Другое · 9 мин
Как заполнить табель рабочего времени в 1С
Как заполнить табель рабочего времени в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии — настройка графиков, ввод отклонений, проверка, исправление ошибок и печать формы Т-13.
Табель учёта рабочего времени в 1С формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников и документов отклонений — отпусков, больничных, командировок и прогулов. Задача кадровика или расчётчика сводится к тому, чтобы правильно настроить графики, вовремя ввести все отклонения и проверить итоговый табель перед расчётом зарплаты. Ручное заполнение «с нуля» требуется редко и чаще всего является признаком ошибки в настройках.
Порядок работы немного отличается в зависимости от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) табель — полноценный рабочий инструмент учёта времени. В «1С:Бухгалтерии» табель обычно формируется как отчёт для печати, а основой расчёта служат данные о начислениях. Ниже разобраны оба варианта с упором на ЗУП как наиболее распространённый сценарий.
Достоверность табеля критична: по нему рассчитывается зарплата, он запрашивается при проверках и трудовых спорах. Ошибка в обозначениях или неучтённое отклонение приводят к неверным начислениям, поэтому в конце статьи приведён порядок проверки результата.
Что нужно настроить перед заполнением табеля
Табель в 1С не заполняется вручную построчно — программа собирает его из данных справочников и документов. Если подготовительная настройка не выполнена, табель сформируется пустым или с ошибками.
Проверьте три вещи. Во-первых, у каждого сотрудника в кадровом документе (приём на работу или кадровый перевод) должен быть указан график работы. Во-вторых, сами графики должны быть созданы и заполнены в справочнике «Графики работы сотрудников» — там задаётся шаблон рабочих и выходных дней, длительность смен. В-третьих, производственный календарь должен быть заполнен и актуален, так как графики на пятидневке часто опираются на него.
Настройка графиков работы сотрудников
Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в ЗУП) и создайте нужные графики: пятидневка, шестидневка, сменный график «два через два» и т.д. Для стандартной пятидневки проще всего указать способ заполнения «По дням недели» с длительностью рабочего дня 8 часов — программа сама привяжется к производственному календарю и учтёт праздничные дни.
Для сменных графиков задайте шаблон смен с указанием времени начала и окончания, включая ночные часы, если они есть. Ночное время важно выделить отдельно, потому что оно оплачивается в повышенном размере и в табеле отражается с особым обозначением. После создания графика проверьте его заполнение на несколько месяцев вперёд с помощью кнопки «Заполнить» или аналогичной команды в форме графика.
Если у сотрудника график меняется, не редактируйте старый график задним числом — создайте новый и назначьте его через документ «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы». Иначе пересчитаются уже закрытые периоды.
Ввод отклонений: отпуска, больничные, командировки
Все неявки оформляются первичными документами, а не правкой табеля. Отпуск — документом «Отпуск», болезнь — «Больничный лист», командировка — «Командировка», отгул — «Отсутствие» или «Отгул» в зависимости от настроек учёта. Документы находятся в разделе «Зарплата» или «Кадры».
Ключевое правило: документ отклонения должен быть проведён до формирования табеля и до расчёта зарплаты. Если больничный внесён после расчёта, потребуется перерасчёт. Убедитесь, что период в документе указан верно — распространённая ошибка, когда отпуск проведён на соседний месяц или захватывает лишние дни.
- 1Откройте раздел «Зарплата» и выберите нужный вид документа (например, «Отпуска»)
- 2Создайте документ, укажите сотрудника и точные даты отсутствия
- 3Проверьте вид расчёта и период, проведите документ
- 4Сформируйте табель за месяц и убедитесь, что дни закрылись нужным кодом (ОТ, Б, К и т.д.)
Как сформировать табель в 1С:ЗУП
Готовый табель формируется как отчёт. Перейдите в раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Укажите период (обычно месяц), организацию и при необходимости подразделение, затем нажмите «Сформировать».
В отчёте по каждому сотруднику отобразятся дни месяца с буквенными кодами: «Я» — явка, «В» — выходной, «ОТ» — отпуск, «Б» — больничный, «К» — командировка, «НН» — неявка по невыясненной причине. В нижней части строки по каждому сотруднику указываются отработанные часы. Сверьте итоговые дни и часы с нормой по производственному календарю.
Если в табеле видны пустые ячейки или код «НН» там, где человек работал, значит, отсутствует или не проведён какой-то документ, либо сбит график. Не торопитесь править табель вручную — сначала найдите источник расхождения.
Особенности табеля в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» полноценного кадрового учёта времени нет: табель формируется как печатная форма на основании данных о начислениях и отсутствиях. Найдите его через «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени». Рабочие дни программа проставит по календарю пятидневки, а отсутствия — по документам «Больничный лист», «Отпуск», «Отсутствие».
Если в организации сменные графики, неполное рабочее время или сложный учёт переработок, функциональности Бухгалтерии недостаточно — корректным решением будет переход на ЗУП с последующей синхронизацией данных для проводок.
Где вести табель
Подходит для любых графиков, сменной работы, ночных часов и суммированного учёта. Требует более тщательной настройки.
Достаточно для небольшой организации на стандартной пятидневке без смен и сложных отклонений.
Ручная корректировка и документ «Табель»
В ЗУП существует документ «Табель» (раздел «Зарплата» → «Учёт времени» → «Табели»), который позволяет ввести фактически отработанное время вручную — например, если учёт ведётся по данным СКУД или бумажных табелей из филиалов. После проведения такого документа данные ручного табеля имеют приоритет над автоматическим расчётом.
Используйте ручной табель осознанно: он «перекрывает» автоматику, и если потом ввести документ отпуска, конфликт данных придётся разрешать перепроведением. Для большинства организаций достаточно автоматического учёта по графикам и отклонениям.
Проверка табеля перед расчётом зарплаты
Перед закрытием месяца пройдите по контрольным точкам: у всех ли сотрудников заполнены все дни месяца, нет ли кодов «НН» без объяснений, совпадает ли сумма отработанных часов с нормой по графику. Дополнительно сверьте табель с отчётом «Остатки отпусков» и журналом больничных — так вы поймаете неучтённые документы.
Как проверить результат
Нет пустых ячеек и «НН» без причины
Пустые дни или массовые «НН» — не проведён документ или не назначен график
Совпадают с нормой по графику сотрудника
Часы меньше нормы без отклонений — проверьте график и приёмы/увольнения
Отпуска и больничные отражены кодами ОТ и Б на верные даты
Дни отсутствия стоят как явка — документ не проведён или даты неверны
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем с табелем сводится к нескольким повторяющимся причинам. Их знание экономит часы на поиске расхождений в конце месяца.
Частые вопросы
Почему в табеле стоит код «НН», хотя сотрудник работал?
Код «НН» означает, что по графику день рабочий, но фактическое время не подтверждено. Чаще всего причина в том, что в настройках учёта включён контроль фактического времени, а документ отклонения или данные о явке не введены. Проверьте, нет ли непроведённого документа отсутствия, и назначен ли сотруднику корректный график.
Как отразить работу в выходной день?
Работа в выходной оформляется документом «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздничные дни» (в ЗУП — раздел «Зарплата»). В табеле такой день отразится кодом «РВ». Не проставляйте его вручную — без документа не будет основания для оплаты.
Можно ли распечатать унифицированную форму Т-13?
Да. Отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» формируется именно в унифицированной форме и готов к печати. Если организация использует собственную форму, утверждённую в учётной политике, потребуется доработка макета.
Что делать, если табель нужно исправить после выплаты зарплаты?
Исправляйте первичный документ (отпуск, больничный, график), а не сам табель. После исправления выполните перерасчёт зарплаты за затронутый период и проверьте, не требуется ли уточнённая отчётность. Правки напрямую в табеле не влияют на начисления и создают расхождения.
Как учесть сотрудника с неполным рабочим днём?
Создайте отдельный график с сокращённой длительностью дня или укороченной неделей и назначьте его сотруднику кадровым документом. Табель заполнится по этому графику, а оплата рассчитается пропорционально отработанному времени.
Нужно ли вести табель, если все сотрудники на окладе?
Да. Табель — обязательный документ учёта рабочего времени независимо от системы оплаты. Он подтверждает факт работы, служит основанием для начисления и запрашивается при проверках и спорах, даже если зарплата каждый месяц одинаковая.
Что важно запомнить
Табель в 1С собирается автоматически из графиков работы и документов отклонений. Настройте графики и календарь, вводите отсутствия первичными документами до расчёта, формируйте отчёт Т-13 и сверяйте часы с нормой. Ручные правки — только через осознанное использование документа «Табель», а исправления задним числом — через первичные документы с перерасчётом.