Другое · 9 мин
Как завести нового сотрудника в 1С
Пошаговая инструкция по созданию нового сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: карточка физлица, приём на работу, права доступа, типичные ошибки.
Заведение нового сотрудника в 1С — это не одно действие, а связанная цепочка: создание карточки физического лица, оформление приёма на работу, назначение начислений и, при необходимости, выдача доступа к базе. Порядок зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый блок полный, а в 1С:Бухгалтерии он упрощён, но логика совпадает.
Главная ошибка новичков — создавать сотрудника «напрямую» в справочнике без документа приёма. Такой сотрудник не попадёт в штатное расписание, ему нельзя будет начислить зарплату и сдать по нему отчётность. Правильный путь — всегда через кадровый документ «Приём на работу».
Ниже разобран полный цикл: от подготовки данных до проверки результата, включая настройку прав доступа, синхронизацию между программами и типичные ошибки.
Подготовьте данные перед заведением сотрудника
До начала работы в программе соберите полный комплект сведений. Не хватит одного поля — документ либо не проведётся, либо проведётся с ошибками, которые всплывут при расчёте зарплаты или сдаче отчётности.
Минимальный набор: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации, пол, гражданство. Для расчёта зарплаты дополнительно понадобятся: должность, подразделение, размер оклада или тарифа, график работы, дата приёма и вид договора.
Если сотрудник раньше уже работал в организации или занесён в базу как физлицо (например, как получатель дохода), не создавайте дубликат — найдите существующую карточку через поиск по ИНН или СНИЛС. Дубли физлиц ломают персонифицированный учёт и отчётность по НДФЛ.
Создайте карточку физического лица
Физическое лицо и сотрудник в 1С — разные объекты. Физлицо — это человек с его персональными данными; сотрудник — это трудовые отношения конкретного человека с конкретной организацией. Один человек может быть оформлен как несколько сотрудников (основное место и совместительство), но физлицо должно быть одно.
В 1С:ЗУП карточка создаётся через раздел «Кадры» → «Сотрудники» → кнопка «Новый сотрудник», либо заранее через «Кадры» → «Физические лица». В 1С:Бухгалтерии 8 путь аналогичен: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → «Создать».
Заполните ФИО, дату рождения, пол, затем по ссылкам в форме внесите ИНН, СНИЛС, документ удостоверения личности и адреса. Эти данные хранятся в регистрах с периодичностью — если паспорт сотрудника меняется, новую запись добавляют с датой изменения, а не затирают старую.
Оформите документ «Приём на работу»
Это ключевой шаг. В 1С:ЗУП откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу». В 1С:Бухгалтерии: «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Приём на работу».
В документе укажите организацию (если в базе их несколько), дату приёма, подразделение, должность, график работы и количество ставок. На вкладке оплаты труда задайте начисление — обычно «Оплата по окладу» — и его размер. Проверьте, чтобы начисление имело корректные настройки по НДФЛ и страховым взносам, иначе налоги посчитаются неверно.
Если ведётся штатное расписание, выбирайте позицию из него, а не должность «вручную»: тогда программа проконтролирует свободные ставки и подтянет условия оплаты из позиции. После заполнения нажмите «Провести» — именно проведённый документ создаёт трудовые отношения в учёте.
- 1Соберите персональные данные: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес
- 2Проверьте, нет ли физлица в базе (поиск по ИНН или СНИЛС)
- 3Создайте карточку физического лица и заполните персональные данные
- 4Оформите документ «Приём на работу»: подразделение, должность, дата, график
- 5Задайте начисления и размер оплаты, проверьте настройки налогов
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
- 7Проверьте сотрудника в штатном расписании и кадровых отчётах
Настройте начисления, график и налоги
Начисление «по умолчанию» не всегда подходит. Если сотрудник работает по совместительству, на неполной ставке или с районным коэффициентом, проверьте, что эти условия отражены: количество ставок влияет на расчёт, а районный коэффициент задаётся в настройках организации или подразделения и применяется автоматически.
График работы выбирается из справочника «Графики работы сотрудников». Если нужного графика нет (например, сменный 2/2), создайте его заранее — от графика зависит норма времени при расчёте оклада и оплате неявок.
Для НДФЛ проверьте статус налогоплательщика в карточке физлица (резидент/нерезидент) и при необходимости введите заявление на стандартные вычеты — в ЗУП это делается документом «Заявление на вычеты НДФЛ» или прямо из карточки сотрудника.
Выдайте доступ к базе, если сотрудник будет работать в 1С
Кадровое заведение и доступ к программе — независимые операции. Если новый сотрудник должен сам работать в 1С (менеджер, бухгалтер, кладовщик), его нужно добавить в справочник пользователей: «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Пользователи» → «Создать».
В карточке пользователя укажите физлицо (связь с кадровыми данными), имя для входа, и назначьте профиль группы доступа — например, «Менеджер по продажам» или «Бухгалтер». Не давайте новичку профиль «Администратор»: это полные права, включая удаление данных и изменение настроек.
В файловой базе с обычной аутентификацией задайте пароль сразу или оставьте поле пустым с принудительной сменой при первом входе — зависит от политики организации. В клиент-серверном варианте может использоваться аутентификация операционной системы.
Проверьте результат и синхронизацию
После проведения приёма убедитесь, что сотрудник виден в нужных местах: справочник «Сотрудники» с признаком работающего, штатное расписание с занятой ставкой, кадровые отчёты (списочный состав). Сформируйте приказ о приёме по форме Т-1 прямо из документа — это заодно проверит полноту данных.
Контрольная проверка — расчётная ведомость за первый месяц: сотрудник должен попасть в начисление зарплаты автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов». Если его там нет, чаще всего не проведён приём, неверно задан график или дата приёма позже расчётного периода.
Если у вас связка ЗУП + Бухгалтерия с обменом данными, сотрудник и кадровый документ переносятся синхронизацией. После обмена проверьте, что в бухгалтерской базе сотрудник появился без дублей, а отражение зарплаты в учёте формируется корректно.
Как проверить результат
Есть в списке, статус — работает
Отсутствует или помечен уволенным
Ставка занята новым сотрудником
Ставка свободна — приём не проведён
Попадает в документ начисления автоматически
Не подбирается — проверить дату приёма и график
Печатается с корректными данными
Пустые поля — не заполнены данные физлица
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — дубли физлиц. Признак: один человек дважды в отчётах, НДФЛ считается раздельно, СНИЛС конфликтует при выгрузке отчётности. Лечится поиском и объединением карточек (в ЗУП есть сервис «Объединение карточек физических лиц»), но проще не допускать: всегда ищите по ИНН перед созданием.
Вторая ошибка — приём «задним числом» после того, как период уже закрыт и зарплата выплачена. Такой документ пересчитает налоги и может сломать уже сданную отчётность. Если приём оформляется позже фактической даты, сначала оцените, какие периоды он затронет.
Третья группа ошибок — неверные начисления: оклад без настройки обложения взносами, отсутствие районного коэффициента, не тот график. Проверяйте расчёт на первом же месяце, сверяя сумму к начислению с трудовым договором.
Что важно запомнить
Сотрудника заводят через документ «Приём на работу», а не напрямую в справочник. Физлицо проверяют на дубли по ИНН и СНИЛС до создания. После проведения контролируют начисления, график, штатное расписание и попадание в расчёт зарплаты. Доступ к базе выдаётся отдельно, с минимально необходимым профилем прав.
Частые вопросы
Можно ли завести сотрудника без ИНН или СНИЛС?
Технически документ приёма часто проводится и без этих данных, но сдавать отчётность (СЗВ-ТД, персонифицированные сведения, 6-НДФЛ) без СНИЛС и ИНН не получится. Запросите документы у сотрудника и заполните карточку до конца первого отчётного периода.
Чем сотрудник отличается от физического лица в 1С?
Физическое лицо — это человек с персональными данными (ФИО, паспорт, СНИЛС). Сотрудник — запись о трудовых отношениях этого человека с организацией. Одно физлицо может соответствовать нескольким сотрудникам: основное место работы и внутреннее совместительство.
Как оформить внутреннего совместителя?
Новое физлицо создавать не нужно. Оформите ещё один документ «Приём на работу», выберите того же человека, укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», другое подразделение или должность и отдельный график. В справочнике появится второй сотрудник, связанный с той же карточкой физлица.
Сотрудник не попадает в начисление зарплаты — что проверить?
Проверьте по порядку: проведён ли документ приёма; не позже ли дата приёма расчётного месяца; назначено ли плановое начисление; указан ли график работы; совпадает ли организация в документе начисления и в приёме. В большинстве случаев причина — непроведённый приём или неверная дата.
Как исправить ошибку в данных после проведения приёма?
Персональные данные (паспорт, адрес) правятся в карточке физлица с указанием даты изменения. Условия труда (оклад, должность, график) меняются не редактированием приёма, а кадровым переводом или документом изменения оплаты труда — так сохраняется история для отчётности.
Нужно ли заводить сотрудника и в ЗУП, и в Бухгалтерии вручную?
Если между программами настроена синхронизация данных — нет: сотрудник и кадровые документы переносятся автоматически после обмена. Двойной ручной ввод нужен только при отсутствии обмена, и в этом случае критично следить за отсутствием дублей и расхождений в данных.