Как заполнить СЗВ в 1С:Бухгалтерия

Формы СЗВ — это персонифицированные сведения, которые работодатель обязан передавать в Социальный фонд России (бывший ПФР). В 1С:Бухгалтерии 8.3 предусмотрены механизмы подготовки основных форм: СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) и СЗВ-СТАЖ (годовые сведения о стаже). Форма СЗВ-М отменена и заменена разделами ЕФС-1, но многие по-прежнему ищут инструкции по «СЗВ» в целом.

Ключевое условие корректного заполнения — актуальные кадровые данные: приёмы, увольнения, переводы и кадровые мероприятия должны быть отражены в программе документами, а не «на бумаге». Отчёты СЗВ формируются автоматически на основе учёта, поэтому большая часть работы сводится к проверке исходных данных и правильной настройке формы.

Ниже разобран порядок работы с СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ в типовой 1С:Бухгалтерии, типичные ошибки и способы проверки результата перед отправкой.

Какие формы СЗВ существуют и какая нужна вам

Прежде чем искать отчёт в программе, определите, какую форму требуется сдать. Путаница между формами — частая причина лишней работы.

• СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности: приём, увольнение, перевод, переименование организации, установление второй профессии. Сдаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме или увольнении; по иным кадровым мероприятиям — до 25-го числа месяца, следующего за месяцем события.
• СЗВ-СТАЖ — ежегодные сведения о страховом стаже всех сотрудников, сдававшихся до 1 марта (в настоящее время объединена с другими сведениями в составе персонифицированной отчётности; проверяйте актуальный состав форм в вашей версии программы).
• СЗВ-М — отменена, сведения о застрахованных лицах теперь входят в ЕФС-1.

Где найти отчёты СЗВ в 1С:Бухгалтерии

Все формы персонифицированной отчётности собраны в разделе «Отчётность, справки». В зависимости от настроек интерфейса нужный пункт может находиться в подразделе «Отчётность по сотрудникам» или «1С-Отчётность».

Для СЗВ-ТД путь такой: Отчётность, справки → СЗВ-ТД. Откроется журнал отчётов, где хранятся все ранее созданные формы. Для СЗВ-СТАЖ и других форм используйте пункт «Отчётность, справки → Отчётность по сотрудникам» или общий журнал «1С-Отчётность», где форма создаётся кнопкой «Создать» с выбором вида отчёта.

Если нужного пункта нет в меню, проверьте две вещи: включён ли учёт зарплаты и кадров в настройках функциональности (Администрирование → Настройки программы → Функциональность) и достаточно ли прав у вашего пользователя. В ограниченных ролях часть отчётов скрыта.

Подготовка данных перед заполнением

Отчёт СЗВ собирается из кадровых документов и справочников. Если исходные данные неполные или ошибочные, форма заполнится с теми же ошибками. Поэтому сначала проверьте базу.

1. 1
   Проверьте, что все приёмы и увольнения за период оформлены документами «Приём на работу» и «Увольнение» с корректными датами
2. 2
   Откройте карточки сотрудников и убедитесь, что заполнены СНИЛС, ФИО, дата рождения и данные документа, удостоверяющего личность
3. 3
   Проверьте регистрационные данные организации: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР
4. 4
   Убедитесь, что в учётной политике и настройках зарплаты указаны актуальные реквизиты страхователя
5. 5
   Обновите конфигурацию до актуального релиза, чтобы формы соответствовали действующим требованиям

Особое внимание уделите СНИЛС: это ключевой идентификатор, по которому фонд сопоставляет сведения. Опечатка в одной цифре приведёт к отказу в приёме отчёта или к тому, что сведения «повиснут» как несопоставленные. СНИЛС проверяется программой по контрольной сумме, но проверку стоит запустить явно.

Как заполнить СЗВ-ТД пошагово

СЗВ-ТД — самая частая форма из семейства СЗВ, поскольку сдаётся при каждом приёме и увольнении. Порядок действий в типовой конфигурации следующий.

1. Откройте Отчётность, справки → СЗВ-ТД и нажмите «Создать».
2. Укажите организацию и отчётный период (месяц, в котором произошли кадровые события).
3. Нажмите «Заполнить» — программа подберёт все зарегистрированные кадровые мероприятия за период.
4. Проверьте табличную часть: по каждому сотруднику должны быть указаны дата мероприятия, его вид (приём, увольнение, перевод), наименование должности и трудовой функции.
5. Запустите «Проверка → Проверить в программе», чтобы выявить ошибки формата.
6. Сохраните отчёт. Далее его можно отправить через 1С-Отчётность или выгрузить в файл для передачи иным способом.

Если кадровое событие не попало в отчёт

Типовая причина — мероприятие оформлено документом, но дата документа выходит за границы отчётного периода, либо документ не проведён. Откройте журнал кадровых документов (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения), найдите нужный документ и проверьте его статус и дату. После исправления перезаполните отчёт кнопкой «Заполнить».

Как отразить переименование должности или подразделения

Такие события тоже подлежат передаче в СЗВ-ТД. В программе они оформляются кадровым переводом или специальным документом кадрового мероприятия, после чего попадают в отчёт автоматически. Не вносите такие сведения в форму вручную поверх пустого учёта — при следующем перезаполнении ручные правки затрутся.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ формируется по итогам года по всем сотрудникам, состоявшим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией. Создайте отчёт через журнал отчётности по сотрудникам, выберите отчётный год и нажмите «Заполнить».

Программа рассчитает периоды стажа на основании приёмов, увольнений и отсутствий. Особое внимание уделите сотрудникам с особыми условиями труда, отпусками без сохранения зарплаты и периодами простоя — для них предусмотрены специальные коды, которые программа проставляет по данным учёта, но их стоит проконтролировать.

Если сотрудник работал по договору ГПХ, проверьте, что договор зарегистрирован в программе соответствующим документом, — иначе период в стаж не попадёт. После заполнения сверьте число сотрудников в отчёте с фактической численностью за год: расхождение укажет на пропущенного человека или лишнюю запись.

Проверка, выгрузка и отправка отчёта

Перед отправкой обязательно выполните встроенную проверку: кнопка «Проверка» в форме отчёта. Программа покажет список ошибок с указанием сотрудника и проблемного поля. Исправляйте ошибки не в отчёте, а в исходных данных — карточке сотрудника или кадровом документе, — после чего перезаполняйте форму.

Выгрузка файла выполняется кнопкой «Выгрузить»: программа сформирует XML-файл в установленном формате. Если у вас подключена 1С-Отчётность, отправка выполняется прямо из программы кнопкой «Отправить», а статус сдачи отслеживается в журнале.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проверка в программе

Норма

Список ошибок пуст или содержит только предупреждения

Тревожный признак

Ошибки формата, пустые СНИЛС, незаполненные даты

Состав сотрудников

Норма

Количество строк совпадает с числом кадровых событий за период

Тревожный признак

Отсутствуют уволенные или принятые сотрудники

Статус отправки

Норма

Отчёт принят, получена положительная квитанция

Тревожный признак

Отказ с протоколом ошибок или долгое отсутствие статуса

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа проблем — дубли сотрудников в справочнике, когда один человек заведён дважды с немного разными ФИО. Перед формированием годовой отчётности проверьте справочник сотрудников на дубли и объедините карточки, иначе стаж разобьётся на две записи.

Частые вопросы

Где в 1С:Бухгалтерии найти СЗВ-ТД?

Раздел «Отчётность, справки» → «СЗВ-ТД». Если пункта нет, проверьте, что в настройках функциональности включён учёт зарплаты и кадров, а у пользователя есть права на кадровую отчётность.

Почему уволенный сотрудник не попал в СЗВ-ТД?

Чаще всего документ увольнения не проведён или его дата относится к другому периоду. Откройте журнал кадровых документов, проверьте статус и дату увольнения, затем перезаполните отчёт кнопкой «Заполнить».

Можно ли исправить СЗВ-ТД после отправки?

Да, для отмены ошибочных сведений формируется отчёт с признаком отмены по конкретному сотруднику и событию, а затем при необходимости подаётся корректная форма. Порядок отмены реализован в той же форме отчёта — выберите нужный тип сведений при создании.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если кадровых событий не было?

Нет, форма сдаётся только при наличии кадровых мероприятий: приёмов, увольнений, переводов, переименований. Нулевая форма не предусмотрена.

Чем СЗВ-ТД отличается от ЕФС-1?

СЗВ-ТД передаёт сведения о трудовой деятельности (кадровые события), а ЕФС-1 объединяет сведения о стаже, взносах и застрахованных лицах. Это разные формы с разными сроками и составом данных; в программе они создаются отдельно.

Обязательно ли обновлять 1С перед сдачей отчётности?

Настоятельно рекомендуется: форматы электронных отчётов периодически меняются, и файл, сформированный старым релизом, может быть отклонён фондом. Проверяйте наличие обновлений перед началом отчётной кампании.