Как заполнить сведения о трудовой деятельности в 1С:ЗУП

Сведения о трудовой деятельности в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) формируются автоматически на основе кадровых документов: приёмов на работу, переводов, увольнений, отпусков без сохранения зарплаты и других событий. Отдельно «заполнять» их вручную обычно не требуется — задача пользователя состоит в том, чтобы корректно оформить кадровые документы и проверить, что отчёт ЭФС-1 (ранее СЗВ-ТД) сформировался правильно.

Ошибки в этих сведениях приводят к штрафам от Социального фонда России и к расхождениям в электронных трудовых книжках сотрудников. Поэтому важно понимать, где в программе хранятся данные, какие документы их формируют и как проверить результат перед отправкой отчётности.

Ниже разобран практический порядок работы: от проверки исходных данных сотрудника до формирования и выгрузки сведений, а также типичные ошибки и способы их исправления.

Где в 1С:ЗУП хранятся сведения о трудовой деятельности

Основной источник данных — кадровые документы в разделе «Кадры». Каждый документ, влияющий на трудовую деятельность, содержит признак необходимости отражения события в электронной трудовой книжке. Программа сама определяет, какие события должны попасть в отчёт: приём, перевод, переименование должности или подразделения, увольнение, установление второго трудового договора, перевод к другому работодателю.

Дополнительно в карточке сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») хранятся личные данные, которые обязательны для отчёта: ФИО, СНИЛС, дата рождения, ИНН при наличии. Если какое-то из этих полей не заполнено, отчёт не пройдёт форматный контроль.

Отдельный блок — сведения о заявлении сотрудника о способе ведения трудовой книжки (бумажной или электронной). До полного перехода на электронный учёт эти данные отражались в отчётности; сейчас они нужны в первую очередь для корректной истории, если вы ведёте архив или исправляете прошлые периоды.

Подготовка: проверка данных сотрудника и организации

Перед тем как формировать сведения, убедитесь, что базовые данные заполнены полностью. Откройте карточку сотрудника и проверьте: ФИО без сокращений и инициалов, СНИЛС в формате XXX-XXX-XXX XX, дату рождения, документ удостоверения личности. Ошибка в одной цифре СНИЛС приведёт к тому, что сведения не сопоставятся с лицевым счётом человека.

На стороне организации проверьте раздел «Настройка» → «Организации»: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР и наименование работодателя. Именно эти реквизиты подставляются в отчёт как данные страхователя.

Также убедитесь, что в программе актуальные обновления: форматы отчётности периодически меняются, и устаревшая версия конфигурации может формировать файл, который не примет фонд.

Какие документы формируют кадровые события

Каждое событие трудовой деятельности вводится своим документом. Разберём основные.

Приём на работу

Документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»). Заполните дату приёма, подразделение, должность из штатного расписания, условия оплаты. Дата приёма из документа и попадёт в сведения как дата кадрового события. Если сотрудник принят по срочному договору, укажите срок и основание — это влияет на другие разделы учёта.

Кадровый перевод

Документ «Кадровый перевод» отражает смену должности, подразделения или переименование. Важно: если меняется только наименование должности без изменения функции, в документе предусмотрен соответствующий признак — от него зависит, как событие будет отражено в сведениях (перевод или переименование).

Увольнение

Документ «Увольнение». Критично правильно указать дату увольнения и статью Трудового кодекса — основание увольнения передаётся в сведения в нормативной формулировке. После проведения документа программа предложит сформировать отчёт по этому сотруднику.

Отпуск без сохранения зарплаты и другие события

Отпуска за свой счёт, отстранения от работы и некоторые другие события также подлежат отражению в сведениях о трудовой деятельности. В ЗУП для этого используются соответствующие кадровые документы из раздела «Кадры» — например, «Отпуск без сохранения оплаты». Проверьте, что период указан точно: даты начала и окончания попадут в отчёт.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» и создайте нужный документ: приём, перевод или увольнение
2. 2
   Заполните сотрудника, дату события, должность и подразделение по штатному расписанию
3. 3
   Проверьте основание (для увольнения — статью ТК), при необходимости реквизиты приказа
4. 4
   Проведите документ и убедитесь, что нет сообщений об ошибках
5. 5
   Сформируйте отчёт ЭФС-1 и проверьте, что событие попало в нужный подраздел

Формирование отчёта ЭФС-1 по кадровым событиям

Сведения передаются в СФР в составе отчёта ЭФС-1. Откройте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» и создайте новый отчёт. В форме выберите организацию и период, затем нажмите «Заполнить» — программа автоматически подберёт все кадровые события за период, по которым сведения ещё не были представлены.

По кадровым событиям действует короткий срок представления: как правило, не позднее следующего рабочего дня после оформления приёма или увольнения. Поэтому не накапливайте документы до конца квартала — формируйте отчёт сразу после проведения кадрового документа.

В форме отчёта проверьте табличную часть: список сотрудников, виды событий, даты, наименования должностей и основания увольнения. Если событие не попало в отчёт, вернитесь к кадровому документу — возможно, он не проведён или дата события выходит за выбранный период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в таблице отчёта

Норма

ФИО, СНИЛС и дата события совпадают с приказом

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке или СНИЛС с ошибкой

Вид события

Норма

Соответствует документу: приём, перевод, увольнение

Тревожный признак

Отражён перевод вместо переименования или наоборот

Проверка отчёта кнопкой «Проверить»

Норма

Ошибок форматного контроля нет

Тревожный признак

Сообщения о незаполненных или некорректных полях

Исправление ошибок и отмена событий

Если сведения уже отправлены, а ошибка обнаружилась позже, исправление делается через корректирующий отчёт. В ЗУП создайте новый экземпляр ЭФС-1 за тот же период и отразите событие с признаком отмены или корректировки — механика зависит от вида ошибки: либо отменяется ошибочное событие, либо подаётся новое с правильными данными.

Если ошибка обнаружена до отправки, достаточно исправить кадровый документ: отменить проведение, скорректировать данные и провести заново, затем перезаполнить отчёт. Не правьте данные непосредственно в форме отчёта, минуя документ, — при следующем заполнении ошибка вернётся, а учёт в программе разойдётся с отчётностью.

Особая ситуация — ошибочно проведённый документ, например увольнение не того сотрудника. Отмените проведение документа и убедитесь, что событие исчезло из отчёта. Если отчёт уже принят фондом, потребуется отменяющая форма.

Частые ошибки при заполнении сведений

Большинство проблем возникает не из-за самой формы отчёта, а из-за исходных данных. Разберём типичные ситуации.

Первая группа — ошибки в личных данных: транслитерация ФИО, старый СНИЛС, незаполненный документ удостоверения личности. Такие сведения фонд может принять формально, но не сопоставить с человеком, и трудовой стаж не отразится.

Вторая группа — расхождение между приказом и документом в программе: в приказе одна дата, в документе другая. В сведения попадает дата из программы, и при проверке возникает расхождение. Всегда сверяйте документ с бумажным или электронным приказом.

Третья группа — пропущенные события: сотрудник переведён, но документ не проведён или создан с ошибочной датой. Контрольный список кадровых событий за период помогает выявить такие пропуски до отправки отчёта.

Проверка перед отправкой и выгрузка

Перед отправкой используйте встроенную проверку: кнопка «Проверить» в форме отчёта запускает контроль формата и заполненности обязательных полей. Устраните все замечания — отчёт с ошибками фонд не примет.

Отправка выполняется через 1С-Отчетность напрямую из программы, если подключён сервис, либо через выгрузку файла для загрузки в личном кабинете страхователя на портале СФР. После отправки дождитесь квитанции о приёме: статус «принято» — единственное подтверждение, что обязанность выполнена.

Храните протоколы приёма и сформированные отчёты — они понадобятся при камеральных проверках и для разбора возможных расхождений с данными сотрудников о их электронных трудовых книжках.

Частые вопросы

Что делать, если сотрудник не попал в отчёт ЭФС-1?

Проверьте, проведён ли кадровый документ и попадает ли дата события в период отчёта. Затем нажмите «Заполнить» повторно. Если документ проведён, а события нет — убедитесь, что по этому событию сведения ранее не были уже представлены: программа не включает повторно отправленные события.

Можно ли заполнить сведения за прошлые периоды?

Да. Создайте отчёт за нужный период — программа подберёт события, по которым сведения ещё не сдавались. Имейте в виду, что за несвоевременное представление возможны санкции, но представить сведения нужно в любом случае.

Как отразить переименование должности без перевода?

Используйте документ «Кадровый перевод» с соответствующим признаком переименования (без изменения трудовой функции), либо документ переименования позиции штатного расписания — в зависимости от настроек учёта. От этого зависит вид события в сведениях.

Обязательно ли указывать ИНН сотрудника?

ИНН физического лица в сведениях не является обязательным идентификатором — ключевой реквизит это СНИЛС. Однако если ИНН указан, он должен быть корректным: ошибочный ИНН может вызвать замечания при проверке.

Как исправить неверную дату увольнения в уже отправленных сведениях?

Сначала исправьте дату в документе «Увольнение» (с учётом влияния на расчёты). Затем сформируйте корректирующий отчёт за тот же период: отмените ошибочное событие и подайте сведения с правильной датой. Порядок корректировки зависит от действующих правил СФР, поэтому сверьте механику с актуальной версией программы.

Нужно ли отражать отпуск за свой счёт в сведениях?

Да, отпуска без сохранения заработной платы относятся к событиям, отражаемым в сведениях о трудовой деятельности. Оформите соответствующий кадровый документ с точными датами начала и окончания — они попадут в отчёт при следующем заполнении.