Как заполнять личную карточку сотрудника в 1С

Личная карточка сотрудника в 1С — это основной источник персональных данных, из которых программа формирует приказы, расчётные листки, отчёты в ФНС и СФР, а также формы Т-2 и П-4. Ошибка в одном поле — например, в СНИЛС или дате рождения — приводит к отказу при сдаче отчётности и к необходимости подавать корректирующие формы. Поэтому заполнять карточку нужно по документам сотрудника, а не со слов.

Порядок работы немного отличается в зависимости от конфигурации. В 1С:ЗУП данные хранятся в справочниках «Физические лица» и «Сотрудники», а полноценная карточка по форме Т-2 формируется как печатная форма. В 1С:Бухгалтерии структура похожая, но набор кадровых документов урезан. Ниже разобраны оба варианта с акцентом на 1С:ЗУП как наиболее распространённую кадровую конфигурацию.

Где находится личная карточка в 1С

В 1С:ЗУП персональные данные разнесены по двум связанным справочникам. Справочник «Физические лица» (раздел «Кадры» → «Физические лица») хранит данные человека как такового: ФИО, дату рождения, документы, ИНН, СНИЛС, адреса. Справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники») связывает физлицо с конкретной организацией и трудовым договором. Один человек может быть сотрудником нескольких организаций в одной базе — при этом физлицо создаётся один раз.

В 1С:Бухгалтерии путь аналогичный: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Карточка сотрудника там содержит ссылку на физлицо, которое редактируется по гиперссылке из формы. Печатная форма личной карточки Т-2 доступна из карточки сотрудника через кнопку «Печать».

Создание физического лица: пошаговый порядок

Откройте раздел «Кадры» → «Физические лица» и нажмите «Создать». Введите ФИО полностью, как в паспорте, без сокращений. Программа автоматически разложит ФИО на фамилию, имя и отчество — проверьте результат по ссылке «Изменить» рядом с полем, особенно для двойных фамилий и отчеств с дефисом.

Далее заполните дату рождения и пол. Эти поля влияют на проверку корректности СНИЛС и на кадровые отчёты, поэтому сверяйте их с паспортом, а не с анкеты. Если у сотрудника менялась фамилия, историю изменений ФИО вносят через ссылку «История» в карточке — это важно для корректного отражения данных в отчётах за прошлые периоды.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Физические лица» → «Создать»
2. 2
   Введите ФИО точно по паспорту и проверьте автоматическое разложение
3. 3
   Укажите дату рождения и пол по документу
4. 4
   Заполните группу «Документ, удостоверяющий личность»: вид, серию, номер, кем и когда выдан
5. 5
   Введите ИНН и СНИЛС с проверкой контрольных цифр
6. 6
   Заполните адреса: регистрации и фактического проживания
7. 7
   Запишите карточку и проверьте отсутствие предупреждений программы

Заполнение паспортных данных, ИНН и СНИЛС

Документ, удостоверяющий личность, вносится в поле «Документ» карточки физлица. Выберите вид документа из классификатора (паспорт гражданина РФ, загранпаспорт, вид на жительство и т.д.), затем укажите серию, номер, дату выдачи и кем выдан. Серия паспорта РФ вводится четырьмя цифрами без пробела или с пробелом — программа нормализует формат сама, но лишние символы лучше не вводить.

СНИЛС вводится в формате «XXX-XXX-XXX YY» — программа проверяет контрольное число, и при неверной последовательности выдаст предупреждение. Игнорировать его нельзя: с ошибочным СНИЛС персонифицированные сведения и ЕФС-1 не пройдут форматно-логический контроль. ИНН физлица — 12 цифр; если сотрудник не предоставил ИНН, поле можно оставить пустым, это не блокирует приём на работу, но для иностранцев и отдельных отчётов ИНН может потребоваться.

Создание сотрудника и привязка к организации

После записи физлица создайте сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать». В поле «Физическое лицо» выберите созданную ранее запись — программа предложит подходящие варианты при вводе фамилии. Укажите организацию, если в базе их несколько, и при необходимости головную организацию для обособленных подразделений.

Само по себе создание сотрудника не оформляет трудовые отношения. Для приёма на работу нужен документ «Приём на работу» (в ЗУП) или «Приём на работу в организацию» (в Бухгалтерии), где указываются подразделение, должность, дата приёма, вид занятости и условия оплаты. Только после проведения этого документа сотрудник появится в штатной расстановке и начнёт попадать в расчёты и отчёты.

Адреса, контакты и дополнительные сведения

Адрес регистрации и адрес фактического проживания вводятся через поле «Адреса» по классификатору ФИАС. Набирайте адрес постепенно и выбирайте подсказки из списка — так адрес сохранится в структурированном виде, что критично для отчётов в налоговую и для уведомлений о приёме иностранных работников. Адрес, введённый произвольным текстом без привязки к классификатору, может не пройти проверку при выгрузке.

Телефоны и адреса электронной почты заполняются в поле «Контакты». Эти данные используются для отправки расчётных листков и при обмене с сервисами 1С. Дополнительные сведения — образование, семейное положение, воинский учёт, инвалидность — заполняются по соответствующим ссылкам в карточке физлица. Данные воинского учёта обязательны для военнообязанных, если организация ведёт воинский учёт.

Формирование печатной формы Т-2

Унифицированная форма Т-2 формируется автоматически из введённых данных. В карточке сотрудника нажмите «Печать» → «Личная карточка (Т-2)». Программа соберёт сведения из карточки физлица, кадровых документов (приёмы, переводы, отпуска) и данных об образовании. Если какой-то раздел пуст — значит, соответствующие данные не введены в базу, а не «не выгрузились».

Проверьте заполненную форму перед подписанием: разделы о приёме и переводах должны соответствовать приказам, сведения об отпусках — фактически предоставленным отпускам. Если организация перешла на кадровый электронный документооборот, бумажная Т-2 может не вестись — её функции выполняют электронные кадровые документы, но право выбора формы учёта закрепляется в локальных актах организации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма Т-2

Норма

Все разделы заполнены из данных базы, ФИО и даты совпадают с паспортом

Тревожный признак

Пустые разделы при наличии документов, расхождения в датах

СНИЛС и ИНН

Норма

Программа не выдаёт предупреждений о контрольных числах

Тревожный признак

Жёлтые или красные сообщения о неверном формате

Штатная расстановка

Норма

Сотрудник виден в подразделении после проведения приёма

Тревожный признак

Сотрудник создан, но в расстановке отсутствует — приём не проведён

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают из-за дублей физлиц, опечаток в СНИЛС и заполнения данных «со слов» сотрудника. Ещё одна распространённая ситуация — изменение фамилии после замужества вносят правкой существующего поля ФИО без указания даты изменения. Тогда в отчётах за прошлые периоды новая фамилия подставится ретроспективно, что вызовет расхождения с ранее сданными формами.

Ограничения и когда лучше привлечь специалиста

Самостоятельное заполнение карточки безопасно при стандартных ситуациях: приём штатного сотрудника с полным комплектом документов. Помощь внедренца или опытного кадровика понадобится при переносе данных из другой программы, объединении дублей физлиц с историей расчётов, оформлении совместителей в несколько организаций и исправлении ошибок в уже сданной отчётности. Объединение дублей выполняется штатной обработкой «Поиск и удаление дублей», но только после резервной копии — операция необратима.

Часто задаваемые вопросы

Чем отличается личная карточка в 1С от формы Т-2?

Личная карточка в программе — это набор электронных данных в справочниках «Физические лица» и «Сотрудники». Форма Т-2 — печатный документ, который 1С формирует автоматически из этих данных по кнопке «Печать». Редактировать нужно данные в базе, а не готовую печатную форму.

Можно ли принять сотрудника без ИНН?

Да, поле ИНН не является обязательным для приёма на работу. Однако для сдачи некоторых отчётов и при работе с иностранными сотрудниками ИНН может потребоваться, поэтому лучше запросить справку о постановке на учёт при трудоустройстве.

Что делать, если сотрудник сменил фамилию?

В карточке физлица откройте историю изменений ФИО (ссылка «История» рядом с полем) и добавьте новое значение с датой изменения. Не перезаписывайте старую фамилию — иначе отчёты за прошлые периоды сформируются с новыми данными и разойдутся с уже сданными формами.

Почему сотрудник не попадает в расчёт зарплаты?

Наиболее вероятная причина — создана карточка сотрудника, но не проведён документ «Приём на работу». Проверьте журнал кадровых документов: приём должен быть проведён с корректной датой, подразделением и назначенным начислением.

Как найти и устранить дубль физического лица?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Перед объединением обязательно создайте резервную копию базы: после замены ссылок отменить операцию штатными средствами нельзя, а при наличии расчётов по обоим дублям лучше привлечь специалиста.

Обязательно ли вести бумажную карточку Т-2?

Организация вправе вести кадровые документы в электронном виде, если это закреплено локальными актами и обеспечено надлежащее хранение. При электронном кадровом документообороте в 1С данные карточки хранятся в базе, а Т-2 распечатывается только при необходимости — например, для проверки или по запросу сотрудника.