Другое · 11 мин
Как заполнять табель учета рабочего времени в 1С 8.3
Пошаговая инструкция по заполнению табеля учета рабочего времени в 1С 8.3: настройка графиков, автозаполнение, исправление ошибок и печать формы Т-13.
Табель учета рабочего времени — основной документ, на основании которого рассчитывается зарплата сотрудников. В 1С:ЗУП 8.3 и 1С:Бухгалтерии 8.3 табель формируется автоматически на основе графиков работы и кадровых документов, но бухгалтеру или кадровику нужно уметь проверять его, корректировать и выводить на печать в унифицированной форме Т-13 или Т-12.
Ключевая особенность работы с табелем в 1С 8.3: программа строит его не «вручную по дням», а как результат накопленных данных — приемы на работу, отпуска, больничные, командировки и прогулы отражаются отдельными документами, а табель лишь собирает их воедино. Поэтому правильное заполнение табеля начинается с корректной настройки графиков и своевременного ввода кадровых документов.
В этой статье разобран практический порядок работы: где находится табель, как настроить автозаполнение, как отразить отклонения, проверить данные перед расчетом зарплаты и распечатать форму для подписания.
Где находится табель в 1С 8.3 и какие документы на него влияют
В 1С:ЗУП 8.3 табель доступен в разделе «Зарплата → Отчеты по зарплате → Табель учета рабочего времени (Т-13)». Это отчет, а не документ: он не хранится отдельно, а строится по данным информационной базы за выбранный период. В 1С:Бухгалтерии 8.3 унифицированной формы табеля как самостоятельного документа нет — учет рабочего времени ведется через начисление зарплаты, и для полноценного кадрового учета рекомендуется ЗУП.
На итоговый табель влияют следующие данные:
- График работы сотрудника — определяет плановые рабочие дни и часы (пятидневка, сменный график, неполное время);
- Кадровые документы — прием на работу, перевод, увольнение задают период действия графика;
- Документы отсутствий — отпуска, больничные, командировки, прогулы, отгулы заменяют плановое время на соответствующий код;
- Документы отклонений — сверхурочные, работа в выходные и праздники, простои.
Шаг 1. Настройте графики работы сотрудников
Корректный табель начинается с правильного графика. Откройте раздел «Настройка → Графики работы сотрудников» (в ЗУП) и проверьте существующие графики. Для стандартной пятидневки обычно уже есть предопределенный график «Пятидневка (40 часов)», привязанный к производственному календарю.
При создании нового графика укажите способ заполнения: по дням недели, по циклам произвольной длины (для сменных графиков 2/2, сутки/трое) или по шаблону. Обязательно проверьте, что график ссылается на актуальный производственный календарь — он обновляется при обновлении конфигурации, и от него зависят переносы праздничных дней.
График назначается сотруднику кадровым документом: приемом на работу или кадровым переводом. Если сотруднику в середине месяца изменили режим работы, оформите перевод с даты изменения — тогда табель за месяц построится по двум графикам корректно, а не «средним» способом.
Шаг 2. Введите документы отсутствий и отклонений
Все неявки и особые виды времени вводятся до формирования табеля отдельными документами в разделе «Зарплата» или «Кадры»:
- Отпуск — документ «Отпуск» (ежегодный, без сохранения, учебный);
- Больничный — документ «Больничный лист» по данным ЭЛН;
- Командировка — документ «Командировка»;
- Прогул, отсутствие по невыясненной причине — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»;
- Сверхурочные — документ «Работа сверхурочно»;
- Работа в выходные и праздники — одноименный документ;
- Простой — документ «Простой, отстранение от работы».
Каждый документ после проведения автоматически замещает в табеле плановое время на свой код: «ОТ» для отпуска, «Б» для больничного, «К» для командировки, «РВ» для работы в выходной. Если документ введен задним числом после расчета зарплаты, программа предложит перерасчет — не игнорируйте эти сообщения.
- 1Откройте раздел «Зарплата» и выберите нужный вид документа (например, «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»)
- 2Создайте документ, укажите сотрудника, период отсутствия и вид времени
- 3Проведите документ и проверьте, что он попал в нужный месяц
- 4Сформируйте табель и убедитесь, что код отклонения отображается в нужных датах
Шаг 3. Сформируйте и проверьте табель
Откройте «Зарплата → Отчеты по зарплате → Табель учета рабочего времени (Т-13)». Укажите период (обычно месяц), организацию и при необходимости подразделение или конкретного сотрудника. Нажмите «Сформировать» — программа построит табель по всем сотрудникам, у которых в этом периоде были действующие назначения.
Проверьте табель по контрольным точкам: общее количество отработанных дней и часов по каждому сотруднику, итоги за первую и вторую половину месяца, наличие кодов неявок в правильных датах. Удобно сверить табель с отчетом «Полный свод начислений, удержаний и выплат» — расхождения в норме времени приведут к ошибкам в расчете оклада.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарем для графика сотрудника
Норма отличается — проверьте график и даты приема/увольнения
Отпуск, больничный, командировка стоят в фактических датах документа
Код отсутствует — документ не проведен или введен за другой период
Явка + неявки покрывают все рабочие дни месяца
Есть «дыры» без кодов — возможно, не заполнен график или сотрудник не принят в системе
Шаг 4. Исправьте типичные ошибки до расчета зарплаты
Самая частая проблема — попытка «поправить табель вручную». В ЗУП отчет не редактируется: нужно найти и исправить исходный документ или график. Если в табеле у сотрудника пустые дни, проверьте, назначен ли ему график на весь период и нет ли разрыва между кадровыми документами.
Вторая типичная ситуация — больничный или отпуск введен, но в табеле не отображается. Причины: документ не проведен, введен черновиком, указан неверный месяц начисления или сотрудник выбран из другой организации (при обособленных подразделениях с отдельными юрлицами).
Шаг 5. Распечатайте форму Т-13 для подписания
Для архива и проверок табель выводится на печать из того же отчета: кнопка «Печать» в командной панели. Форма Т-13 включает шапку с реквизитами организации, табличную часть по сотрудникам с кодами явок и неявок, итоги за половины месяца и строки для подписей ответственного лица и руководителя кадровой службы.
Если в вашей организации принята форма Т-12 (с разделом оплаты труда) или собственная форма, утвержденная учетной политикой, проверьте доступные варианты печатных форм — в типовой ЗУП основной является Т-13, а собственные формы подключаются как внешние печатные формы через механизм «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки».
Сравнение вариантов
Стандартный способ: автозаполнение, печать унифицированной формы. Подходит большинству организаций.
Позволяет ввести фактическое время вручную списком. Нужен при суммированном учете и частых отклонениях от графика, но требует дисциплины ввода.
Быстро для микрофирм, но данные не связаны с расчетом зарплаты — двойной ввод и риск расхождений.
Документ «Табель» для ручного ввода фактического времени
В ЗУП существует и документальный способ: документ «Табель» (включается в «Настройка → Реквизиты и вставки» или доступен в разделе «Зарплата → Табели учета рабочего времени» в зависимости от настроек). Он применяется, когда фактическое время нужно зафиксировать явно — например, при суммированном учете или когда руководители подразделений сдают бумажные табели.
Документ заполняется списком сотрудников подразделения и автоматически проставляет плановое время по графикам; ответственный корректирует только фактические отклонения. После проведения данные документа имеют приоритет при расчете зарплаты. Важно: если используется документ «Табель», все отсутствия также должны быть согласованы с ним, иначе возможны конфликты данных при расчете.
Проверка перед закрытием месяца
Перед окончательным расчетом зарплаты пройдите контрольный маршрут: сформируйте табель по всей организации, сверьте норму времени с производственным календарем, убедитесь, что все больничные и отпуска проведены, а уволенные сотрудники не «тянут» плановое время после даты увольнения. Полезно также сформировать отчет «Остатки отпусков» и сверить использованные дни.
Если расчет зарплаты уже выполнен и вы нашли ошибку в табеле, не исправляйте прошлый месяц «молча»: оформите корректирующий документ текущей датой с периодом прошлого месяца — программа выполнит перерасчет и отразит разницу в ближайшей выплате. Это сохраняет аудиторский след и корректную отчетность по НДФЛ и взносам.
Что важно запомнить
Табель в 1С 8.3 — это результат, а не вводимый документ: настройте графики, вовремя проводите отпуска, больничные и прочие отсутствия, затем формируйте отчет Т-13 и проверяйте его контрольные итоги до расчета зарплаты. Ручные правки делайте только через исходные документы.
Частые вопросы
Почему в табеле у сотрудника пустые дни без кодов?
Чаще всего сотруднику не назначен график на этот период или есть разрыв между кадровыми документами. Проверьте прием на работу и переводы, а также заполненность самого графика на нужный месяц.
Можно ли заполнить табель в 1С:Бухгалтерии 8.3?
В Бухгалтерии нет полноценного механизма табеля: учет времени там фактически сводится к данным начисления зарплаты. Для табельного учета с формой Т-13 используется 1С:ЗУП, из которой данные синхронизируются в бухгалтерскую программу.
Как отразить в табеле работу в праздничный день?
Введите документ «Работа в выходные и праздники» с указанием сотрудника, даты и количества часов. После проведения в табеле в этой дате появится код «РВ», а при расчете — оплата в повышенном размере или предоставление отгула, в зависимости от настроек документа.
Больничный введен, но в табеле его нет. Что проверить?
Убедитесь, что документ проведен, указан правильный месяц начисления и верная организация (при нескольких юрлицах в базе). Также проверьте, что в документе не стоит пометка «является продолжением» без основного листа и что период нетрудоспособности заполнен.
Нужно ли подписывать электронный табель, если зарплата считается в 1С?
Табель является первичным учетным документом. Если в организации утверждена унифицированная форма, печатный табель подписывается ответственным лицом и руководителем. При электронном документообороте возможна подпись УКЭП — порядок закрепляется в учетной политике.
Как исправить табель за прошлый месяц, если зарплата уже выплачена?
Не редактируйте закрытый период напрямую. Введите корректирующий документ текущей датой с указанием прошлого периода — программа выполнит перерасчет, а разница отразится в ближайшей выплате и корректно попадет в отчетность по НДФЛ и взносам.