Как заполнить трудовую функцию и код профессиональной деятельности в 1С

Трудовая функция и код профессиональной деятельности в 1С:Зарплата и управление персоналом нужны для формирования электронных трудовых книжек (ЭТК), отчетности по форме ЕФС-1 и корректного отражения сведений о работе сотрудника. Если эти данные не заполнены или заполнены с ошибками, отчет в СФР вернется с протоколом ошибок, а сведения о трудовой деятельности работника не будут приняты.

Код профессиональной деятельности выбирается из классификатора ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) и привязывается к должности или позиции штатного расписания. Трудовая функция — это текстовое описание работы, которое выполняет сотрудник по занимаемой должности, в терминах профессионального стандарта или должностной инструкции.

Ниже разобрано, где в программе хранятся эти сведения, как их заполнить для новых и уже работающих сотрудников, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где в 1С хранятся трудовая функция и код ОКЗ

В типовой конфигурации 1С:ЗУП используются три связанных места хранения. Первое — справочник «Должности», где в карточке должности есть поле «Код по ОКЗ» и признаки, связанные с профстандартами. Второе — позиции штатного расписания: здесь можно уточнить трудовую функцию и код, если для одной должности в разных подразделениях они отличаются. Третье — кадровые документы: прием на работу, кадровый перевод, где трудовая функция подставляется из позиции и может быть скорректирована вручную.

Код профессиональной деятельности выбирается из классификатора ОКЗ (ОК 010-2014), который встроен в программу и обновляется вместе с релизами. Искать код удобнее по наименованию занятия, а не по номеру: часть кодов имеет похожие названия, и поиск по тексту снижает риск выбрать соседнюю группу.

Трудовая функция хранится как текстовое поле. Именно она попадает в сведения о трудовой деятельности (ЭТК) в графу «Трудовая функция», поэтому формулировка должна соответствовать трудовому договору и должностной инструкции сотрудника.

Подготовка: что проверить до заполнения

Перед заполнением убедитесь, что в настройках учетной политики организации включено ведение штатного расписания, если вы планируете задавать трудовую функцию на уровне позиций. Без штатного расписания трудовая функция указывается только в кадровых документах, что увеличивает ручную работу при большом числе сотрудников.

Проверьте актуальность классификатора ОКЗ: в старых релизах могут отсутствовать новые коды. Если нужный код не находится поиском, обновите конфигурацию или загрузите обновленный классификатор через сервис обновлений 1С. Также подготовьте перечень должностей и соответствующих им профстандартов или должностных инструкций — это ускорит заполнение и сделает формулировки единообразными.

Заполнение кода ОКЗ в справочнике «Должности»

Откройте раздел «Настройка» или «Кадры» (в зависимости от релиза) и перейдите в справочник «Должности». Откройте карточку нужной должности. Найдите поле «Код по ОКЗ» — обычно оно расположено в блоке кадрового учета рядом с категорией должности и признаком вредных условий труда.

Нажмите кнопку выбора и в открывшемся классификаторе найдите подходящий код. Поиск работает по наименованию: введите ключевое слово, например «бухгалтер» или «программист», и выберите группу с подходящим уровнем квалификации. После выбора запишите карточку должности.

Заполненный код автоматически подставится в позиции штатного расписания и новые кадровые документы по этой должности. Уже созданные документы автоматически не перезаполняются — их нужно проверить и при необходимости обновить вручную.

1. 1
   Откройте справочник «Должности» и карточку нужной должности
2. 2
   Найдите поле «Код по ОКЗ» и нажмите кнопку выбора
3. 3
   Найдите код поиском по наименованию занятия и выберите подходящую группу
4. 4
   Запишите карточку и проверьте подстановку в позиции штатного расписания

Заполнение трудовой функции в штатном расписании

Откройте документ «Штатное расписание» (или справочник позиций, если используется режим без истории изменений). В табличной части или карточке позиции найдите поле «Трудовая функция». Введите формулировку так, как она должна отображаться в трудовой книжке: например, «Ведение бухгалтерского учета основных средств и нематериальных активов».

Если для одной должности в разных подразделениях функции различаются, заполняйте поле отдельно в каждой позиции. Если функция единая, можно задать ее один раз и копировать при создании новых позиций. После изменения штатного расписания проведите документ утверждения, чтобы изменения вступили в силу для новых кадровых событий.

Учтите: изменение трудовой функции в штатном расписании не меняет условия труда уже принятых сотрудников автоматически. Если функция сотрудника фактически изменилась, оформите кадровый перевод или дополнительное соглашение — в зависимости от того, затрагивает ли изменение условия трудового договора.

Трудовая функция в кадровых документах

При оформлении приема на работу трудовая функция подставляется из позиции штатного расписания. Откройте документ «Прием на работу», выберите сотрудника и позицию, затем проверьте поле «Трудовая функция» на вкладке кадровых сведений. Если позиция заполнена заранее, ручной ввод не потребуется.

Для уже работающих сотрудников, у которых трудовая функция не была заполнена, используйте документ «Кадровый перевод» или «Изменение условий труда» (в зависимости от релиза): укажите дату, с которой действует формулировка, и новое значение. Именно из этих документов сведения попадают в отчетность по ЭТК.

Проверка результата и выгрузка в отчетность

После заполнения сформируйте отчет «Сведения о трудовой деятельности» (ЕФС-1, раздел сведений о трудовой деятельности) и проверьте, что в графах «Трудовая функция» и «Код профессиональной деятельности» выведены ожидаемые значения. Если поле пустое — вернитесь к кадровому документу сотрудника и проверьте, заполнена ли функция в нем и в позиции.

Воспользуйтесь встроенной проверкой отчета перед отправкой: программа укажет на сотрудников с незаполненным кодом ОКЗ или расхождениями в данных. Исправляйте ошибки в источнике (должность, позиция, кадровый документ), а не ручной правкой отчета — иначе при следующем формировании ошибка вернется.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчет ЕФС-1 по сотруднику

Норма

Трудовая функция и код ОКЗ заполнены и совпадают с кадровым документом

Тревожный признак

Пустые графы или формулировка отличается от трудового договора

Карточка должности

Норма

Поле «Код по ОКЗ» заполнено, код есть в классификаторе

Тревожный признак

Поле пустое или код не находится поиском

Позиция штатного расписания

Норма

Трудовая функция указана и подставляется в прием на работу

Тревожный признак

В новом документе поле остается пустым

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа ошибок связана с обновлениями: после смены релиза иногда меняется состав классификатора, и ранее выбранные коды помечаются как устаревшие. Периодически запускайте проверку заполнения кадровых данных — в типовой конфигурации есть сервисы контроля, которые покажут сотрудников с некорректными или отсутствующими кодами.

FAQ

Обязательно ли заполнять код ОКЗ для всех сотрудников?

Код профессиональной деятельности обязателен в сведениях о трудовой деятельности, передаваемых в СФР. Если поле не заполнено, отчет не пройдет форматно-логический контроль. Заполняйте код для всех сотрудников, по которым подаются сведения.

Что делать, если подходящего кода ОКЗ нет в классификаторе?

Выберите ближайшую по содержанию группу занятий — классификатор не охватывает все современные профессии дословно. Ориентируйтесь на основное содержание работы, а не на название должности. Если поиск не находит код, который точно существует, обновите конфигурацию.

Нужно ли менять трудовую функцию при переименовании должности?

Переименование должности само по себе не меняет трудовую функцию. Менять формулировку нужно только если фактически изменился круг обязанностей сотрудника — тогда оформляется кадровый перевод или дополнительное соглашение к трудовому договору.

Как заполнить трудовую функцию массово для большого штата?

Заполните ее на уровне позиций штатного расписания — тогда она подставится в новые кадровые документы автоматически. Для уже принятых сотрудников используйте групповое изменение условий через соответствующие документы или обработки, если они предусмотрены вашей конфигурацией.

Влияет ли код ОКЗ на расчет зарплаты или взносов?

Нет, код профессиональной деятельности используется только в кадровой отчетности и сведениях о трудовой деятельности. На расчет заработной платы, взносов и налогов он не влияет.