Как заполнить трудовую функцию в 1С 8.3

Трудовая функция в 1С 8.3 ЗУП — это описание работы, которую выполняет сотрудник по конкретной должности. Она используется при формировании трудовых договоров, дополнительных соглашений и записей в электронной трудовой книжке (ЭТК), а также при сверке кадровых данных с требованиями профессиональных стандартов. Если поле оставить пустым, программа подставит в печатные формы только наименование должности, что не всегда устраивает кадровиков и проверяющих.

Заполнение трудовой функции сводится к трём объектам: справочнику «Должности», справочнику «Трудовые функции» (если он включён) и позициям штатного расписания. Ниже разобраны оба сценария — через штатное расписание и напрямую в карточке должности, а также типичные ошибки, из-за которых функция не попадает в документы.

Где в программе хранится трудовая функция

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 поле «Трудовая функция» встречается в нескольких местах. Основное — карточка элемента справочника «Должности»: откройте раздел «Кадры» (или «Настройка») → «Должности», выберите нужную позицию. В форме есть поле «Трудовая функция», куда можно ввести произвольный текст либо выбрать запись из справочника трудовых функций, если он включён.

Второе место — позиция штатного расписания. Если в программе ведётся штатное расписание, откройте «Кадры» → «Штатное расписание», найдите позицию и перейдите на вкладку «Дополнительно». Именно здесь хранится формулировка, которая подставляется в договоры и соглашения с сотрудниками, принятыми на эту позицию.

Третий объект — справочник «Трудовые функции», связанный с классификатором профессиональных стандартов. Он становится доступен после включения соответствующей настройки и позволяет вести формулировки централизованно, с привязкой к коду профстандарта.

Включение настроек перед заполнением

Проверьте, включена ли в программе работа с профессиональными стандартами и штатным расписанием. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или «Настройка» → «Кадровый учёт» (в разных релизах путь может немного отличаться). Убедитесь, что установлены флажки «Ведётся штатное расписание» и, при необходимости, «Используются профессиональные стандарты».

Если планируете использовать справочник трудовых функций, загрузите классификатор профстандартов: «Настройка» → «Профессиональные стандарты» → кнопка загрузки классификатора. Программа предложит загрузить актуальные данные из сервиса 1С или из файла. Без загруженного классификатора привязка трудовой функции к коду профстандарта будет недоступна.

Учтите, что изменение настроек кадрового учёта доступно пользователю с правами администратора или кадровика-расчётчика с расширенными полномочиями. Если нужных флажков не видно, проверьте права доступа.

Заполнение трудовой функции в карточке должности

Откройте «Кадры» → «Должности» и найдите нужную должность через поиск. Если должности ещё нет, создайте её кнопкой «Создать»: укажите наименование, подразделение при необходимости и заполните остальные реквизиты.

В поле «Трудовая функция» введите текстовую формулировку, например: «Приём, проверка и обработка первичных учётных документов». Если включён справочник трудовых функций, поле предложит выбор из списка — тогда формулировка будет единой для всех одинаковых должностей, что упрощает контроль и отчётность.

Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть». С этого момента при создании новых кадровых документов по сотрудникам с этой должностью формулировка будет подставляться автоматически — но только в новые документы. Уже проведённые приёмы на работу и договоры не изменятся задним числом.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Должности» и найдите нужную позицию
2. 2
   Заполните поле «Трудовая функция» текстом или выберите значение из справочника
3. 3
   Запишите карточку должности
4. 4
   Если ведётся штатное расписание — проверьте вкладку «Дополнительно» в позиции штатного расписания
5. 5
   Создайте тестовый документ «Приём на работу» и проверьте подстановку формулировки

Заполнение через штатное расписание

Когда в программе ведётся штатное расписание, приоритетный источник трудовой функции для документов — позиция штатного расписания. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание», дважды щёлкните по нужной позиции и перейдите на вкладку «Дополнительно».

Здесь находится поле «Трудовая функция», а также при включённых профстандартах — ссылки на профессиональный стандарт и его код. Заполните формулировку и запишите позицию. Если изменение позиции оформляется документом «Изменение штатного расписания», создайте такой документ и укажите дату, с которой действует новая редакция.

Важный нюанс: изменение трудовой функции в штатном расписании не меняет условия уже заключённых трудовых договоров. Для действующих сотрудников существенное изменение трудовой функции оформляется кадровым переводом или дополнительным соглашением — в 1С это документы «Кадровый перевод» или «Изменение условий трудового договора».

Связь с профессиональными стандартами

Если организация применяет профстандарты, трудовую функцию удобно выбирать из загруженного классификатора. В карточке должности или позиции штатного расписания укажите профессиональный стандарт — программа предложит перечень трудовых функций, входящих в этот стандарт, с их кодами (например, A/01.6 и подобные обозначения обобщённых функций).

Такая привязка полезна в двух случаях: при подготовке отчётности и проверках, где требуется показать соответствие наименований должностей профстандартам, и при формировании записей в ЭТК, где формулировки должны быть единообразными. Самостоятельно придуманный текст и функция из классификатора могут сосуществовать — программа позволяет хранить оба варианта.

Не путайте трудовую функцию с тарификацией и доплатами: размер оклада и надбавки настраиваются в начислениях и не зависят от текста трудовой функции напрямую.

Проверка результата и вывод в документы

После заполнения проверьте, что формулировка попадает в печатные формы. Создайте или откройте документ «Приём на работу» по сотруднику с нужной должностью и сформируйте печатную форму трудового договора: «Печать» → «Трудовой договор». Трудовая функция должна отображаться в разделе о предмете договора или в должностных обязанностях — в зависимости от используемого шаблона.

Если в организации используются собственные шаблоны договоров (макеты Word), убедитесь, что в шаблоне есть поле для трудовой функции. Типовой макет подставляет её автоматически, а в доработанных шаблонах поле иногда удаляют или переименовывают — тогда текст не выводится, хотя в базе заполнен.

Дополнительно проверьте отчёт «Штатное расписание» с настройкой вывода колонки «Трудовая функция»: «Настройки» → добавить поле. Это быстрый способ увидеть, у каких позиций формулировка отсутствует.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма трудового договора

Норма

Трудовая функция выведена в разделе обязанностей

Тревожный признак

Поле пустое или выводится только наименование должности

Отчёт «Штатное расписание» с колонкой «Трудовая функция»

Норма

У всех нужных позиций заполнен текст

Тревожный признак

Пустые ячейки у части позиций

Карточка должности и позиция штатного расписания

Норма

Формулировки совпадают в обоих местах

Тревожный признак

Текст есть только в одном из объектов

Типичные ошибки и их устранение

Самая частая проблема — трудовая функция заполнена, но не попадает в документы. Причины: документ создан до заполнения справочника (пересоздайте или перезаполните его), используется доработанный шаблон без нужного поля, либо формулировка внесена в должность, а документы берут данные из штатного расписания.

Вторая ошибка — дубли должностей с разными формулировками. Если в справочнике есть «Бухгалтер» и «Бухгалтер (головной офис)» с разным текстом, контроль единообразия усложняется. Решение — использовать централизованный справочник трудовых функций и периодически сверять дубли через поиск по наименованию.

Третья ситуация — попытка изменить трудовую функцию работающего сотрудника простой правкой справочника. Для действующих договоров это юридически значимое изменение: оформляйте его кадровым документом, а не правкой настроек, чтобы сохранилась история и корректно формировались записи в ЭТК.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли заполнять трудовую функцию в 1С?

На уровне программы поле не является обязательным — документы проводятся и без него. Однако для корректного формирования трудовых договоров, записей в ЭТК и соответствия требованиям к наименованиям должностей заполнение настоятельно рекомендуется.

Почему трудовая функция не подставляется в трудовой договор?

Чаще всего документ был создан до заполнения справочника, либо используется собственный шаблон договора без соответствующего поля. Также проверьте, где заполнена формулировка: при ведении штатного расписания документы берут данные из позиции, а не из карточки должности.

Чем трудовая функция отличается от должностной инструкции в 1С?

Трудовая функция — краткая формулировка в кадровых справочниках, попадающая в договоры и ЭТК. Должностная инструкция — отдельный документ организации; в типовой ЗУП его можно хранить как присоединённый файл к должности, но он не участвует в автоматической подстановке в печатные формы.

Как массово заполнить трудовые функции для всех должностей?

Типового инструмента группового заполнения в стандартной поставке нет. Варианты: обработка «Групповое изменение реквизитов» (Администрирование → Обслуживание) для справочника «Должности» либо загрузка данных из табличного файла через универсальную загрузку. Перед массовой обработкой сделайте резервную копию базы.

Нужно ли заново заключать договоры после изменения трудовой функции?

Заново заключать договор не нужно, но изменение существенных условий труда оформляется дополнительным соглашением. В 1С для этого используются документы «Кадровый перевод» или «Изменение условий трудового договора» — они фиксируют дату и содержание изменения.