Как заполнить трудовой договор в 1С

Трудовой договор в программах 1С не существует как отдельный самостоятельный документ: он формируется на основании кадрового приказа о приёме на работу и данных карточки сотрудника. Поэтому правильное заполнение трудового договора в 1С — это прежде всего корректный ввод сведений о работнике, условиях оплаты и графике, а уже затем вывод печатной формы. Ошибка, допущенная на этапе приёма, автоматически попадёт и в договор, и в расчёт зарплаты.

Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), редакция 3.1 — именно она чаще всего используется для кадрового учёта. В «1С:Бухгалтерии» кадровые документы урезаны, а в старых версиях ЗУП 2.5 интерфейс отличается, но общая логика та же: документ «Приём на работу» → печатная форма договора.

Перед началом работы убедитесь, что у вас заполнены сведения об организации (наименование, ИНН, ОГРН, адрес, данные руководителя) — они подставляются в шапку договора автоматически. Также проверьте, что у пользователя есть права на кадровые документы, иначе часть полей будет недоступна.

Где в 1С находится трудовой договор

В ЗУП 3.1 печатная форма трудового договора вызывается из документа «Приём на работу» или «Приём на работу списком». Откройте раздел «Кадры», перейдите в журнал «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте новый документ либо откройте существующий. В командной панели документа есть кнопка «Печать», в выпадающем списке которой доступны формы: приказ о приёме (Т-1) и трудовой договор.

Состав доступных печатных форм зависит от настроек программы и подключённых шаблонов. Если в списке нет трудового договора, проверьте раздел «Настройка» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки»: возможно, форма отключена или не добавлена. В типовой поставке базовый шаблон договора присутствует.

Важно понимать: программа формирует договор по шаблону, подставляя в него данные из документа и справочников. Если какое-то поле в договоре пустое или заполнено неверно, исправлять нужно не текст печатной формы, а источник данных — карточку сотрудника, документ приёма или сведения об организации.

Подготовка данных перед заполнением

До создания документа приёма соберите и проверьте исходные сведения. От них зависит корректность и договора, и последующих расчётов:

• паспортные данные работника, СНИЛС, ИНН (при наличии), адрес регистрации;
• должность по штатному расписанию и подразделение;
• размер оклада или тарифной ставки, надбавки и доплаты;
• график работы (пятидневка, сменный, неполное рабочее время);
• условия испытательного срока, если он устанавливается;
• характер работы и условия труда (по итогам спецоценки, если проводилась).

Проверьте справочники: должность должна существовать в штатном расписании (если оно ведётся), график работы — создан в разделе «Настройка» → «Графики сотрудников». Если нужного графика нет, создайте его заранее, иначе в договоре не получится корректно указать режим рабочего времени.

Контрольные точки

Что проверить до создания документа

Сведения об организации

Норма

Заполнены наименование, ИНН, адрес, ФИО и должность руководителя

Тревожный признак

В шапке договора пустые поля или устаревший руководитель

Штатное расписание

Норма

Позиция с нужной должностью и окладом создана и утверждена

Тревожный признак

Должность выбирается вручную, расхождение оклада с штаткой

График работы

Норма

Нужный график есть в справочнике и заполнен

Тревожный признак

График отсутствует, режим работы в договоре не указать

Пошаговое заполнение документа «Приём на работу»

Создайте документ через «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». Заполнение идёт по вкладкам, и порядок имеет значение: часть полей подставляется автоматически после выбора связанных данных.

1. 1
   Укажите организацию и дату приёма — от неё считается стаж и право на отпуск
2. 2
   Выберите сотрудника из справочника или создайте нового, внеся ФИО, дату рождения, пол
3. 3
   На закладке «Главное» укажите подразделение, должность, график работы и количество ставок
4. 4
   Задайте вид занятости (основное место работы или совместительство) и условия испытательного срока
5. 5
   На закладке «Оплата труда» проверьте начисления: оклад, надбавки, порядок перерасчёта
6. 6
   На закладке «Трудовой договор» заполните номер и дату договора, характер работы, условия труда
7. 7
   Проведите документ и сформируйте печатную форму кнопкой «Печать»

Закладка «Главное»

Здесь указываются ключевые условия: подразделение, должность, дата приёма, график, количество ставок. Если ведётся штатное расписание, программа подставит оклад и надбавки из позиции штатки — вручную их менять не нужно, иначе возникнет расхождение с кадровыми документами. Поле «Вид занятости» определяет формулировку в договоре: работа по совместительству должна быть прямо указана в тексте.

Закладка «Оплата труда»

Таблица начислений формируется автоматически из штатного расписания или заполняется вручную. Проверьте каждую строку: размер оклада, проценты надбавок, районный коэффициент. Именно эти суммы попадут в раздел договора об оплате труда. Если сотрудник принят на неполную ставку, укажите долю ставки — программа пересчитает оклад пропорционально, а в договоре отразит условие о неполном рабочем времени.

Закладка «Трудовой договор»

Эта закладка напрямую отвечает за содержание печатной формы: номер и дата договора, срок действия (бессрочный или срочный с указанием основания), испытательный срок, характер работы, условия труда на рабочем месте. Номер договора присваивается автоматически по нумератору, но его можно изменить вручную — следите за сквозной нумерацией, чтобы не было дублей.

Вывод печатной формы и её проверка

После проведения документа нажмите «Печать» и выберите «Трудовой договор». Программа сформирует табличный документ, который можно отправить на принтер или сохранить в PDF. Перед подписанием сверьте форму с первичными данными: ФИО работника по паспорту, паспортные данные, дата начала работы, размер оплаты, режим рабочего времени, условия испытания.

Обратите внимание на реквизиты сторон: со стороны работодателя подставляются данные руководителя из сведений об организации. Если директор сменился, а в справочнике старые данные, договор будет подписан недействующим лицом. Проверьте также, что дата договора не позже даты фактического допуска к работе — это требование трудового законодательства.

Если типовая формулировка не подходит (например, нужны дополнительные пункты о коммерческой тайне или материальной ответственности), не редактируйте сформированный лист вручную. Правильный путь — настроить собственный шаблон, о чём ниже.

Настройка собственного шаблона договора

ЗУП поддерживает пользовательские печатные формы на основе шаблонов Word (макеты DOCX с параметрами). Откройте «Настройка» → «Печатные формы, отчёты и обработки», включите использование дополнительных отчётов и обработок, затем добавьте свой шаблон. В тексте шаблона используются параметры вида [ФИОСотрудника], [Оклад], [Должность] — точный список доступных параметров зависит от релиза и указан в описании типового макета.

Практический подход: выгрузите типовой шаблон договора, отредактируйте его в Word, сохраняя все параметры в квадратных скобках, и загрузите обратно как дополнительную печатную форму, привязанную к документу «Приём на работу». Текст между параметрами можно менять свободно — добавлять пункты, менять структуру разделов.

Перед массовым использованием нового шаблона сформируйте договор на тестовом сотруднике и проверьте, что все параметры подставились: неподдерживаемый параметр останется в тексте в квадратных скобках и попадёт на печать. Особенно внимательно проверяйте суммы прописью и склонение ФИО.

Типичные ошибки и как их исправить

Если документ уже проведён и по нему рассчитана зарплата, исправляйте данные аккуратно: изменение даты приёма или графика влияет на расчёты. В таких случаях безопаснее отменить проведение, исправить, провести заново и пересчитать начисления. Ошибки в личных данных (опечатка в фамилии, неверный паспорт) исправляются в карточке сотрудника; историю изменений фамилии ведите через механизм смены ФИО, чтобы старые документы остались корректными.

Особые сценарии: срочный договор, совместительство, дистанционная работа

Для срочного трудового договора на закладке «Трудовой договор» установите признак срочности, укажите дату окончания и выберите основание из предложенного списка (сезонные работы, замещение отсутствующего сотрудника и т.п.). Основание обязательно: без него срочный договор может быть признан бессрочным.

При приёме по совместительству выберите соответствующий вид занятости и укажите долю ставки — программа сформирует формулировку о работе по совместительству и неполном рабочем времени. Для дистанционных работников проверьте, что в шаблоне договора предусмотрены пункты об удалённом характере работы; в типовой форме их может не быть, и потребуется собственный шаблон.

Частые вопросы

Можно ли заполнить трудовой договор в 1С:Бухгалтерии?

Да, в «1С:Бухгалтерии 8» есть документ «Приём на работу» (раздел «Зарплата и кадры») с печатной формой трудового договора, но состав полей и шаблонов заметно урезан по сравнению с ЗУП. Для полноценного кадрового учёта с испытательными сроками, надбавками и сложными графиками лучше использовать ЗУП.

Почему в печатной форме договора пустые поля?

Пустые поля означают, что не заполнен источник данных: сведения об организации, карточка сотрудника, закладка «Трудовой договор» в документе приёма. Найдите незаполненный реквизит, внесите данные и сформируйте форму заново — править сам печатный бланк бессмысленно.

Как изменить уже подписанный договор, если условия изменились?

Изменения условий (оклад, должность, режим) оформляются дополнительным соглашением, а в программе — документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда». Исходный документ приёма и первый договор не редактируются: они фиксируют условия на дату приёма.

Где взять номер для трудового договора?

Программа присваивает номер автоматически по встроенному нумератору документа. Если в организации принята своя система нумерации (например, с префиксом подразделения), номер можно изменить вручную, но следите за отсутствием дублей — нумератор продолжит считать по своей логике.

Можно ли выгрузить договор в Word для доработки юристом?

Да, сформированную печатную форму можно сохранить в формате DOCX или PDF через «Файл» → «Сохранить как» в окне предварительного просмотра. Однако правки в выгруженном файле не попадут в базу: если юрист изменит формулировки, устойчивые изменения лучше перенести в пользовательский шаблон печатной формы.

Что делать, если сотрудник создан в справочнике дважды?

Определите, к какой карточке привязаны кадровые документы и расчёты, и оставьте её как основную. Лишний элемент пометьте на удаление, предварительно перенеся документы, если они ошибочно заведены на дубль. В дальнейшем перед созданием нового сотрудника ищите его по СНИЛС и ФИО — программа предупреждает о совпадениях.