке.

Обмен данными между конфигурациями

Если зарплата ведётся в 1С:ЗУП, а учёт — в 1С:Бухгалтерии, сотрудник создаётся в ЗУП и переносится в бухгалтерскую базу синхронизацией. Не заводите его вручную в обеих программах — получите дубли при обмене.

Удобно завести внутренний чек-лист приёма: физлицо, документ приёма, заявление на вычеты, пользователь, проверка в расчёте. Когда несколько человек принимаются одновременно, такой список исключает пропущенные шаги, которые потом всплывают при сдаче отчётности.

Частые вопросы

Сотрудник принят, но не попадает в документ начисления зарплаты. Что проверить?

Чаще всего документ приёма не проведён или дата приёма позже периода начисления. Также проверьте график работы: без графика программа не может рассчитать норму времени. Реже причина в том, что приём оформлен на другую организацию в той же базе.

Можно ли завести сотрудника без СНИЛС?

Технически программа позволит сохранить карточку, но отчёты в СФР и по НДФЛ не пройдут контроль. Если сотрудник СНИЛС не предоставил, запросите его до сдачи отчётности — для иностранцев без СНИЛС предусмотрены отдельные правила оформления.

Как завести сотрудника, если он работает на полставки?

В документе приёма укажите количество ставок 0,5 и выберите график с сокращённым рабочим временем или неполной рабочей неделей. Оклад указывается по штатному расписанию за полную ставку — программа сама рассчитает пропорцию.

Нужно ли создавать пользователя каждому сотруднику?

Нет. Учётная запись нужна только тем, кто сам работает в программе. Обычным сотрудникам достаточно карточки физлица и документа приёма — на расчёт зарплаты и отчётность отсутствие пользователя не влияет.

Как исправить ошибку в ФИО после проведения приёма?

Откройте карточку физического лица и исправьте данные — в типовых конфигурациях изменение ФИО фиксируется с датой, что важно при смене фамилии. Пересоздавать карточку или документ приёма не требуется: исправление отразится во всех связанных документах.

Что делать, если случайно создан дубликат физлица?

В 1С:ЗУП есть обработка поиска и объединения дублей (раздел «Администрирование» — «Обслуживание»). Она переносит документы и начисления на одну карточку, а лишнюю помечает на удаление. Перед объединением сделайте резервную копию базы и проверьте, какая из карточек содержит верные СНИЛС и ИНН.