Как заполнить СЗВ-ТД вручную в 1С

СЗВ-ТД — это отчёт о кадровых мероприятиях, который работодатель направляет в СФР (бывший ПФР) при приёме, переводе, увольнении сотрудника и других кадровых событиях. В типовых конфигурациях 1С отчёт обычно формируется автоматически на основании кадровых документов, но бывают ситуации, когда данные нужно внести или скорректировать вручную: документы проведены задним числом, кадровый учёт вёлся в другой программе, либо автоматическое заполнение не сработало.

Ручное заполнение СЗВ-ТД доступно в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Ниже разобран порядок действий от создания отчёта до контроля перед отправкой, а также типичные ошибки, которые приводят к отказу в приёме отчёта.

Важно понимать: ручная правка отчёта не заменяет кадровый документ. Если вы вручную вносите приём на работу в СЗВ-ТД, но не оформили приказ о приёме в программе, данные учёта и отчётности разойдутся. Поэтому ручное заполнение — это инструмент исправления и дополнения, а не замена нормального учёта.

Когда требуется ручное заполнение СЗВ-ТД

Автоматическое заполнение работает корректно, если все кадровые мероприятия оформлены документами «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» и им подобными. Ручное вмешательство оправдано в ограниченном числе случаев.

• Кадровый документ провели после формирования отчёта, и пересоздавать отчёт неудобно.
• Учёт перенесён из другой программы, и часть документов отсутствует в базе.
• Нужно подать корректирующий или отменяющий отчёт на уже сданное мероприятие.
• Автозаполнение не подхватило мероприятие из-за особенностей настройки (например, нестандартный вид перевода).
• Требуется отразить сведения о запрете занимать должность или иное редкое мероприятие, которое программа не формирует сама.

Если ситуация стандартная — приём или увольнение в текущем периоде — сначала попробуйте автозаполнение. Ручная правка оправдана только тогда, когда автоматика не справляется или её результат нужно скорректировать.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Кадровый документ проведён, но в отчёте пустоИспользуйте кнопку «Заполнить» — программа подтянет мероприятия автоматически

Документа нет в базе (перенос данных)Сначала оформите кадровый документ, затем заполняйте отчёт

Нужно исправить уже сданный отчётСоздайте корректирующий СЗВ-ТД с признаком отмены или корректировки мероприятия

Редкое мероприятие не формируется автоматическиДобавьте строку вручную в документе СЗВ-ТД

Где находится отчёт СЗВ-ТД в 1С

В 1С:ЗУП 3.1 документ расположен в разделе «Отчетность, справки» → «СЗВ-ТД». Также доступ к отчёту есть через журнал «Отчетность в фонды» или «1С-Отчетность». В 1С:Бухгалтерии 8 путь аналогичен: «Зарплата и кадры» → «СЗВ-ТД» либо через общий список отчётности.

Если пункта меню нет, проверьте права пользователя — документ доступен ролям, связанным с кадровым учётом и отчётностью. Также убедитесь, что в настройках учётной политики организации включена передача сведений о трудовой деятельности.

Создание документа и заполнение шапки

Откройте список документов СЗВ-ТД и нажмите «Создать». В шапке укажите:

• Организацию — если в базе несколько юрлиц, выберите нужное; от этого зависят регистрационные данные страхователя.
• Отчетный период — год и, при необходимости, месяц формирования сведений.
• Тип сведений — исходный, корректирующий или отменяющий отчёт. Для ручной первичной подачи выбирается исходный тип.

После заполнения шапки можно нажать «Заполнить» — программа подберёт все зарегистрированные за период мероприятия. Если вы намеренно формируете отчёт вручную, пропустите этот шаг и переходите к добавлению сотрудников.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «СЗВ-ТД» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, отчетный период и тип сведений (исходный/корректирующий)
3. 3
   Добавьте сотрудника кнопкой «Добавить» в табличной части
4. 4
   Заполните вид мероприятия, дату, должность, подразделение и основание
5. 5
   Нажмите «Проверить» для контроля ошибок
6. 6
   Проведите документ и отправьте отчёт через 1С-Отчетность или выгрузите файл

Ручное добавление сотрудника и мероприятия

В табличной части документа нажмите «Добавить» и выберите сотрудника из справочника. Программа подтянет его ФИО, СНИЛС и, при наличии, данные о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажной или электронной). Если сотрудник не выбирается, проверьте, оформлен ли он в штат и не введён ли как физическое лицо без трудовых отношений.

Для каждого сотрудника заполняется строка мероприятия со следующими ключевыми полями:

• Вид мероприятия — приём, перевод, увольнение, переименование организации, установление или отмена запрета на должность. Значение выбирается из фиксированного списка.
• Дата мероприятия — должна совпадать с датой кадрового приказа.
• Должность и структурное подразделение — как в штатном расписании.
• Трудовая функция — код по классификатору, если применяется в вашей конфигурации.
• Основание — номер и дата приказа; при увольнении дополнительно указывается статья ТК РФ и её формулировка.

При увольнении особое внимание уделите коду причины: он должен соответствовать статье Трудового кодекса, указанной в приказе. Несовпадение формулировки в СЗВ-ТД и в приказе — частая причина вопросов со стороны фонда.

Корректирующий и отменяющий отчёт

Если нужно исправить уже сданные сведения, создайте новый документ СЗВ-ТД с типом «Корректирующий». В строке мероприятия укажите те же сотрудника и дату, что в первичном отчёте, и исправленные данные. Для полной отмены ошибочно поданного мероприятия используется отменяющий тип с признаком отмены по конкретной строке.

Проверка заполнения и контроль ошибок

Перед проведением документа нажмите кнопку «Проверить» (в 1С:ЗУП — «Проверка заполнения», в 1С-Отчетности — встроенный контроль). Программа проверит обязательные поля, формат СНИЛС, соответствие дат и видов мероприятий.

Дополнительно проконтролируйте вручную:

• Дата мероприятия не позже даты формирования отчёта и не раньше даты приёма сотрудника.
• У сотрудника заполнен СНИЛС — без него строка не пройдёт форматно-логический контроль.
• Должность в отчёте совпадает с должностью в приказе, а не с сокращённым названием из расчётных документов.
• При переводе указано подразделение-получатель, а не прежнее место работы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус проверки документа

Норма

Сообщений об ошибках нет, документ проводится

Тревожный признак

Программа выдаёт список незаполненных полей или неверных форматов

Файл выгрузки

Норма

Файл формируется и проходит контроль в 1С-Отчетности

Тревожный признак

Файл не создаётся или отклоняется на этапе проверки

Квитанция СФР

Норма

Получен положительный протокол, сведения приняты

Тревожный признак

Протокол с ошибками по конкретным сотрудникам — требуется корректировка

Отправка отчёта в СФР

Если подключена 1С-Отчетность, документ СЗВ-ТД отправляется прямо из программы: откройте отчёт в журнале 1С-Отчетности и нажмите «Отправить». После отправки дождитесь квитанции и протокола — только положительный протокол подтверждает, что сведения приняты.

Без подключённой сервисной отправки отчёт выгружается в файл формата XML и подаётся через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через оператора ЭДО. Файл выгружается кнопкой «Выгрузить» из формы отчёта.

Ограничения ручного заполнения и альтернативы

Ручной ввод в документ СЗВ-ТД не изменяет регистры кадрового учёта. Это значит, что при следующем автоматическом формировании отчёта программа снова подтянет данные из документов, и внесённая вручную строка может задвоиться или потеряться. Поэтому после ручной правки проверяйте отчёт перед каждой отправкой.

Устойчивая альтернатива — оформить недостающий кадровый документ (приём, перевод, увольнение) с правильными датами и затем заполнить СЗВ-ТД автоматически. Это исключает расхождения между учётом и отчётностью и упрощает последующие корректировки.

Частые вопросы

Можно ли заполнить СЗВ-ТД вручную, если сотрудник ещё не принят в программе?

Технически строку добавить можно, но сотрудник должен существовать в справочнике. Правильный путь — сначала оформить приём на работу документом, иначе данные отчёта не будут связаны с учётом, а при следующем автозаполнении возникнут дубли.

Что делать, если отчёт уже отправлен, но обнаружена ошибка?

Создайте новый документ СЗВ-ТД с типом «Корректирующий» и укажите исправленные сведения по тому же сотруднику и мероприятию. Если мероприятие подано ошибочно полностью — используйте отменяющую форму. Редактировать и повторно отправлять исходный документ не нужно.

Почему кнопка «Заполнить» не подтягивает кадровые документы?

Чаще всего документы не проведены, проведены другой датой, либо отчётный период в шапке не совпадает с периодом мероприятий. Также проверьте, что в кадровых документах не снят признак отражения в СЗВ-ТД и выбрана та же организация.

Нужно ли подавать СЗВ-ТД, если кадровых событий не было?

Нет, нулевой СЗВ-ТД не подаётся. Отчёт формируется только при наличии мероприятий: приём, перевод, увольнение, переименование работодателя и другие события из установленного перечня.

Как проверить, что СФР принял вручную заполненный отчёт?

При отправке через 1С-Отчетность дождитесь квитанции о доставке и протокола контроля — статус виден в журнале отправки. При выгрузке файлом проверяйте результат в личном кабинете страхователя СФР. Только положительный протокол подтверждает приём сведений.