Как заполнить трудовую функцию по ОКЗ в 1С 8

Трудовая функция по ОКЗ — это обязательный реквизит в кадровых документах и в отчётах для Росстата (например, форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников») и в сведениях, передаваемых в ЕФР (бывшие СЗВ-ТД). Если поле не заполнено, программа 1С либо не даст провести документ, либо выдаст ошибку при формировании отчёта. Поэтому корректное заполнение трудовой функции — не формальность, а условие сдачи отчётности без замечаний.

В типовых конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) и «1С:Комплексная автоматизация 8» трудовая функция хранится в справочнике и привязывается к должности или штатной единице. Далее разберём, где искать этот справочник, как завести новую функцию, подобрать код по классификатору ОКЗ и проверить, что всё заполнено правильно.

Что такое трудовая функция по ОКЗ и где она используется

ОКЗ — Общероссийский классификатор занятий (ОК 010-2014), в котором каждой группе занятий присвоен цифровой код. Трудовая функция в 1С — это элемент справочника, который связывает наименование выполняемой работы с кодом ОКЗ. Именно эта связка используется при подготовке статистической отчётности и электронных кадровых документов.

Трудовая функция требуется в нескольких местах: в форме П-4 для Росстата, в сведениях о трудовой деятельности для ЕФР, в электронных трудовых книжках, а также в ряде внутренних отчётов по численности. Если в вашей организации ведутся электронные трудовые книжки, отсутствие трудовой функции у должности приведёт к ошибкам при отправке сведений о приёме, переводе и увольнении.

Где находится справочник «Трудовые функции»

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.1 справочник открывается через меню: Настройка → Трудовые функции либо Кадры → Трудовые функции (расположение зависит от версии релиза). Если пункта нет в меню, воспользуйтесь поиском по команде в строке навигации или откройте «Все функции» и найдите справочник по названию.

В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» путь аналогичен: раздел кадровых настроек или нормативно-справочной информации. Обратите внимание: доступ к справочнику требует прав на редактирование кадровых настроек. Если у вас роль «кадровик» без прав настройки, кнопка «Создать» может быть недоступна — в этом случае обратитесь к администратору системы.

Как создать новую трудовую функцию и указать код ОКЗ

Откройте справочник и нажмите «Создать». В форме нового элемента заполните два ключевых поля: наименование трудовой функции и код по ОКЗ. Наименование формулируйте так, как оно должно выглядеть в отчётах и сведениях — например, «Ведение бухгалтерского учёта» или «Управление персоналом организации».

Код ОКЗ подбирается из встроенного классификатора: нажмите кнопку выбора у поля «Код по ОКЗ», откроется форма классификатора с иерархией групп. Найдите нужную группу поиском по названию занятия и выберите её. Код подставится автоматически вместе с наименованием из классификатора — при необходимости наименование функции можно уточнить вручную, не меняя сам код.

1. 1
   Откройте справочник: Настройка → Трудовые функции (или Кадры → Трудовые функции)
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите наименование трудовой функции
3. 3
   В поле «Код по ОКЗ» нажмите выбор и найдите занятие в классификаторе поиском
4. 4
   Проверьте, что код и наименование подставились корректно
5. 5
   Запишите элемент и привяжите его к должности или штатной единице
6. 6
   Сформируйте контрольный отчёт (П-4 или сведения ЕФР) и убедитесь, что ошибок по трудовой функции нет

Если нужного занятия нет в классификаторе

Классификатор ОКЗ в 1С обновляется вместе с релизом конфигурации. Если поиск не находит нужное занятие, проверьте формулировку: попробуйте синонимы или ищите по укрупнённой группе (первые цифры кода). В крайнем случае выберите ближайшую по смыслу группу более высокого уровня — это допустимо, так как в отчётность передаётся именно код.

Как привязать трудовую функцию к должности и штатной единице

После создания функции её нужно связать с кадровыми объектами. Откройте справочник «Должности» (Кадры → Должности), выберите нужную должность и в поле «Трудовая функция» укажите созданный элемент. С этого момента все кадровые документы, где фигурирует эта должность, будут подтягивать трудовую функцию автоматически.

Если в программе ведётся штатное расписание, трудовую функцию можно указать и в позиции штатного расписания. Приоритет при заполнении документов зависит от настроек учётной политики: обычно функция берётся из штатной единицы, а если там пусто — из должности. Чтобы избежать расхождений, заполняйте реквизит в обоих местах одинаково.

Заполнение трудовой функции в кадровых документах

В документах «Приём на работу», «Кадровый перевод» и «Увольнение» есть поле «Трудовая функция» (обычно на закладке с условиями труда или в табличной части сотрудников). Если функция задана в должности или штатной единице, поле заполнится автоматически. Если нет — выберите элемент справочника вручную прямо в документе.

Для массового заполнения по уже оформленным сотрудникам удобно использовать групповое изменение реквизитов (Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов) — обработка позволяет проставить трудовую функцию сразу в наборе должностей или документов по отбору. Перед массовой обработкой сделайте резервную копию информационной базы.

Проверка заполнения и типичные ошибки

Быстрый способ найти пробелы — сформировать отчёт «Штатное расписание» или список сотрудников с выводом колонки «Трудовая функция» и отсортировать по пустым значениям. Дополнительно проверьте сам справочник: в нём не должно быть дублей с одинаковым кодом ОКЗ, но разными наименованиями — это затрудняет выбор и приводит к неоднородным данным в отчётах.

При формировании отчёта П-4 или сведений для ЕФР программа выполняет встроенную проверку и показывает список сотрудников без трудовой функции. Пройдите по списку и заполните реквизит в источнике (должности или документе), а не только в форме отчёта — иначе ошибка вернётся в следующем периоде.

Контрольные точки

Как проверить результат

Код ОКЗ в элементе справочника

Норма

Код выбран из встроенного классификатора и соответствует сути работы

Тревожный признак

Код введён вручную произвольно или не соответствует занятию

Должность и штатная единица

Норма

Поле «Трудовая функция» заполнено и совпадает в обоих местах

Тревожный признак

Поле пустое или значения различаются

Отчёт П-4 / сведения ЕФР

Норма

Проверка отчёта не выдаёт ошибок по трудовой функции

Тревожный признак

В протоколе проверки есть сотрудники без трудовой функции

Отличия в разных конфигурациях 1С

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.1 механизм наиболее развит: есть отдельный справочник, связь с классификатором ОКЗ и автоматическая подстановка в кадровые документы. В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый учёт упрощён, и трудовая функция может заполняться непосредственно в документах приёма на работу или в карточке сотрудника — отдельного развитого справочника там может не быть.

В «1С:ERP» и «1С:Комплексной автоматизации» кадровый блок унаследован от ЗУП, поэтому логика та же: справочник трудовых функций, привязка к должности и штатной единице. Если вы работаете в нетиповой или сильно доработанной конфигурации, расположение команд может отличаться — ориентируйтесь на поиск по слову «трудовая» в панели функций.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Трудовая функция нужна для одной новой должностиСоздайте элемент справочника и укажите его в карточке должности

Поле пустое у многих сотрудников и должностейИспользуйте групповое изменение реквизитов после резервного копирования базы

Ошибка обнаружена уже после сдачи сведений в ЕФРОформите корректирующее кадровое событие, а не правку старого документа

Нужного занятия нет в классификатореВыберите ближайшую укрупнённую группу ОКЗ по первым цифрам кода

FAQ

Обязательно ли заполнять трудовую функцию по ОКЗ всем организациям?

Да, если организация сдаёт статистическую отчётность по численности и зарплате (форма П-4) или передаёт сведения о трудовой деятельности в ЕФР. Код ОКЗ — обязательный реквизит этих форм, поэтому без заполненной трудовой функции отчёт не пройдёт проверку.

Чем трудовая функция отличается от наименования должности?

Должность — это название позиции по штатному расписанию (например, «главный бухгалтер»), а трудовая функция описывает содержание работы и привязана к коду ОКЗ. Одна должность соответствует одной трудовой функции, но разные должности могут ссылаться на одну и ту же функцию.

Где взять правильный код ОКЗ для конкретной работы?

Код подбирается из классификатора ОК 010-2014, встроенного в 1С: в поле «Код по ОКЗ» нажмите кнопку выбора и воспользуйтесь поиском по названию занятия. Ориентируйтесь на фактическое содержание работы, а не только на название должности.

Почему в документе приёма на работу поле «Трудовая функция» пустое?

Поле заполняется автоматически только если функция указана в должности или штатной единице, выбранных в документе. Если там пусто, программе неоткуда подставить значение — заполните справочник должностей или выберите функцию вручную в документе.

Можно ли изменить трудовую функцию сотрудника без кадрового перевода?

Если меняется только привязка в справочниках для будущих документов — достаточно исправить должность или штатную единицу. Но если фактическая работа сотрудника изменилась и это влияет на сведения для ЕФР, оформляется кадровое событие (перевод или изменение условий труда), а не простая правка справочника.

Что делать, если в справочнике образовались дубли трудовых функций?

Определите основной элемент, замените ссылки на дубли в должностях и документах (удобно через поиск и замену значений в разделе «Администрирование»), затем пометьте лишние элементы на удаление. Перед этим сделайте резервную копию базы.