Другое · 12 мин
Как заполнять табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по заполнению табеля в 1С ЗУП 3.1: автоматическое и ручное ведение, документы-отклонения, проверка ошибок и выгрузка для расчёта зарплаты.
Табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП — это не просто отчётная форма Т-13, а основа для расчёта зарплаты: программа сопоставляет плановое время по графику с фактически отработанным, и только после этого начисляет оклад, надбавки и удержания за неявки. Ошибка в табеле напрямую превращается в ошибку в расчётном листке, поэтому заполнять его нужно до формирования документа «Начисление зарплаты и взносов».
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1, табель можно вести двумя способами: автоматически (по графику работы сотрудника с учётом документов-отклонений) или вручную документом «Табель учета рабочего времени». Выбор способа задаётся в настройках учётной политики и влияет на всю методику работы расчётчика.
Ниже разобраны оба варианта, порядок ввода отклонений, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых зарплата считается неправильно.
Как ЗУП учитывает рабочее время: два метода
В ЗУП 3.1 существуют два принципиально разных подхода. Первый — рекомендуемый разработчиком: программа считает, что сотрудник отработал всё время по своему графику, а фактические отклонения фиксируются кадровыми документами (отпуск, больничный, отсутствие с сохранением оплаты, командировка). В этом случае отдельный документ табеля не нужен, а отчёт Т-13 строится по данным графиков и отклонений.
Второй метод — табельный: расчётчик ежемесячно вводит документ «Табель учета рабочего времени», где вручную указывает явки и неявки по каждому сотруднику. Он применяется, когда фактическое время нельзя вывести из графика, например при сменной работе с частыми перестановками или когда данные о явках поступают из СКУД.
Проверить, какой метод используется, можно в разделе «Настройка — Реквизиты и настройки организации» или в настройках расчёта зарплаты: если документ «Табель учета рабочего времени» доступен в разделе «Зарплата — Отсутствия» или «Зарплата — Отчеты по зарплате», и при этом расчёт «съедает» время по табелю, значит включён табельный учёт. Дополнительно в настройках графика работы сотрудника есть флажок «Учитывать неявки по табелю».
Подготовка: графики работы и производственный календарь
Прежде чем заполнять табель, убедитесь, что корректно настроена база планового времени. Производственный календарь заполняется автоматически при обновлении конфигурации, но его стоит проверить: «Настройка — Производственные календари». Если календарь не заполнен на текущий год, графики покажут нулевую норму, и зарплата не рассчитается.
Графики работы сотрудников создаются в разделе «Настройка — Графики работы сотрудников». Для каждого графика задаётся шаблон: пятидневка, сменный график «сутки через трое», гибкий режим. Важно, чтобы в приёме на работу или кадровом переводе сотруднику был назначен актуальный график — именно отсюда табель берёт плановые часы.
Если сотрудник переведён на другой график в середине месяца, программа разобьёт норму по периодам действия каждого графика. Проверьте это в отчёте «График работы сотрудника» до закрытия месяца — несвоевременный кадровый перевод является частой причиной неверной нормы часов в табеле.
Автоматическое заполнение табеля через отклонения
При стандартном методе работа расчётчика сводится к своевременному вводу документов-отклонений. Каждый отпуск оформляется документом «Отпуск», нетрудоспособность — «Больничный лист», служебная поездка — «Командировка», неявка без уважительной причины — «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)». Все эти документы находятся в разделе «Зарплата» или «Кадры».
При проведении такого документа программа автоматически вытесняет плановое время: часы, попавшие в период отклонения, исключаются из явки и помечаются соответствующим кодом (ОТ, Б, К, НН и т. д.). Именно поэтому вводить отклонения нужно до расчёта зарплаты, а не после — иначе вытеснение не сработает и сотруднику начислят оклад за полный месяц.
Если отклонение зарегистрировано задним числом после начисления зарплаты, программа предложит перерасчёт в следующем периоде либо потребуется вручную перепровести «Начисление зарплаты и взносов» за прошлый месяц. Дисциплина проста: сначала все кадровые события месяца, затем табель, затем расчёт.
- 1Проверьте производственный календарь и графики работы на текущий месяц
- 2Введите все документы-отклонения: отпуска, больничные, командировки, отсутствия
- 3Сформируйте отчёт «Табель учета рабочего времени (Т-13)» за месяц
- 4Сверьте коды и часы по сотрудникам с первичными документами
- 5Только после сверки создавайте «Начисление зарплаты и взносов»
Ручное заполнение документа «Табель учета рабочего времени»
Если в организации принят табельный метод, документ создаётся в разделе «Зарплата — Отсутствия — Табели учета рабочего времени» (в некоторых настройках интерфейса — «Зарплата — Табели»). Нажмите «Создать», укажите организацию, подразделение и месяц учёта.
Кнопка «Заполнить» подтянет список сотрудников подразделения и проставит время по их графикам — это удобная отправная точка. Дальше расчётчик вручную корректирует ячейки: вместо явки ставит код неявки, меняет количество часов, добавляет вечерние или ночные часы. Дни можно редактировать прямо в табличной части, выбирая вид времени из списка.
Обратите внимание: в документе время указывается парами «вид времени — количество часов» на каждый день. Если сотрудник в один день работал и днём, и в ночную смену, в ячейке вводятся оба вида времени через запятую (например, Я 6 / Н 2). Некорректное разбиение приведёт к тому, что доплата за ночные часы не начислится.
После проведения табеля данные из него имеют приоритет над графиком. Это значит, что любые документы-отклонения, введённые позже, могут конфликтовать с табелем — программа выдаст предупреждение о пересечении данных, и расчётчик должен решить, какой источник считать верным.
Ввод отдельных видов времени: ночные, сверхурочные, работа в выходные
Ночные часы при автоматическом методе программа определяет по графику, если в шаблоне графика ночное время размечено отдельно. Если ночные смены возникают нерегулярно, их фиксируют либо в ручном табеле, либо документом «Работа сверхурочно» / индивидуальным графиком на месяц.
Сверхурочная работа и работа в выходные дни оформляются документом «Работа сверхурочно» из раздела «Зарплата». Документ добавляет часы к плановому времени и создаёт начисление доплаты. Вносить сверхурочные просто увеличением часов в табеле нельзя — тогда доплата по повышенной ставке не рассчитается автоматически.
Индивидуальный график (документ «Индивидуальный график») используют, когда сотруднику на конкретный месяц установлен особый режим, отличающийся от его постоянного графика. Табель в этом случае строится уже по индивидуальному графику, что исключает ручные правки.
Чем фиксировать нестандартное время
Отпуск, больничный, командировка, прогул. Подходит для целодневных и межсменных отсутствий, автоматически вытесняет время и считает оплату
Временная смена режима работы на месяц. Подходит при переводе на другой график без кадрового перевода
Полная ручная корректировка фактического времени. Подходит для сменных режимов и данных из СКУД, но требует ежемесячного контроля
Дополнительные часы сверх нормы и работа в выходные с автоматической доплатой
Проверка табеля перед расчётом зарплаты
Итоговый контроль выполняется отчётом «Табель учета рабочего времени (Т-13)» из раздела «Зарплата — Отчеты по зарплате». Сформируйте его за месяц по всей организации или по подразделению и сверьте три вещи: общее количество отработанных дней и часов по каждому сотруднику, правильность кодов неявок и совпадение нормы времени с производственным календарём.
Удобный контрольный приём — сравнить итоговые часы по табелю с нормой по графику: разница должна полностью объясняться документами-отклонениями. Если у сотрудника стоит явка за день, в который оформлен отпуск, это признак того, что отпуск введён неправильными датами или не проведён.
Дополнительно используйте отчёт «Анализ отсутствий» и проверку заполнения в самом документе начисления: при расчёте зарплаты ЗУП показывает отработанное время по каждому сотруднику, и расхождение с табелем видно сразу. Не подписывайте печатную форму Т-13, пока электронные данные не сверены.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём и графиком сотрудника
Нулевая или заниженная норма — не заполнен календарь или не назначен график
В табеле стоят коды ОТ/Б, часы явки вытеснены
Одновременно стоят явка и код отсутствия за один день
Отражены отдельными видами времени и попали в доплаты
Часы добавлены к обычной явке, доплата не начислена
Оклад пропорционален отработанному времени по табелю
Оклад начислен за полный месяц при наличии неявок
Типичные ошибки и их последствия
Самая распространённая ошибка — ввод отпуска или больничного после начисления зарплаты. Программа уже рассчитала оклад за полный месяц, и вытеснение не сработало. Решение — перепровести начисление зарплаты за этот месяц или выполнить перерасчёт в следующем периоде, но при уже выплаченной зарплате это приводит к задолженности за сотрудником.
Вторая ошибка — ручная правка табеля при действующих документах-отклонениях. Расчётчик «поправил» день в табеле, не отменив отпуск, и получил двойной учёт. Правило: время корректируется либо документами, либо табелем, но не обоими способами одновременно для одного сотрудника.
Третья группа ошибок связана с графиками: не назначен график новому сотруднику, не проведён кадровый перевод на новый график, не заполнен производственный календарь на следующий год. Все они проявляются одинаково — нулевой или неверной нормой времени — и лечатся настройкой, а не правкой табеля.
Что важно запомнить
В ЗУП 3.1 табель в большинстве случаев формируется автоматически из графиков и документов-отклонений; ручной табель нужен только при табельном методе. Все отклонения вводятся до расчёта зарплаты, а результат обязательно сверяется отчётом Т-13 до выплаты.
Частые вопросы
Где в ЗУП 3.1 найти документ «Табель учета рабочего времени»?
Раздел «Зарплата — Отсутствия — Табели учета рабочего времени». Если пункта нет в меню, проверьте настройки состава начислений и удержаний: видимость документа зависит от функциональных опций, а также от прав пользователя.
Можно ли вести табель только для части сотрудников?
Да. Флажок учёта неявок по табелю можно включить для конкретного графика работы, тогда сотрудники на этом графике будут рассчитываться по табелю, а остальные — по отклонениям. Документ табеля при заполнении также можно ограничить одним подразделением.
Почему в табеле у сотрудника пусто, хотя он работает весь месяц?
Чаще всего причина в том, что сотруднику не назначен график работы в приёме на работу, либо производственный календарь не заполнен на текущий период. Проверьте кадровый документ и раздел «Настройка — Производственные календари».
Как исправить табель за прошлый месяц, если зарплата уже выплачена?
Введите корректирующий документ-отклонение прошлым периодом — программа зарегистрирует перерасчёт, который попадёт в начисление текущего месяца. Перепроводить закрытый период вручную стоит только при понимании последствий для отчётности и НДФЛ.
Чем отличается отчёт Т-13 от документа «Табель учета рабочего времени»?
Отчёт Т-13 — печатная форма, которая собирает данные из графиков, отклонений и документов табеля и показывает итоговую картину. Документ табеля — инструмент ручного ввода фактического времени, который сам становится источником данных для отчёта и расчёта.
Нужно ли распечатывать табель, если учёт ведётся в ЗУП?
Унифицированная форма Т-13 не является обязательной — организация вправе использовать собственную форму, утверждённую в учётной политике. На практике табель распечатывают для подписи руководителями подразделений или хранят в электронном виде, если это предусмотрено внутренними регламентами.