Другое · 10 мин
Как заполнить лицевые счета в 1С
Как заполнить лицевые счета в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Создание, ввод начальных остатков, проверка данных, типичные ошибки и способы их исправления.
Лицевой счёт в 1С — это персональная карточка учёта, в которой накапливаются все расчёты с конкретным сотрудником или контрагентом: начисления, удержания, выплаты, налоги и остатки задолженности. В 1С:Зарплата и управление персоналом лицевой счёт сотрудника формируется автоматически на основе кадровых и расчётных документов, а в 1С:Бухгалтерии лицевые счета чаще всего связаны с субконто «Контрагенты» или «Сотрудники» на счетах 60, 62, 70, 71, 73.
Главная ошибка начинающих пользователей — попытка «заполнить» лицевой счёт вручную, как таблицу. В типовых конфигурациях лицевой счёт не редактируется напрямую: он собирается из первичных документов. Правильная задача пользователя — корректно ввести исходные данные (приём на работу, начисления, оплаты, ведомости), а программа сама сформирует содержимое лицевого счёта. Ручная правка регистров в обход документов приводит к расхождениям в отчётности и ошибкам при расчёте налогов.
Ниже разобрано, как завести лицевой счёт сотрудника, ввести начальные остатки при переходе на программу, заполнить данные текущего периода, проверить результат и исправить типичные ошибки. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3, но логика во многом применима к 1С:Бухгалтерии и отраслевым решениям.
Что такое лицевой счёт в 1С и где он находится
В 1С:ЗУП лицевой счёт сотрудника физически хранится в регистрах накопления и расчёта: «Взаиморасчёты с сотрудниками», «Начисления и удержания по сотрудникам», «Зарплата к выплате» и других. Увидеть его содержимое можно через отчёты: «Расчётный листок», «Расчётная ведомость Т-51», «Полный свод начислений, удержаний и выплат», а также через карточку сотрудника — ссылка «Лицевой счёт» или закладка с расчётами (в зависимости от релиза).
В 1С:Бухгалтерии аналогом лицевого счёта служит карточка счёта по субконто: например, оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 с детализацией по сотрудникам или карточка счёта 60.01 по конкретному контрагенту. Данные туда попадают из проводок документов.
Важно понимать разницу: справочник «Сотрудники» — это анкетные данные, а лицевой счёт — это история расчётов. Один без другого не работает: без корректной карточки сотрудника невозможно правильно начислить зарплату, а без расчётных документов лицевой счёт останется пустым.
Шаг 1. Заведение сотрудника и кадровых данных
Прежде чем в лицевом счёте появятся цифры, сотрудник должен быть принят на работу документом. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу». Заполните организацию, подразделение, должность, дату приёма, график работы и вид занятости.
На закладке «Оплата труда» укажите начисления: оклад, надбавки, премии — с размером и порядком расчёта. Именно эти плановые начисления потом попадут в лицевой счёт при расчёте зарплаты. Если сотруднику положены удержания (например, алименты), добавьте их на закладке «Удержания».
Проверьте личные данные: ФИО, ИНН, СНИЛС, адрес, статус налогового резидента. Ошибки здесь не остановят расчёт зарплаты, но испортят отчётность по НДФЛ и взносам, а лицевой счёт будет содержать неверные суммы налога.
- 1Создайте документ «Приём на работу» и заполните кадровые данные
- 2Укажите плановые начисления на закладке «Оплата труда»
- 3Внесите личные данные: ИНН, СНИЛС, статус резидента, вычеты
- 4Проведите документ и убедитесь, что сотрудник появился в списке
- 5Проверьте, что плановые начисления отображаются в карточке сотрудника
Шаг 2. Ввод начальных остатков при переходе на 1С
Если учёт ведётся не с начала года, лицевые счета нужно заполнить остатками на дату перехода: задолженность по зарплате, остатки по НДФЛ, взносам, займам, периоды работы для стажа. В 1С:ЗУП для этого служит раздел «Главное» → «Начальная штатная расстановка» и «Данные на начало эксплуатации» (в некоторых релизах — помощник «Перенос данных из прежних программ»).
Остатки по зарплате вводятся документом «Начальная задолженность по зарплате»: укажите месяц, за который числится долг, сотрудника и сумму. Данные по НДФЛ вводятся документом «Операция учёта НДФЛ» или в специальной форме начальных остатков — с разбивкой по месяцам налогового периода, видам дохода и вычетам.
Не пренебрегайте этим шагом: без начальных остатков лицевые счета будут показывать неверную задолженность, а отчёт 6-НДФЛ за год соберётся с ошибками, потому что программа не увидит доходы, выплаченные до перехода на 1С.
Шаг 3. Заполнение лицевого счёта текущими документами
Основное наполнение лицевого счёта — регулярные расчётные документы. Ежемесячный цикл выглядит так: сначала вводятся отклонения (больничные, отпуска, командировки, премии), затем документ «Начисление зарплаты и взносов» рассчитывает плановые начисления, НДФЛ и страховые взносы, после чего оформляются ведомости на выплату.
После проведения документа «Начисление зарплаты и взносов» в лицевом счёте сотрудника появляются строки начислений с детализацией по видам расчёта и отработанному времени. После проведения ведомости фиксируется факт выплаты, и сальдо по сотруднику уменьшается. Если выплатили меньше начисленного — остаток останется в лицевом счёте как задолженность за организацией.
Разовые операции тоже отражаются через документы: «Материальная помощь», «Разовое начисление», «Простой, отсутствие», «Займ сотруднику». Не пытайтесь скорректировать лицевой счёт через ручные операции в регистрах — это нарушит связность учёта.
Шаг 4. Проверка заполненного лицевого счёта
Для контроля откройте отчёт «Расчётный листок» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»): в нём видны все начисления, удержания, НДФЛ и выплаты сотрудника за выбранный месяц, а также начальное и конечное сальдо. Сверьте его с отчётом «Полный свод начислений, удержаний и выплат» — итоги по организации должны совпадать с суммой расчётных листков.
Дополнительная проверка — отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам» и сверка с бухгалтерским учётом: обороты по счёту 70 в 1С:Бухгалтерии должны сойтись с данными ЗУП после синхронизации. Расхождения обычно означают непроведённые документы, ручные проводки или разницу в датах выплат.
Как проверить результат
Совпадает с задолженностью по ведомости на выплату
Сальдо есть, а долга по факту нет — значит, выплата не отражена документом
Исчисленный НДФЛ равен удержанному после выплаты
НДФЛ исчислен, но не удержан — проверьте даты ведомости и дохода
Суммы по организации совпадают до копейки
Есть расхождения — ищите непроведённые или отменённые документы
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — двойные сотрудники: один и тот же человек заведён дважды, и расчёты размазаны по двум лицевым счетам. Решение — объединить дубли через сервис «Поиск и удаление дублей» либо перенести документы на одну карточку и пометить лишнюю на удаление.
Вторая ошибка — выплата «мимо» ведомости: деньги выдали, а документ не провели. Лицевой счёт показывает долг организации, хотя фактически долга нет. Исправляется вводом ведомости нужной датой. Обратная ситуация — ведомость проведена, а деньги не выплачены: тогда завышен НДФЛ удержанный, и потребуется корректировка.
Третья группа ошибок — неверные плановые начисления: сотруднику изменили оклад, но документ «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» не завели, и лицевой счёт месяцами наполняется старыми суммами. Проверяйте актуальность плановых начислений перед каждым расчётом.
Особенности лицевых счетов в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии лицевые счета контрагентов и сотрудников формируются проводками. Чтобы учёт был персональным, проверьте, что на счетах 60, 62, 70, 71, 73 включена аналитика по субконто «Контрагенты», «Сотрудники» или «Договоры». Без этого свести задолженность по конкретному лицу будет невозможно.
Для просмотра лицевого счёта контрагента используйте отчёт «Карточка счёта» или «Анализ счёта» с отбором по нужному субконто. Заполнение происходит через документы: поступления, реализации, платёжные поручения. Ручные операции допустимы, но только для корректировок, которые невозможно оформить типовым документом, и с понятным комментарием.
Где вести лицевые счета
Полноценные лицевые счета сотрудников: зарплата, НДФЛ, взносы, стаж. Подходит для расчёта персонала любой численности
Лицевые счета через аналитику счетов. Достаточно для зарплаты в малых компаниях и для учёта расчётов с контрагентами
Лицевые счета плательщиков и абонентов со своими регистрами. Требуют изучения документации конкретной конфигурации
Часто задаваемые вопросы
Можно ли заполнить лицевой счёт вручную, без документов?
Технически можно через ручную корректировку регистров, но делать этого не следует: отчётность по НДФЛ и взносам перестанет сходиться, а при следующем обновлении или перепроведении данные могут потеряться. Все записи лицевого счёта должны создаваться документами.
Почему в расчётном листке пусто, хотя сотрудник принят на работу?
Лицевой счёт наполняется только расчётными документами. Проверьте, проведён ли документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц, входит ли сотрудник в его табличную часть и заданы ли ему плановые начисления в приёме на работу.
Как исправить ошибку в лицевом счёте прошлого периода?
Не редактируйте закрытый период напрямую. Используйте документы-корректировки: «Сторнирование начислений», «Возврат задолженности сотрудником», корректировочный «Операция учёта НДФЛ» текущей датой. Так исправление пройдёт через учёт прозрачно и попадёт в отчётность корректно.
Чем лицевой счёт отличается от расчётного листка?
Расчётный листок — это печатная форма, срез лицевого счёта за конкретный месяц для выдачи сотруднику. Лицевой счёт — вся история расчётов с человеком за всё время работы, включая остатки и переносы задолженности между периодами.
Как перенести лицевые счета из другой программы?
Используйте штатный помощник переноса данных (в ЗУП — «Перенос данных из прежних программ») для популярных конфигураций или загрузку через обработки обмена. После переноса обязательно сверьте обороты по счёту 70, НДФЛ и взносам со старой системой до начала расчётов.
Что важно запомнить
Лицевой счёт в 1С формируется документами, а не ручным вводом. Корректно заведите сотрудника, введите начальные остатки при переходе, проводите начисления и выплаты в правильной последовательности и регулярно сверяйте расчётные листки со сводом начислений. Любые исправления делайте корректировочными документами, а не прямой правкой регистров.