Как заполняется больничный лист в 1С

Больничный лист в 1С оформляется документом «Больничный лист» (в 1С:ЗУП) или «Начисление по больничному листу» (в 1С:Бухгалтерии). Программа рассчитывает пособие автоматически на основании среднего заработка сотрудника, стажа и данных электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН), который загружается из ФСС/СФР. Задача кадровика или бухгалтера — корректно ввести данные, проверить расчёт и отправить сведения в фонд.

Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях: загрузка ЭЛН, ручной ввод, проверка среднего заработка, особенности продолжений и переходящих больничных, а также ошибки, из-за которых фонд возвращает сведения или занижается пособие.

Где находится документ и что нужно подготовить

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 документ расположен в разделе «Зарплата» → «Больничные листы» или «Кадры» → «Больничные листы». В 1С:Бухгалтерии 8 — в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → создать «Больничный лист». Для создания документа у пользователя должны быть права на кадровые документы и начисления.

Перед вводом убедитесь, что в информационной базе заполнены: карточка сотрудника с датой приёма, сведения о стаже для больничных (в ЗУП — ссылка «Трудовая деятельность» в карточке сотрудника), данные о заработке за расчётные годы, а также настроен обмен с СФР, если больничный электронный. Сейчас практически все листки нетрудоспособности оформляются в электронном виде, бумажные — только для отдельных категорий.

Загрузка электронного больничного (ЭЛН)

Самый надёжный способ — загрузить ЭЛН напрямую из фонда. В 1С:ЗУП откройте «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или используйте встроенный обмен с СФР: программа получит список открытых листков по вашим сотрудникам. В документе «Больничный лист» достаточно указать номер ЭЛН — остальные поля (период, код причины нетрудоспособности, даты) подтянутся автоматически.

Обратите внимание на статус листка. Пособие можно рассчитывать, когда ЭЛН находится в статусе «Закрыт» (для обычного заболевания) или когда фонд прислал данные для расчёта. Если листок ещё открыт, документ можно создать, но расчёт будет предварительным — после закрытия листка данные нужно обновить кнопкой «Обновить данные ЭЛН» или аналогичной командой.

1. 1
   Получите номер ЭЛН у сотрудника или загрузите список листков из СФР
2. 2
   Создайте документ «Больничный лист» и укажите сотрудника и номер ЭЛН
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные даты, причину нетрудоспособности и процент оплаты
4. 4
   Откройте расчёт среднего заработка и сверьте суммы за расчётные годы
5. 5
   Проверьте стаж, от него зависит процент пособия
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму расчёта для сотрудника
7. 7
   Отправьте сведения в СФР, если этого требует проактивный механизм выплат

Ручной ввод данных больничного

Если автоматическая загрузка недоступна, заполните документ вручную. Основные поля: сотрудник, месяц начисления, даты начала и окончания нетрудоспособности, причина (заболевание, травма, уход за ребёнком, карантин и т.д.), номер листка. От причины зависят правила оплаты: например, уход за больным ребёнком и обычное заболевание оплачиваются по разным лимитам.

Поле «Процент оплаты» программа определяет по стажу: менее 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, 8 лет и более — 100%. Стаж подтягивается из карточки сотрудника; если он не заполнен, программа может применить минимальный процент. Проверьте это поле вручную — заниженный стаж напрямую уменьшает выплату сотруднику.

Для пособий по беременности и родам и отдельных случаев процент всегда 100% независимо от стажа. Также есть особые правила при нарушении режима и при заболевании в течение 30 дней после увольнения — эти ситуации отражаются соответствующими флажками и кодами в документе.

Проверка расчёта среднего заработка

Пособие считается из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году болезни. В документе «Больничный лист» есть ссылка на расчёт среднего заработка (кнопка с суммой или зелёный карандаш). Откройте её и проверьте, какие начисления попали в базу: должны войти все облагаемые взносами выплаты за расчётные годы.

Если сотрудник работает у вас недавно, данных в базе может не быть — тогда заработок за предыдущие годы вводится вручную на основании справки о сумме заработка от прежнего работодателя. В ЗУП это делается документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» или прямо в форме расчёта среднего.

Сравните рассчитанный среднедневной заработок с ограничениями: пособие не может быть меньше рассчитанного из МРОТ (при полном рабочем времени) и больше предельной базы по взносам за соответствующие годы. Программа применяет эти ограничения автоматически, но при ручном редактировании сумм легко их нарушить.

Контрольные точки

Как проверить расчёт перед проведением

Стаж в документе

Норма

Совпадает со стажем в карточке сотрудника, процент оплаты соответствует стажу

Тревожный признак

Стаж пустой или процент 60% у сотрудника с большим стажем

Средний заработок

Норма

В базе есть начисления за оба расчётных года или введена справка от прошлого работодателя

Тревожный признак

Средний заработок равен нулю или пособие посчитано только из МРОТ без причин

Даты и причина нетрудоспособности

Норма

Совпадают с данными ЭЛН, код причины корректный

Тревожный признак

Даты вручную сдвинуты, причина не соответствует листку

Сумма пособия

Норма

Разбивка «за счёт работодателя / за счёт СФР» присутствует, суммы сходятся с расчётом

Тревожный признак

Вся сумма повисла за счёт работодателя или документ не проводится

Продолжения, переходящие и частые сценарии

Продолжение больничного

Если сотрудник принёс второй листок, являющийся продолжением первого, в документе установите переключатель «Является продолжением листка нетрудоспособности» и выберите первичный документ. Тогда средний заработок не пересчитывается — берётся из первого больничного, как и требует порядок расчёта пособий.

Переходящий больничный

Больничный, начавшийся в одном месяце и закончившийся в другом, в ЗУП можно отразить одним документом — суммы распределятся по месяцам автоматически, если включён соответствующий вариант учёта. Либо создаются два документа: по числу дней в каждом месяце. Выбор зависит от настроек учётной политики и требований к отчётности.

Больничный во время отпуска или простоя

Если период болезни пересекается с отпуском, программа предложит скорректировать отпуск (продлить или перенести) — соответствующий механизм включается в настройках расчёта зарплаты. За дни простоя пособие по общим правилам не назначается, и программа это учитывает при совпадении периодов.

Отправка сведений в СФР и выплата

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается по проактивному механизму: работодатель оплачивает первые три дня болезни, остальное перечисляет фонд на основании сведений работодателя. В 1С сведения формируются автоматически при проведении больничного и отправляются через 1С-Отчётность или специализированный обмен.

Проверьте, что в карточке сотрудника заполнены СНИЛС, паспортные данные и способ выплаты (лицевой счёт или карта МИР) — без этих данных фонд не сможет перечислить пособие. После отправки отслеживайте статус: при ошибках фонд присылает протокол с указанием некорректных полей.

Отражение в учёте и отчётности

Проведённый больничный попадает в расчётный листок сотрудника, уменьшает базу по НДФЛ на сумму пособия (пособие облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами) и отражается в отчётах: РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения. В 1С:Бухгалтерии суммы за счёт работодателя относятся на счета затрат по правилам, заданным в настройках зарплаты.

Если больничный создан после расчёта зарплаты за месяц, проверьте, не образовалось ли перерасчётов: при совпадении дней болезни с уже начисленным окладом программа сторнирует лишнее. Для контроля используйте отчёты «Расчётный листок» и «Полный свод начислений».

Частые вопросы

Что делать, если ЭЛН не загружается в 1С?

Проверьте, настроен ли обмен с СФР и действителен ли сертификат. Если обмен работает, а листка нет, уточните у сотрудника номер ЭЛН и запросите его по номеру. Как временный вариант допустим ручной ввод данных с последующей сверкой.

Как оформить больничный внешнему совместителю?

Документ создаётся на сотрудника-совместителя в обычном порядке. Средний заработок считается только по вашей организации; при необходимости учитывается справка с другого места работы, если это допустимо по правилам назначения пособия совместителям.

Можно ли исправить проведённый больничный?

Да. Если период ещё открыт, документ можно перепровести после изменения данных. Если зарплата за месяц уже выплачена и отчётность сдана, корректировку лучше выполнять через механизм исправлений (документ «Сторнирование начислений» или исправление документа в ЗУП), чтобы не нарушить последовательность расчётов.

Почему пособие посчитано из МРОТ, хотя у сотрудника была зарплата?

Обычные причины: в базе нет начислений за расчётные годы (сотрудник принят недавно и справка о заработке не введена), средний заработок действительно ниже МРОТ-уровня, либо стаж меньше шести месяцев — в этом случае закон ограничивает пособие величиной МРОТ.

Кто оплачивает больничный: работодатель или фонд?

При обычном заболевании или травме сотрудника первые три дня оплачивает работодатель, остальные дни — СФР. При уходе за больным членом семьи, карантине и ряде других случаев пособие с первого дня выплачивает фонд. Программа делит сумму автоматически по коду причины нетрудоспособности.

Нужно ли распечатывать электронный больничный?

Обязанности распечатывать ЭЛН нет, но полезно сформировать из документа печатную форму расчёта пособия и передать её сотруднику — так он видит, из чего сложилась сумма. Сам листок хранится в системе фонда в электронном виде.