Как заполнить стаж в 1С ЗУП

Сведения о стаже в 1С:ЗУП нужны для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, формирования отчётности в СФР (СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1), исчисления выслуги лет и персональных надбавок. Программа хранит несколько видов стажа, и каждый заполняется по своим правилам: часть данных вводится вручную при приёме сотрудника, часть рассчитывается автоматически по кадровым документам.

Основная точка входа — карточка сотрудника, ссылка «Трудовая деятельность» (в некоторых релизах — «Стажи» в разделе «Семья, стаж»). Именно там фиксируется страховой стаж для оплаты больничных, стаж для надбавок и общий трудовой стаж. Ошибки в этих данных напрямую влияют на суммы пособий и на приём отчётности фондом, поэтому заполнять стаж нужно до первого расчёта больничного и до сдачи персонифицированной отчётности.

Ниже разобрано, где в программе хранятся сведения о стаже, как ввести первоначальные данные, как программа рассчитывает стаж автоматически и как проверить результат перед отчётным периодом.

Какие виды стажа хранит 1С:ЗУП

Программа различает несколько видов стажа, и путать их нельзя — у каждого своё назначение и свои правила подсчёта. Страховой стаж для пособий определяет процент оплаты больничного (60, 80 или 100 процентов в зависимости от продолжительности). Стаж для надбавок используется в настроенных начислениях, например за выслугу лет. Общий и непрерывный стажи остались как исторические показатели и применяются редко.

Отдельно ведутся специальные стажи: стаж на вредных и тяжёлых работах (для досрочной пенсии), северный стаж, педагогический, медицинский. Эти данные попадают в отчётность и влияют на пенсионные права работника, поэтому к их заполнению предъявляются повышенные требования.

Где в карточке сотрудника вводится стаж

Откройте справочник «Сотрудники», выберите работника и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность». В открывшейся форме есть раздел «Стажи» с таблицей: вид стажа, дата отсчёта, количество лет, месяцев и дней. Для страхового стажа укажите вид «Страховой стаж для оплаты больничных листов», дату отсчёта (обычно дата приёма в вашу организацию) и накопленный стаж на эту дату по данным трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности.

Если сотрудник работает не первый год, а стаж раньше не вводился, дату отсчёта можно указать текущей датой и внести весь стаж, рассчитанный вручную на сегодня. Программа от этой точки будет наращивать стаж автоматически по мере работы сотрудника.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность»
2. 2
   В разделе «Стажи» добавьте строку с видом «Страховой стаж для оплаты больничных листов»
3. 3
   Укажите дату отсчёта — как правило, дату приёма на работу
4. 4
   Внесите годы, месяцы и дни стажа по трудовой книжке или форме СТД-Р
5. 5
   Запишите карточку и проверьте, что стаж отображается в больничном листе

Как программа рассчитывает стаж автоматически

После того как введена начальная точка отсчёта, ЗУП досчитывает страховой стаж самостоятельно: к зафиксированному значению прибавляется время работы в организации. При расчёте больничного программа определяет стаж на дату начала нетрудоспособности и подставляет процент оплаты. Вручную каждый месяц ничего обновлять не нужно.

Периоды, которые не должны входить в стаж (например, отпуск без сохранения зарплаты сверх учитываемой продолжительности или время отстранения), программа исключает на основании документов отсутствий — при условии, что виды отсутствий настроены корректно. Если кадровые документы оформляются небрежно или отсутствия проводятся «задним числом» без перерасчёта, автоматический подсчёт даёт искажённый результат.

Стаж для отчётности: СЗВ-СТАЖ и ЕФС-1

Персонифицированные сведения о стаже формируются не из поля «Стажи» в карточке, а из кадровых документов: приёмов, переводов, увольнений, отпусков. При подготовке отчёта программа собирает периоды работы за отчётный год по каждому сотруднику и разбивает их по условиям труда и территориальным коэффициентам.

Перед отправкой отчёта обязательно сформируйте его в тестовом режиме и проверьте сотрудников с нестандартными ситуациями: внешних совместителей, работников вредных профессий, тех, кто был в отпуске по уходу за ребёнком или на больничном длительное время. Именно по этим категориям чаще всего приходят протоколы с ошибками.

Специальные стажи: вредность и северные условия

Стаж на работах с особыми условиями труда программа определяет по должности в штатном расписании: в позиции указываются условия труда по результатам спецоценки и коды специального стажа. Если в штатном расписании эти сведения не заполнены, в отчётность попадут периоды без кодов, и фонд запросит пояснения.

Северный стаж формируется из территориальных условий, указанных в подразделении или в кадровом документе сотрудника. Проверьте, что в карточке подразделения выбран правильный районный коэффициент и территориальные условия — от этого зависит корректность кодов в отчёте.

Типичные ошибки при заполнении стажа

Самая частая проблема — страховой стаж не введён при приёме, и первый же больничный рассчитывается по минимальному проценту. Исправить можно в любой момент: введите стаж с датой отсчёта до начала нетрудоспособности и пересчитайте документ.

Вторая группа ошибок — расхождение данных в карточке и в отчётности. Кадровик правит стаж вручную в документе отчёта, но не исправляет первичные кадровые данные, и в следующем периоде ошибка возвращается. Правильный путь — всегда исправлять источник: кадровый документ, штатное расписание или карточку сотрудника.

Как проверить корректность данных

Для проверки страхового стажа создайте тестовый больничный лист на интересующего сотрудника и посмотрите, какой стаж и процент оплаты подставила программа — затем удалите документ. Для проверки отчётного стажа сформируйте отчёт за предыдущий период и сравните периоды с табелем и кадровыми приказами по выборке сотрудников.

Контрольные точки

Как проверить результат

Стаж в больничном листе

Норма

Совпадает с расчётом по трудовой книжке на дату начала болезни

Тревожный признак

Стаж нулевой или меньше фактического — не введены начальные данные

Периоды в отчёте по стажу

Норма

Покрывают весь период работы без разрывов и наложений

Тревожный признак

Пустые интервалы у работающих сотрудников или периоды после увольнения

Коды условий труда

Норма

Заполнены у вредных и северных должностей

Тревожный признак

Коды отсутствуют — проверьте штатное расписание

Удобно завести правило: при приёме сотрудника кадровик сразу вводит страховой стаж и прикладывает скан подтверждающего документа в файлы карточки. Тогда при первом больничном не придётся срочно запрашивать у работника трудовую книжку или сведения из СФР.

Частые вопросы о стаже в 1С:ЗУП

Где взять данные о стаже, если у сотрудника нет трудовой книжки?

Запросите у работника сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р из ПФР/СФР или от предыдущего работодателя) либо справки с прежних мест работы. На основании этих документов рассчитайте стаж вручную и введите его в карточку.

Нужно ли ежемесячно обновлять стаж в карточке?

Нет. Если стаж введён с датой отсчёта, программа автоматически наращивает его по мере работы сотрудника. Ручное вмешательство требуется только при выявлении ошибки в исходных данных.

Больничный рассчитан с неверным процентом — что делать?

Проверьте стаж в карточке сотрудника: вид стажа, дату отсчёта и введённое значение. Исправьте данные, затем пересчитайте больничный лист кнопкой «Исправить» или перепроведите документ.

Почему в отчёте по стажу у сотрудника пустой период, хотя он работал?

Чаще всего причина в непроведённом кадровом документе, увольнении с ошибочной датой или отсутствии, оформленном некорректным видом. Проверьте журнал кадровых документов за этот период и исправьте источник, а не сам отчёт.

Как учесть военную службу в страховом стаже?

Периоды военной службы включаются в страховой стаж. Введите их в карточке сотрудника, увеличив стаж на соответствующее количество лет, месяцев и дней на дату отсчёта, на основании военного билета или справки.