Как заполнить табель учёта рабочего времени в 1С 8.3

Табель учёта рабочего времени в 1С 8.3 (ЗУП) — это основа для расчёта зарплаты: по данным табеля программа определяет, сколько дней и часов сотрудник отработал, какие периоды оплачиваются, а какие нет. Ошибка в табеле напрямую ведёт к ошибке в начислениях, поэтому заполнять его нужно после того, как введены все кадровые документы месяца: приёмы, увольнения, отпуска, больничные, командировки.

В 1С:ЗУП 8.3 существует два подхода к учёту времени: расчёт по графику работы (метод отклонений) и ведение документа «Табель» с фактическими данными. Первый способ подходит большинству организаций: программа сама считает отработанное время по графику сотрудника минус периоды отсутствий. Второй способ нужен там, где фактическое время систематически не совпадает с плановым — например, при сменной работе с непредсказуемыми переработками.

Ниже разобраны оба варианта: настройка графиков, заполнение документа «Табель», проверка данных перед расчётом зарплаты, исправление ошибок и печать унифицированной формы Т-13.

Проверьте настройки перед заполнением табеля

До того как заполнять табель, убедитесь, что в программе корректно настроены базовые данные. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Учёт рабочего времени» и проверьте, какой способ учёта выбран. Если флажок использования табелей снят, программа будет считать время по графикам, и документ «Табель» вам может вообще не понадобиться.

Далее проверьте производственный календарь: «Настройка» → «Производственные календари». Он должен быть заполнен и актуален — именно от него зависят праздничные дни и переносы выходных в графиках сотрудников. Если календарь не обновлён, норма времени за месяц посчитается неверно.

Третий обязательный элемент — графики работы сотрудников: «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Для каждого режима (пятидневка, сменный график, гибкий) должен быть создан свой график с указанием рабочих дней, часов и перерывов. При приёме на работу сотруднику назначается конкретный график — проверьте это в кадровых документах.

Контрольные точки

Контрольные точки перед заполнением

Производственный календарь

Норма

Заполнен на текущий период, праздники и переносы отражены

Тревожный признак

Календарь пуст или не обновлён — норма времени будет неверной

Графики работы

Норма

Каждому режиму соответствует график, сотрудникам назначены графики в приказах о приёме

Тревожный признак

У сотрудника нет графика — время не посчитается

Кадровые документы месяца

Норма

Все приёмы, увольнения, отпуска и больничные введены и проведены

Тревожный признак

Часть документов не проведена — табель будет неполным

Способ 1: учёт времени по графику без документа «Табель»

Это стандартный и рекомендуемый для большинства организаций метод. Логика проста: программа считает, что сотрудник отработал все дни по своему графику, кроме тех периодов, на которые введены документы отсутствия — «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Прогул, отсутствие» и другие.

Ваши действия в этом случае сводятся к своевременному вводу документов отклонений. Если сотрудник был в отпуске — создайте «Кадры» → «Отпуска». Если болел — «Зарплата» → «Больничные листы». Если отсутствовал без уважительной причины — «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Прогул, отсутствие».

После ввода всех документов откройте отчёт «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Программа сформирует табель автоматически: рабочие дни будут отмечены кодом «Я» с количеством часов, отпуска — «ОТ», больничные — «Б» и так далее. Этот отчёт и есть ваш заполненный табель.

Способ 2: заполнение документа «Табель» вручную

Если в настройках включён учёт по табелю, создайте документ: «Зарплата» → «Табели» → кнопка «Создать». Укажите организацию, подразделение (если табели ведутся по подразделениям) и месяц учёта. Документ заполняется на конкретный период — обычно на месяц.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт сотрудников указанного подразделения и проставит время по их графикам с учётом введённых отсутствий. Это отправная точка: дальше вы корректируете фактические данные вручную.

Для изменения данных по сотруднику кликните в нужную ячейку дня и укажите вид времени и количество часов. Виды времени выбираются из классификатора: «Я» — явка (дневные часы), «Н» — ночные, «РВ» — работа в выходные и праздники, «С» — сверхурочные, «К» — командировка и т.д. В одной ячейке может быть несколько видов времени через дробь — например, 6 часов явки и 2 часа сверхурочно.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Табели» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, подразделение и месяц
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — список сотрудников и время по графикам подтянутся автоматически
4. 4
   Скорректируйте фактические часы и виды времени по каждому сотруднику
5. 5
   Проверьте итоговые дни и часы в колонках справа
6. 6
   Проведите документ и сформируйте отчёт Т-13 для контроля

Как отразить нестандартные ситуации

Сверхурочная работа и работа в выходные

Разовые переработки корректнее оформлять не прямой правкой табеля, а специальными документами: «Зарплата» → «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздники». Эти документы не только изменят табель, но и обеспечат правильную оплату в повышенном размере. Ручная правка ячейки табеля добавит часы, но может не дать корректного начисления.

Неполный рабочий день и совместители

Для сотрудников на неполной ставке время определяется их графиком, а не правками в табеле. Создайте отдельный график с нужным количеством часов (например, 4 часа в день) и назначьте его при приёме или кадровым переводом. Тогда и табель, и расчёт зарплаты будут корректными без ручных исправлений каждый месяц.

Отсутствие по невыясненной причине

Если сотрудник не вышел на работу, а основание пока неизвестно, используйте код «НН» (неявка по невыясненным причинам) через документ «Прогул, отсутствие». Когда причина прояснится, документ исправляется: «НН» заменяется на «Б» (больничный), «ПР» (прогул) или другой соответствующий код. Оставлять «НН» на момент расчёта зарплаты допустимо, но к сдаче отчётности ситуация должна быть закрыта.

Проверка табеля перед расчётом зарплаты

Перед тем как заполнять документ «Начисление зарплаты и взносов», сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и сверьте его с первичными данными. Обратите внимание на итоговые показатели по каждому сотруднику: отработанные дни и часы за первую и вторую половину месяца и за месяц в целом.

Сравните фактическую норму с нормой по производственному календарю. Если у сотрудника без отсутствий часы за месяц меньше нормы — ищите причину: незаполненный график, поздний приём на работу или ошибку в графике. Если больше — проверьте, не задвоились ли данные из-за ручных правок поверх автозаполнения.

Полезный контрольный приём — сверить табель с документом «Начисление зарплаты и взносов» после его заполнения. Колонки «Отработано дней» и «Отработано часов» в начислении должны совпадать с табелем. Расхождение означает, что либо табель, либо расчёт нужно перезаполнить.

Заведите правило: сначала вводятся все кадровые документы и отсутствия месяца, потом формируется табель, и только после этого — начисление зарплаты. Нарушение этой последовательности — главная причина расхождений, которые потом приходится искать вручную.

Исправление ошибок после расчёта зарплаты

Если ошибка в табеле обнаружена после того, как зарплата рассчитана, действуйте в строгом порядке. Сначала исправьте первичный документ: введите или откорректируйте отсутствие, измените документ «Табель» либо график работы. Простое перепроведение табеля без исправления источника ошибки результата не даст.

Затем пересчитайте зарплату: откройте «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц и нажмите «Заполнить» повторно либо исправьте строку конкретного сотрудника через «Исправить» или доначисление. В актуальных версиях ЗУП для корректировок прошлых периодов предусмотрен механизм «Доначисление, перерасчёт» — он создаёт отдельный документ, не трогая уже выплаченные суммы.

Если зарплата уже выплачена и перерасчёт уменьшает сумму, будьте осторожны: удержать излишне выплаченное можно только в случаях, предусмотренных трудовым законодательством (счётная ошибка, вина сотрудника и т.п.), и часто требуется согласие сотрудника. Сначала зафиксируйте причину ошибки документально.

Печать формы Т-13 и хранение табеля

Для печати табеля откройте «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)», укажите период, организацию и при необходимости подразделение, затем нажмите «Сформировать». Отчёт выводится в унифицированной форме Т-13 с кодами видов времени, итогами по дням и часам и строками для подписей ответственных лиц.

Из документа «Табель» печатная форма доступна по кнопке «Печать» непосредственно из документа. Если организация использует собственную форму табеля, утверждённую в учётной политике, её можно подключить как внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».

Подписанный бумажный табель подшивается и хранится в составе кадровых документов — сроки хранения табелей установлены архивными правилами и составляют несколько лет. Электронный табель в базе 1С не заменяет подписанный документ, если в организации не внедрён юридически значимый электронный документооборот.

Два подхода к учёту времени

По графику (метод отклонений)

Подходит для стабильных режимов: пятидневка, фиксированные смены. Минимум ручной работы, но требует дисциплины ввода документов отсутствий

Документ «Табель» с фактическими данными

Подходит для сменных и непредсказуемых режимов, где факт регулярно расходится с планом. Больше ручной работы и выше риск ошибок при вводе

Смешанный вариант

Время считается по графику, а табель вводится только по отдельным подразделениям или сотрудникам. Гибко, но требует чётких внутренних правил

Частые вопросы

Почему в табеле у сотрудника пусто, хотя он работает?

Чаще всего причина в том, что сотруднику не назначен график работы или график не заполнен на нужный период. Откройте карточку сотрудника, проверьте график в кадровых документах, затем откройте сам график и убедитесь, что он заполнен на текущий год. После исправления перезаполните табель.

Можно ли заполнить табель за прошлый месяц, если зарплата уже рассчитана?

Технически можно, но данные табеля не попадут в уже проведённый расчёт автоматически. После заполнения табеля за прошлый период создайте документ «Доначисление, перерасчёт» или исправьте начисление, чтобы суммы синхронизировались с табелем.

Как отразить в табеле работу в праздничный день?

Оформите документ «Работа в выходные и праздники» в разделе «Зарплата». Программа отразит часы кодом «РВ» и начислит оплату в повышенном размере либо учтёт предоставление отгула — в зависимости от настроек документа. Ручная правка ячейки табеля добавит часы, но не обеспечит корректную оплату.

Чем отличаются коды «Я» и «В» в табеле?

«Я» — явка, то есть фактически отработанное время в рабочий день, с указанием часов. «В» — выходные и нерабочие праздничные дни по графику сотрудника, без указания часов. За выходные по графику оплата при окладной системе отдельно не начисляется — они уже учтены в окладе.

Нужно ли вести табель, если все сотрудники на окладе и отсутствий нет?

Обязанность вести учёт рабочего времени установлена трудовым законодательством независимо от системы оплаты. В 1С достаточно метода отклонений: программа сформирует табель автоматически по графикам. Распечатайте и подпишите форму Т-13 — этого достаточно для исполнения требования.

Почему итоговые часы в табеле не совпадают с нормой месяца?

Возможные причины: сотрудник принят или уволен в середине месяца, есть неотражённые отсутствия, график заполнен с ошибкой либо производственный календарь не обновлён. Проверяйте в таком порядке: даты приёма/увольнения → документы отсутствий → график → производственный календарь.