Как заполнить в 1С отпуск по уходу за ребенком

Отпуск по уходу за ребенком в 1С:ЗУП оформляется отдельным кадровым документом, который одновременно приостанавливает начисление зарплаты сотруднику и включает расчет пособия до полутора лет. Ошибка в этом документе приводит сразу к двум проблемам: неверным начислениям в расчетном листке и расхождениям в отчетности для СФР. Поэтому важно заполнить не только период отпуска, но и дату окончания выплаты пособия, условия работы и данные о детях.

Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) — именно в этой конфигурации кадровые и расчетные механизмы отпуска по уходу реализованы полностью. В «1С:Бухгалтерии» документ тоже есть, но с урезанным функционалом: там часто приходится донастраивать начисления вручную. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть заявление сотрудника, свидетельство о рождении ребенка и справка от второго родителя о том, что он пособие не получает.

Что подготовить перед оформлением документа

Документ в 1С заполняется на основании заявления работника. Проверьте, что в заявлении указаны: дата начала отпуска (обычно — следующий день после окончания отпуска по беременности и родам), дата окончания отпуска и просьба о назначении пособия до полутора лет. Если сотрудник планирует работать неполный день с сохранением пособия, это тоже должно быть отражено в заявлении отдельной формулировкой.

Дополнительно потребуются: свидетельство о рождении ребенка (или данные записи акта), справка с места работы второго родителя о неполучении пособия, а для внешних совместителей — справки о заработке с других мест работы, если средний заработок считается с их учетом. Без этих данных расчет пособия может быть занижен, и исправлять его придется сторнирующими документами.

Проверьте также, что в программе актуальны настройки учетной политики и заполнены сведения об организации для обмена с СФР: регистрационный номер, код подчиненности. От них зависит корректность отправки сведений для назначения пособия.

Где находится документ и как его создать

В 1С:ЗУП 3.1 документ доступен из двух разделов: «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Отпуска по уходу за ребенком» в журнале кадровых документов) и «Зарплата» → «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска». Оба пути ведут к одному и тому же журналу. Нажмите «Создать» и выберите «Отпуск по уходу за ребенком».

Если документ не виден в интерфейсе, проверьте настройку: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Отпуска» — должна быть включена возможность учета отпусков по уходу. На типовых настройках она включена по умолчанию, но в доработанных конфигурациях бывает отключена.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, сотрудника и укажите дату документа
3. 3
   Заполните период отпуска: дату начала и дату окончания (день, когда ребенку исполняется 3 года)
4. 4
   Укажите дату окончания выплаты пособия до 1,5 лет отдельно
5. 5
   Заполните данные о ребенке и количество детей
6. 6
   Отметьте «Выплачивать пособие до 1,5 лет» и проверьте средний заработок
7. 7
   Проведите документ и проверьте расчетный листок сотрудника за текущий месяц

Как заполнить период отпуска и пособие

Ключевая особенность документа — период отпуска и период выплаты пособия задаются раздельно. Поле «Дата окончания» отпуска — это день, когда ребенку исполняется 3 года (или дата из заявления). Поле «Выплачивать пособие по» — день исполнения 1,5 лет. Если заполнить только одно из полей, программа либо продолжит считать пособие после 1,5 лет, либо прекратит отпуск раньше времени — обе ситуации приводят к ошибкам в учете.

На вкладке с пособием укажите количество детей и признак первого ребенка — от этого зависит применение минимального размера пособия. Среднедневной заработок программа рассчитывает автоматически за два предшествующих календарных года. Если сотрудница в расчетном периоде была в декрете или в отпуске по уходу за предыдущим ребенком, включите замену лет расчетного периода по ее заявлению — кнопка изменения расчетного периода рядом с полем среднего заработка.

Пособие до 1,5 лет назначает и выплачивает СФР на основании сведений, которые работодатель передает из 1С. В документе это отражается автоматически: после проведения формируются данные для отправки. Убедитесь, что у вас настроен обмен с фондом, иначе сведения придется выгружать и передавать вручную.

Отпуск с работой на неполном дне

Сотрудник вправе работать во время отпуска по уходу на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия. В 1С это оформляется в том же документе: установите флажок работы во время отпуска и укажите график неполного рабочего времени. График должен быть заранее создан в справочнике «Графики работы сотрудников» — с сокращенным числом часов в день или сокращенной неделей.

После проведения документа программа будет начислять зарплату пропорционально отработанному времени по новому графику, а пособие продолжит назначаться в полном объеме. Проверьте первый расчетный месяц особенно внимательно: в расчетном листке должны одновременно присутствовать оплата по окладу за неполное время и отсутствовать «затирание» периода отпуска.

Учтите ограничение: сокращение рабочего времени должно быть реальным, а не формальным. СФР и суды отказывают в сохранении пособия, если рабочий день сокращен символически (на несколько минут). Безопасная практика — сокращение не менее чем на час в день, хотя единый законодательный критерий отсутствует.

Досрочный выход, прерывание и изменение условий

Если сотрудник выходит из отпуска досрочно, создайте документ «Возврат из отпуска по уходу» (раздел «Зарплата» → «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска»). В нем укажите дату возврата и график работы. С даты возврата программа прекратит отпуск и возобновит начисления по основному месту работы, а выплата пособия прекратится.

Изменение условий — например, переход с полного отпуска на работу неполный день в середине периода — оформляется документом «Изменение условий отпуска по уходу за ребенком». Не редактируйте первоначальный документ задним числом: он уже мог попасть в отправленные сведения для СФР, и ручная правка создаст расхождения между базой и фондом.

При увольнении сотрудника, находящегося в отпуске по уходу (например, по собственному желанию), сначала оформляется увольнение — программа сама закроет отпуск и прекратит начисления. Отдельный возврат из отпуска перед увольнением создавать не нужно.

Проверка результата и отчетность

После проведения документа откройте расчетный листок сотрудника за текущий месяц. Признаки корректного оформления: начисления по окладу прекращены (или рассчитаны по неполному графику), пособие отражено в месяце назначения, в табеле (раздел «Зарплата» → «Отчеты» → «Табель Т-13») весь период отмечен кодом отпуска по уходу.

Затем проверьте отправку сведений в СФР: раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или журнал обмена с фондом. Сведения о страховом случае должны уйти в установленный срок — как правило, в течение нескольких рабочих дней с момента получения заявления. Если обмен не настроен, сформируйте сведения и передайте их через личный кабинет страхователя.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Оклад не начисляется (или начислен по неполному графику), пособие присутствует

Тревожный признак

Двойные начисления оклада и полного графика одновременно

Табель учета рабочего времени

Норма

Весь период отпуска отмечен кодом отпуска по уходу

Тревожный признак

Периоды отпуска чередуются с явками без основания

Обмен с СФР

Норма

Сведения отправлены и приняты фондом

Тревожный признак

Сведения не сформированы или отклонены с ошибкой

Даты в документе

Норма

Дата окончания отпуска — 3 года, пособия — 1,5 года

Тревожный признак

Обе даты совпадают или дата пособия пустая

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по уходу на отца или бабушку в 1С?

Да, закон позволяет оформить отпуск на любого родственника, фактически ухаживающего за ребенком. В 1С документ создается точно так же — на того сотрудника, который уходит в отпуск. Потребуются справки с мест работы обоих родителей о том, что они отпуск и пособие не используют.

Что делать, если сотрудница выходит на второй декрет, не выходя из первого?

Сначала оформите возврат из отпуска по уходу за первым ребенком (или его прерывание), затем — больничный по беременности и родам, а после его окончания — новый отпуск по уходу уже за вторым ребенком. При расчете пособия проверьте замену лет расчетного периода, иначе пособие будет рассчитано исходя из низкого заработка.

Почему пособие не появляется в расчетном листке?

Чаще всего не установлен флажок «Выплачивать пособие до 1,5 лет» или не заполнена дата окончания выплаты. Также проверьте, что документ проведен и дата начала отпуска попадает в расчетный месяц. Если пособие выплачивает напрямую СФР, в расчетном листке оно может отражаться справочно или не отражаться вовсе — это зависит от настроек учета.

Нужно ли прерывать отпуск, если сотрудник выходит на несколько дней?

Да. Любой выход на работу во время отпуска по уходу (кроме режима неполного времени, закрепленного в документе) оформляется возвратом из отпуска, а затем — новым документом отпуска. Иначе табель и начисления не сойдутся, а СФР может расценить период как неправомерное получение пособия.

Как исправить ошибку в уже проведенном документе?

Если сведения в СФР еще не отправлены, документ можно отменить и создать заново. Если сведения ушли — используйте «Изменение условий отпуска по уходу» или отмену документа с последующей корректировкой отправленных сведений. Прямая правка проведенного документа задним числом без корректировки отчетности приведет к расхождениям с фондом.