Как завести и настроить зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия

Зарплатный проект в 1С 8.3 Бухгалтерия — это механизм перечисления зарплаты сотрудникам на банковские карты через единый реестр в банк. Вместо отдельных платёжных поручений по каждому работнику программа формирует один документ выплаты и файл обмена, который банк обрабатывает централизованно. Это сокращает время бухгалтера и снижает риск ошибок в реквизитах.

Прежде чем заводить проект в программе, организация должна заключить договор с банком на обслуживание зарплатного проекта. Банк выдаёт номер договора, условия обмена и, как правило, личный кабинет или инструкцию по формату файлов. Без этих данных настройка в 1С будет неполной: программе нужен номер договора и согласованный способ обмена.

В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) зарплатные проекты встроены в подсистему зарплаты. Для полноценной работы учёт зарплаты должен вестись в самой программе, а не во внешней системе. Ниже разобраны все шаги: от включения функциональности до выгрузки реестра и подтверждения зачисления.

Проверка предварительных условий перед настройкой

Откройте раздел «Главное → Настройки → Функциональность» и убедитесь, что на закладке «Сотрудники и зарплата» включён учёт зарплаты, причём выбран вариант «В этой программе». Если выбран учёт во внешней программе (например, в 1С:ЗУП), документы зарплатного проекта в Бухгалтерии будут недоступны.

Проверьте, что у организации заполнен банковский счёт в разделе «Главное → Реквизиты организации», а в справочнике «Сотрудники» внесены все работники, которым будет выплачиваться зарплата на карты. У сотрудников должны быть корректные ФИО и, при необходимости, данные для открытия счетов в банке.

Уточните в банке формат обмена: большинство банков работают через файл обмена стандартного формата, часть — через сервис 1С:ДиректБанк, который позволяет отправлять реестры прямо из программы без выгрузки файлов. От этого зависит дальнейшая настройка.

Создание зарплатного проекта

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры → Зарплатные проекты» и нажмите «Создать». Если пункт меню не виден, проверьте настройки функциональности — раздел появляется только при включённом учёте зарплаты в программе.

В карточке нового проекта заполните поля: организация (подставится по умолчанию, если она одна), банк — выберите из справочника банков или создайте новый по БИК, номер договора с банком и дату его заключения. Поле «Наименование» программа сформирует автоматически из банка и номера договора, его можно отредактировать для удобства.

Укажите способ обмена с банком. При обмене файлами задайте каталог выгрузки и загрузки или оставьте запрос пути при каждой операции. Если банк поддерживает 1С:ДиректБанк, выберите соответствующий вариант — тогда подтверждения зачисления будут загружаться автоматически.

Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть». Один банк может обслуживать несколько проектов организации, и наоборот — у одной организации допустимо несколько зарплатных проектов в разных банках, если сотрудники распределены между ними.

1. 1
   Откройте Зарплата и кадры → Зарплатные проекты → Создать
2. 2
   Выберите организацию и банк (по БИК из классификатора)
3. 3
   Введите номер и дату договора с банком
4. 4
   Укажите способ обмена: файл или 1С:ДиректБанк
5. 5
   Запишите карточку и проверьте, что проект появился в списке

Заполнение лицевых счетов сотрудников

Каждому сотруднику, участвующему в проекте, нужен лицевой счёт в банке. Откройте карточку сотрудника («Зарплата и кадры → Сотрудники»), перейдите по ссылке «Лицевые счета» или в поле выплаты укажите зарплатный проект и номер лицевого счёта, который присвоил банк.

Если счета ещё не открыты, типовой сценарий такой: сформируйте из программы список сотрудников на открытие счетов (документ «Заявка на открытие счетов» в разделе зарплатных проектов), передайте файл в банк, получите от банка файл с присвоенными номерами счетов и загрузите его обратно. Номера лицевых счетов подставятся в карточки сотрудников автоматически.

Проверьте, что у каждого сотрудника в поле «Выплата зарплаты» выбран именно ваш зарплатный проект, а не касса или другой банк. Именно это поле определяет, в какую ведомость попадёт сотрудник при заполнении документа выплаты.

Формирование ведомости и выгрузка реестра в банк

Зарплата через проект выплачивается документом «Ведомость в банк» («Зарплата и кадры → Все зарплатные документы → Создать → Ведомость в банк»). В шапке документа укажите месяц начисления и зарплатный проект, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с задолженностью по этому проекту вместе с суммами.

Проверьте итоговую сумму ведомости и сопоставьте её с данными расчётных листков или отчёта «Расчёты с сотрудниками». После проверки проведите документ. Проводки по выплате формируются по дебету счёта 70 и кредиту счёта 51 на основании подтверждения банка.

Для передачи реестра в банк нажмите в ведомости кнопку обмена с банком (или откройте «Обмен с банками по зарплатным проектам») и выгрузите файл. При обмене через 1С:ДиректБанк реестр отправляется напрямую, а статус зачисления возвращается в программу. При файловом обмене загрузите файл в клиент-банк вручную и дождитесь выписки.

Подтверждение зачисления и проверка результата

После обработки реестра банк возвращает подтверждение: файл зачисления или статус через ДиректБанк. Загрузите подтверждение в программу — в ведомости появится отметка о зачислении по каждому сотруднику. Только после этого выплату можно считать завершённой.

Если по части сотрудников банк вернул отказ (неверный счёт, закрытая карта), сумма возвращается на расчётный счёт организации. В таком случае исправьте данные лицевого счёта и повторите выплату отдельной ведомостью только по этим сотрудникам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус ведомости

Норма

По всем сотрудникам стоит отметка о зачислении

Тревожный признак

Есть строки без подтверждения или с отказом

Выписка по счёту 51

Норма

Списана сумма, равная итогу ведомости

Тревожный признак

Сумма выписки отличается от реестра

Лицевые счета

Норма

У всех участников проекта заполнены номера счетов

Тревожный признак

Сотрудник в ведомости без номера счёта

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы возникают из-за несоответствия данных: ФИО сотрудника в 1С должны совпадать с данными, переданными в банк при открытии счёта. Опечатка в одной букве приводит к отказу в зачислении. Вторая частая причина — устаревший номер лицевого счёта после перевыпуска карты: уточните у банка, меняется ли счёт при перевыпуске.

Учтите ограничение: типовая Бухгалтерия рассчитана на штатную выплату зарплаты по проекту, но сложные сценарии (увольнения с выплатой в день увольнения, авансы несколькими частями, несколько проектов у одного сотрудника) требуют внимательного контроля вручную. При большом штате и сложных расчётах рассмотрите связку с 1С:ЗУП с обменом данными.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести несколько зарплатных проектов одновременно?

Да. Создайте отдельный проект для каждого банка и укажите нужный проект в карточке каждого сотрудника. При заполнении ведомости программа отберёт только тех работников, у которых выбран соответствующий проект.

Что делать, если сотрудник хочет получать зарплату на свою карту другого банка?

Такая выплата не относится к зарплатному проекту. Оформите её через ведомость «на счета» (Ведомость на счета) с указанием личных банковских реквизитов сотрудника — программа сформирует отдельные платёжные поручения или реестр в произвольный банк.

Обязателен ли сервис 1С:ДиректБанк для работы проекта?

Нет. Это удобный, но необязательный вариант. Без него обмен выполняется файлами: выгрузка реестра из 1С и загрузка в клиент-банк, затем обратная загрузка подтверждения. Функциональность проекта от этого не меняется.

Почему ведомость в банк заполняется не всеми сотрудниками?

Проверьте три вещи: выбран ли у сотрудника именно этот зарплатный проект, есть ли у него невыплаченная задолженность за указанный месяц и не включён ли он уже в другую проведённую ведомость за тот же период.

Как исправить ошибку в уже отправленном реестре?

Если банк ещё не обработал файл — свяжитесь с банком для отзыва реестра, отмените проведение ведомости, исправьте данные и выгрузите заново. Если зачисление уже прошло, корректировка делается только возвратом средств и новой ведомостью.