Другое · 10 мин
Как завести лицевой счет сотрудника в 1С ЗУП
Как завести лицевой счет сотрудника в 1С ЗУП: создание карточки сотрудника, прием на работу, настройка расчетных счетов, проверка и типичные ошибки.
Лицевой счет сотрудника в 1С:ЗУП формируется не отдельной командой, а автоматически — при создании карточки сотрудника и оформлении приема на работу. Программа связывает физическое лицо, подразделение, должность, плановые начисления и расчетные данные, после чего по сотруднику можно начислять зарплату, формировать расчетные листки и отчитываться в фонды.
Ошибки на этапе заведения сотрудника приводят к серьезным последствиям: дубли физических лиц ломают отчетность по НДФЛ и страховым взносам, неверная дата приема искажает стаж и средний заработок, а пропущенные плановые начисления делают расчет зарплаты неполным. Поэтому важно пройти все шаги последовательно и проверить результат до первого расчета.
Ниже разобран полный порядок действий: от создания физического лица до контрольной проверки, а также типичные сценарии — совместительство, перевод, восстановление ошибочно созданных дублей.
Что такое лицевой счет сотрудника в 1С ЗУП
В терминологии 1С:ЗУП лицевой счет — это совокупность данных о расчетах с сотрудником: начисления, удержания, налоги, взносы, выплаты и задолженность. Он привязан к элементу справочника «Сотрудники», который, в свою очередь, связан со справочником «Физические лица». Один человек может иметь несколько лицевых счетов — например, при работе по основному месту и по внутреннему совместительству.
Понимание этой структуры важно для корректного учета: персональные данные (ФИО, ИНН, СНИЛС) хранятся в карточке физического лица, а условия труда и расчетные параметры — в карточке сотрудника. Если изменить фамилию у сотрудника, а не у физического лица, отчеты в налоговую сформируются со старыми данными.
Подготовка: какие данные собрать перед заведением
До начала работы в программе подготовьте полный пакет сведений, иначе карточку придется дозаполнять в спешке перед расчетом или сдачей отчетности. Минимальный набор: ФИО полностью, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации, реквизиты банковского счета для перечисления зарплаты, сведения о правах на вычеты по НДФЛ.
Дополнительно понадобятся организационные данные: подразделение, должность из штатного расписания, график работы, размер оклада или тарифной ставки, дата приема и номер приказа. Если сотрудник принят по совместительству или на условиях неполного рабочего времени, это нужно знать заранее — настройка отличается.
Создание физического лица и карточки сотрудника
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если в базе включен контроль дублей, программа предложит сначала проверить, не заведено ли уже такое физическое лицо. Введите ФИО — 1С автоматически выполнит поиск по совпадениям. Если человек уже есть в справочнике (например, работал раньше), выберите существующую запись, а не создавайте новую.
Заполните основные поля карточки: дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС. По гиперссылкам в карточке откройте и заполните «Личные данные» (паспорт), «Адреса и телефоны», «Банковские счета». Банковский счет критичен, если зарплата перечисляется на карту: укажите банк и номер счета, иначе сотрудник не попадет в ведомость на выплату через банк.
После сохранения карточки сотрудника лицевой счет считается заведенным, но расчеты по нему начнутся только после оформления кадрового документа. Карточка без приема на работу — это «пустой» сотрудник, по которому нельзя начислить зарплату.
- 1Откройте Кадры → Сотрудники → Создать
- 2Введите ФИО и проверьте отсутствие дублей физического лица
- 3Заполните ИНН, СНИЛС, дату рождения, паспортные данные
- 4Добавьте банковский счет для перечисления зарплаты
- 5Сохраните карточку и переходите к приему на работу
Оформление приема на работу
Прием на работу — ключевой документ, который активирует лицевой счет для расчетов. Создать его можно из карточки сотрудника по кнопке «Оформить документ» → «Прием на работу» или из раздела «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения».
В документе укажите дату приема, подразделение, должность (при ведении штатного расписания — позицию из него), график работы и вид занятости: основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство. От вида занятости зависит расчет среднего заработка и отражение в отчетности.
На вкладке «Оплата труда» задайте плановые начисления: оклад, надбавки, премии. Проверьте, чтобы список начислений соответствовал трудовому договору — именно эти строки будут ежемесячно подставляться в документ «Начисление зарплаты и взносов». Если оклад задан неверно, ошибка повторится в каждом расчетном периоде.
На вкладке с налоговыми вычетами при необходимости укажите право на стандартные вычеты по НДФЛ (на детей и прочие). Проведите документ и убедитесь, что в карточке сотрудника появилась запись о текущем месте работы.
Особые сценарии: совместительство и повторный прием
Внутреннее совместительство
Для внутреннего совместителя создается новый элемент справочника «Сотрудники», но привязанный к тому же физическому лицу. В приеме на работу укажите вид занятости «Внутреннее совместительство». В результате у человека будет два лицевых счета, а НДФЛ и взносы программа посчитает сводно по физическому лицу.
Повторный прием после увольнения
Если сотрудник уволен и принят снова, не создавайте новое физическое лицо. Найдите существующего сотрудника и оформите новый документ «Прием на работу» с актуальной датой. История предыдущих периодов сохранится, а стаж и средний заработок рассчитаются корректно.
Внешний совместитель
Внешний совместитель заводится как обычный сотрудник с видом занятости «Внешнее совместительство». Учтите, что стандартные вычеты по НДФЛ такому сотруднику предоставляются только по его заявлению и если он не получает их по основному месту работы.
Как выбрать действие
Проверка результата перед первым расчетом
После оформления приема выполните контрольную проверку. Откройте карточку сотрудника: в ней должны отображаться текущие подразделение, должность и плановые начисления. Сформируйте отчет «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков» — новый сотрудник должен присутствовать в списках с корректной датой приема.
Для проверки расчетной части создайте тестовое начисление зарплаты за период приема: сотрудник должен подтянуться в табличную часть, а оклад — рассчитаться пропорционально отработанным дням по графику. Если сотрудник не попадает в документ, чаще всего не проведен прием на работу или неверно указана дата.
Как проверить результат
Отображаются подразделение, должность, плановые начисления
Поля условий труда пустые — прием не проведен
Сотрудник подтягивается в табличную часть, сумма считается
Сотрудника нет в списке или сумма равна нулю
Сотрудник есть в регистрах с ИНН и СНИЛС
Сотрудник отсутствует или данные задвоены
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространенная ошибка — дубли физических лиц. Признаки: один человек дважды в отчетах, раздвоение НДФЛ, несоответствие в формах для фондов. Для исправления используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), объединив записи в одну. Перед объединением сделайте резервную копию базы.
Вторая частая проблема — прием оформлен, но начисления не заданы. Зарплата считается нулевой, бухгалтер обнаруживает это только при расчете. Исправление: откройте документ приема, вкладку «Оплата труда», добавьте начисления и перепроведите документ до расчета зарплаты.
Третья группа ошибок — неверная дата или вид занятости. Исправляется либо редактированием документа приема (если расчеты еще не выполнены), либо документом «Кадровый перевод» с нужной даты, если зарплата уже начислялась.
Ответы на частые вопросы
Можно ли завести лицевой счет без приказа о приеме на работу?
Карточку сотрудника создать можно, но расчеты по ней будут недоступны: без проведенного документа «Прием на работу» сотрудник не попадет в начисление зарплаты и кадровые отчеты. Документ приема — обязательное условие активации лицевого счета.
Как завести сотрудника, если штатное расписание в программе не ведется?
В настройках учетной политики отключите ведение штатного расписания. Тогда в приеме на работу вместо позиции штатного расписания выбираются подразделение и должность из справочников, а оклад вводится вручную в документе.
Что делать, если сотрудник принят с середины месяца?
Ничего дополнительно настраивать не нужно: укажите фактическую дату приема, и программа рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по графику работы. Проверьте только, что график заполнен производственным календарем.
Можно ли удалить ошибочно созданного сотрудника?
Если по сотруднику нет проведенных документов, карточку можно пометить на удаление. Если документы есть, удаление невозможно — пометьте на удаление сами документы или используйте объединение дублей. Полное удаление выполняется через «Удаление помеченных объектов».
Где посмотреть все расчеты по лицевому счету сотрудника?
Используйте отчеты раздела «Зарплата» → «Отчеты по зарплате»: «Полный свод начислений, удержаний и выплат», «Расчетный листок», «Анализ зарплаты по сотрудникам». Все они строятся в разрезе лицевых счетов за выбранный период.
Нужно ли заводить отдельный лицевой счет для выплаты аванса?
Нет, аванс и зарплата проходят по одному лицевому счету. Способ выплаты аванса (фиксированной суммой, процентом или расчетом за первую половину месяца) задается в настройках, а не отдельным счетом.
Что важно запомнить
Лицевой счет в 1С:ЗУП создается автоматически: физическое лицо → сотрудник → проведенный прием на работу с плановыми начислениями. Проверяйте дубли физлиц, вид занятости и наличие банковского счета до первого расчета зарплаты.