Как заполнить табель учёта рабочего времени в 1С 8.3 Бухгалтерия

Табель учёта рабочего времени — документ, на основании которого рассчитывается зарплата сотрудников на окладе и подтверждается фактически отработанное время при проверках. В 1С 8.3 Бухгалтерия табель реализован в усечённом виде: программа ориентирована на учёт и расчёт налогов, а кадровый блок в ней минимален. Тем не менее сформировать и распечатать табель по форме Т-13 можно — достаточно правильно настроить график работы и ввести данные по сотрудникам.

Важно понимать ограничение: в 1С:Бухгалтерии 8.3 табель не влияет автоматически на расчёт зарплаты так, как это происходит в 1С:ЗУП. Начисление по окладу в Бухгалтерии считается по графику работы сотрудника, а табель служит прежде всего печатной формой для кадрового учёта. Если в организации сложные графики, смены, суммированный учёт или много отклонений (больничные, отпуска, командировки), полноценный табель ведут в 1С:Зарплата и управление персоналом.

Ниже разобрано, где находится табель в 1С 8.3 Бухгалтерия, как подготовить программу, заполнить документ, проверить данные и вывести печатную форму, а также типичные ошибки и способы их исправления.

Где в 1С 8.3 Бухгалтерия находится табель

Документ табеля расположен в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровый учёт» → «Табели учёта рабочего времени». Если пункта нет в меню, откройте его через «Все функции» (главное меню → «Все функции» → «Документы» → «Табель учёта рабочего времени»). Отсутствие пункта в стандартном меню обычно означает, что навигация раздела настроена вручную или у пользователя ограничены права.

Также проверьте, что в программе включён учёт зарплаты: раздел «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты». Здесь должно быть указано, что учёт ведётся в этой программе, а не во внешней. Если выбран вариант «во внешней программе», кадровые документы в Бухгалтерии будут недоступны или урезаны.

Подготовка: что настроить перед заполнением табеля

Чтобы табель заполнился корректно, программа должна «знать» график работы сотрудников и производственный календарь. Без этого шага документ либо не заполнится, либо покажет неверные дни и часы.

Проверьте три вещи. Во-первых, производственный календарь: «Администрирование» → «Производственные календари» — он должен быть актуален на нужный год (при подключённом интернет-обновлении календарь обновляется автоматически, иначе праздничные дни переносятся вручную). Во-вторых, график работы сотрудников: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы сотрудников» — стандартная пятидневка обычно создана по умолчанию. В-третьих, в карточке каждого сотрудника и в кадровом приказе о приёме должен быть указан именно этот график.

1. 1
   Откройте «Администрирование» → «Производственные календари» и убедитесь, что календарь заполнен на нужный год
2. 2
   Проверьте график работы в «Настройках зарплаты» → «Графики работы сотрудников»
3. 3
   Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в приказе о приёме указан график и подразделение
4. 4
   Убедитесь, что все кадровые документы месяца (приёмы, увольнения, отпуска, больничные) введены и проведены

Создание и заполнение документа «Табель учёта рабочего времени»

Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Табели учёта рабочего времени» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, месяц учёта и, при необходимости, подразделение — если табель ведётся раздельно по отделам. Дата документа обычно ставится последним числом месяца.

Нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберёт всех сотрудников, работавших в указанном месяце, и проставит явки по их графикам: рабочие дни — с буквенным кодом «Я» и количеством часов, выходные и праздничные — пустыми или с кодом выходного в зависимости от настроек. Сотрудник, принятый или уволенный в середине месяца, попадёт в табель с дат приёма или по дату увольнения.

Если в месяце были документы отклонений — отпуска, больничные, командировки, введённые в программе, — табель при заполнении учтёт их и проставит соответствующие коды (ОТ, Б, К и другие). Отклонения, оформленные не документами, а «на бумаге», придётся вносить вручную.

Заполняйте табель только после того, как введены и проведены все кадровые документы месяца. Если заполнить табель раньше, а потом ввести больничный задним числом, данные разойдутся — табель придётся перезаполнять.

Ручная корректировка: отпуска, больничные, прогулы

Как внести отклонение вручную

Двойным щелчком по ячейке нужного дня откройте редактирование и выберите код из классификатора: «Б» — больничный, «ОТ» — ежегодный отпуск, «К» — командировка, «ПР» — прогул, «НН» — неявка по невыясненной причине, «В» — выходной. При необходимости укажите часы рядом с кодом. Изменения сохраняются в документе и отразятся в печатной форме.

Особые ситуации

Работа в выходной или праздник по приказу отмечается кодом «РВ» с указанием фактических часов. Сверхурочные часы в стандартной Бухгалтерии в табеле отражаются ограниченно — при регулярных переработках корректнее вести учёт в ЗУП. Для сотрудников-совместителей табель формируется по каждому месту работы отдельной строкой, если приёмы оформлены разными кадровыми документами.

Проверка данных и печать формы Т-13

Перед проведением сверьте итоги: внизу табеля по каждому сотруднику видны отработанные дни и часы за месяц. Сравните их с графиком и с суммой начисленной зарплаты — если сотрудник на окладе отработал месяц полностью, количество отработанных дней должно совпадать с нормой по производственному календарю.

После проверки нажмите «Провести». Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Форма выводится с заполненными кодами, итогами по дням и часам, реквизитами организации и строками для подписей руководителя и кадровика. При необходимости форму можно сохранить в PDF или Excel через стандартную кнопку сохранения табличного документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество отработанных дней сотрудника на окладе

Норма

Совпадает с нормой рабочих дней по производственному календарю при полном месяце

Тревожный признак

Дней меньше нормы без введённых документов отклонений

Отпуск и больничный в табеле

Норма

Коды ОТ и Б стоят ровно на даты действия документов

Тревожный признак

Коды сдвинуты на день или отсутствуют — документы введены после заполнения табеля

Печатная форма Т-13

Норма

Все сотрудники месяца присутствуют, итоги по часам сходятся с табличной частью

Тревожный признак

Кого-то нет в списке — проверьте дату приёма и график в карточке сотрудника

Типичные ошибки и их исправление

Самая частая проблема — табель заполняется пустым или без части сотрудников. Причины: в приказе о приёме не указан график работы, сотрудник принят на другую организацию в базе, либо документ приёма не проведён. Вторая типичная ситуация — неверные часы: график настроен на 8-часовой день, а у сотрудника неполное рабочее время. Тогда нужно создать отдельный график (например, 0,5 ставки) и назначить его в кадровом документе.

Ещё одна ошибка — ручное исправление кодов вместо ввода кадровых документов. Табель при этом выглядит правильно, но отпускные или больничные не начисляются, а при следующем заполнении документа ручные правки теряются. Правильная последовательность: сначала кадровый документ, потом перезаполнение табеля.

Ограничения табеля в Бухгалтерии и когда нужен ЗУП

Табель в 1С 8.3 Бухгалтерия — это по сути печатная форма на основе графиков работы. Он не рассчитывает оплату по фактически отработанному времени, слабо поддерживает сменные и скользящие графики, суммированный учёт рабочего времени, ночные и сверхурочные часы. Для организации с несколькими сотрудниками на пятидневке этого достаточно.

Если в компании сменный режим, вахты, частые командировки, работа сверхурочно и в праздники, корректное решение — 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3, где табель влияет на расчёт начислений, поддерживает все виды учёта времени и синхронизируется с Бухгалтерией через обмен данными. Перенос учёта потребует настройки обмена, но избавит от двойного ввода.

Где вести табель

1С 8.3 Бухгалтерия

Подходит для небольшого штата на стандартной пятидневке; табель формируется по графикам и служит печатной формой Т-13, на расчёт зарплаты напрямую не влияет

1С:ЗУП 8.3

Нужен при сменных графиках, суммированном учёте, сверхурочных и большом числе отклонений; табель участвует в расчёте начислений, данные передаются в Бухгалтерию обменом

Частые вопросы

Почему в меню нет пункта «Табели учёта рабочего времени»?

Проверьте, что в «Администрирование» → «Настройки зарплаты» выбран учёт в этой программе, а не во внешней. Если настройка верная, откройте документ через «Все функции» → «Документы» → «Табель учёта рабочего времени» — возможно, пункт просто убран из навигации раздела или у пользователя нет прав кадровика.

Можно ли заполнить табель за прошлый месяц?

Да, документ создаётся любой датой за нужный месяц. Но если зарплата за этот период уже рассчитана и выплачена, исправления делайте осознанно: табель не должен противоречить расчётным ведомостям и сданной отчётности, иначе при проверке возникнут вопросы.

Почему сотрудник не попадает в табель при заполнении?

Чаще всего в приказе о приёме не указан график работы или сам документ не проведён. Также проверьте организацию в шапке табеля — сотрудник мог быть оформлен на другое юрлицо в этой же базе, и дату приёма: она должна попадать в выбранный месяц.

Как отразить в табеле работу в выходной день?

Откройте ячейку нужного дня двойным щелчком и проставьте код «РВ» с фактическим количеством часов. Основание — приказ о привлечении к работе в выходной. Учтите, что оплату за такой день в Бухгалтерии придётся начислить отдельно вручную, если она не предусмотрена вашей настройкой начислений.

Влияет ли табель на расчёт зарплаты в 1С:Бухгалтерии?

Практически нет: начисление по окладу считается по графику работы и введённым документам отклонений (отпуска, больничные). Табель — учётно-печатный документ. Если нужно, чтобы фактические явки напрямую определяли сумму начисления, используйте 1С:ЗУП.

Как распечатать табель по форме Т-13?

Откройте проведённый документ и нажмите «Печать» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Форма выведется с кодами, итогами и подписями. Её можно сохранить в PDF или Excel через кнопку сохранения табличного документа в панели формы.