Как заполнить личную карточку работника в 1С:ЗУП

Личная карточка сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это основной источник данных о работнике: из неё программа берёт сведения для расчёта зарплаты, удержания НДФЛ, формирования отчётности в ФНС, СФР и военкомат. Ошибка в одном поле способна привести к отказу в приёме отчёта или неверному расчёту налога, поэтому карточку заполняют внимательно и сверяют с оригиналами документов.

Карточка сотрудника находится в разделе «Кадры» → «Сотрудники». Открыть её можно двойным щелчком по фамилии в списке или создать новую кнопкой «Создать». Форма разбита на смысловые блоки: личные данные, документы, адреса, образование, семья, воинский учёт и служебная информация о приёме на работу.

Важно понимать разницу между справочником «Сотрудники» и справочником «Физические лица». Физическое лицо хранит паспортные данные и может существовать в базе без трудового договора, а сотрудник — это физлицо, принятое на конкретную должность в конкретную организацию. Если человек работает по совместительству в двух подразделениях, у него одно физлицо и несколько записей сотрудников.

Где находится карточка и как создать нового сотрудника

Перейдите в раздел «Кадры» и откройте журнал «Сотрудники». Для нового работника нажмите «Создать». Программа предложит ввести фамилию, имя, отчество и дату рождения — на этом этапе она автоматически ищет совпадения среди уже заведённых физических лиц, чтобы не создать дубль. Если совпадение найдено, выберите существующее физлицо, а не создавайте новое.

После ввода ФИО откроется форма сотрудника. В шапке указываются организация и головная организация (если ведётся учёт по обособленным подразделениям). Поле «Номер» и «Дата создания» заполняются автоматически, менять их без необходимости не нужно.

Обратите внимание на ссылку «Изменить фамилию» рядом с ФИО. Она нужна только для реальной смены фамилии (например, после брака) — программа зафиксирует историю изменения с датой и документом-основанием. Исправлять опечатку через эту ссылку не следует: для корректировки ошибки просто отредактируйте поле.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать»
2. 2
   Введите ФИО и дату рождения, проверьте подсказки о совпадениях
3. 3
   Заполните пол, гражданство и личные данные
4. 4
   Внесите документ, удостоверяющий личность
5. 5
   Укажите ИНН, СНИЛС, адреса и контакты
6. 6
   Запишите карточку и оформите приём на работу

Личные данные: ФИО, пол, дата рождения, гражданство

Блок личных данных заполняется строго по паспорту. Пол определяется по документу, дата рождения влияет на расчёт страховых стажей и льгот. Гражданство выбирается из классификатора стран мира — для иностранных работников это критично, так как от статуса зависят ставка НДФЛ и порядок исчисления взносов.

Для иностранцев дополнительно заполняется статус налогового резидента и сведения о разрешительных документах (патент, разрешение на работу, вид на жительство). Эти данные вносятся по ссылке «Страхование» или в специальной закладке в зависимости от версии конфигурации. Не оставляйте статус «по умолчанию», если работник — нерезидент: налог посчитается неверно.

Поле «Уточнение наименования» используется для различения однофамильцев в печатных формах — например, можно добавить инициалы отчества или табельный номер. В большинстве случаев его оставляют пустым.

Документ, удостоверяющий личность

По ссылке «Документ, удостоверяющий личность» откроется форма ввода паспортных данных. Выберите вид документа (чаще всего «Паспорт гражданина РФ»), введите серию, номер, дату выдачи, кем выдан и код подразделения. Серия и номер проверяются отчётными формами, поэтому пробелы и лишние символы недопустимы.

Программа хранит историю документов: при замене паспорта не редактируйте старую запись, а добавьте новую с датой, с которой действует новый документ. Тогда в отчётах за прошлые периоды будут подтягиваться корректные исторические данные, а в текущих — новые.

ИНН, СНИЛС и сведения для отчётности

Поля ИНН и СНИЛС находятся в основной форме карточки. СНИЛС вводится в формате с дефисами, программа проверяет контрольную сумму номера — если введён неверный номер, появится предупреждение. ИНН физического лица состоит из 12 цифр; если у работника нет ИНН, поле оставляют пустым, но для отчётности это допустимо только при отсутствии свидетельства в принципе.

Неверный СНИЛС — одна из самых частых причин отказа в приёме персонифицированной отчётности. Всегда сверяйте номер с карточкой СНИЛС или выпиской, а не со слов сотрудника. То же относится к ИНН: берите номер из свидетельства или выписки из личного кабинета налогоплательщика.

Адреса и контактная информация

Адреса вводятся по ссылке «Адреса, телефоны» через адресный классификатор (ФИАС/ГАР). Различают адрес регистрации (по прописке) и адрес фактического проживания. Адрес регистрации влияет на отражение доходов по месту учёта в некоторых отчётах и на направление сведений, поэтому вносите его по паспорту, а не по фактическому месту жительства.

Набирайте адрес через поле подбора из классификатора, а не вручную в свободной строке — тогда программа корректно сохранит коды региона и населённого пункта. Если классификатор устарел и не находит новый адрес, обновите его через сервис обновления адресных сведений.

Телефон и email используются для отправки расчётных листков и уведомлений, если в организации настроена такая рассылка. Эти поля не обязательны для отчётности, но их заполнение упрощает взаимодействие с сотрудником.

Образование, семья, воинский учёт и дополнительные сведения

Эти блоки не влияют на расчёт зарплаты, но нужны для статистической отчётности, воинского учёта и кадровых справок. Образование вносится по диплому: уровень, учебное заведение, специальность, год окончания. Состав семьи заполняется для предоставления льгот и справок, а также для учёта налоговых вычетов — хотя сами вычеты оформляются отдельным документом «Заявление на вычеты НДФЛ».

Воинский учёт обязателен для военнообязанных: указываются категория запаса, воинское звание, состав, номер военного билета. На основании этих данных формируются сообщения в военкомат при приёме и увольнении. Пропуск этого блока — нарушение, за которое организацию могут оштрафовать.

Инвалидность и статус «работающий пенсионер» влияют на расчёт взносов и льготы, поэтому их вносят с указанием периода действия справки или удостоверения. По окончании срока справки программа перестанет применять льготу автоматически.

Приём на работу и связь карточки с кадровыми документами

Сама по себе карточка сотрудника не означает трудовые отношения. Чтобы человек появился в штатном расписании и начал получать начисления, нужно оформить документ «Приём на работу» — прямо из карточки по кнопке «Оформить документ» или из журнала кадровых документов. В нём указываются подразделение, должность, дата приёма, вид занятости и плановые начисления.

Проверьте, что в карточке сотрудника после приёма появилась ссылка на текущее место работы. Если сотрудник создан, но приёма нет, он не попадёт в расчётные ведомости и штатную расстановку. Обратная ситуация — уволенный сотрудник с «висящими» начислениями — тоже требует проверки документа увольнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск по СНИЛС в справочнике физлиц

Норма

Находится ровно одна запись

Тревожный признак

Два и более физлица с одинаковым СНИЛС — дубль

Ссылка «Текущее место работы» в карточке

Норма

Указаны подразделение и должность

Тревожный признак

Поле пустое — приём на работу не оформлен

Проверка данных перед отчётом (сервис проверки)

Норма

Ошибок по сотруднику нет

Тревожный признак

Сообщения о некорректном СНИЛС, ИНН или паспорте

Проверка данных и исправление ошибок

Перед сдачей отчётности используйте встроенные проверки: в формах отчётов есть кнопка «Проверить», а для персонифицированных сведений доступна проверка сотрудников на корректность СНИЛС, ИНН и паспортных данных. Прогоняйте проверку после массового ввода новых сотрудников — это дешевле, чем получать отказ от фонда.

Если ошибка обнаружена до сдачи отчётности, просто исправьте данные в карточке. Если отчёты уже сданы, действуйте аккуратно: исправьте данные, затем сформируйте уточняющий (корректирующий) отчёт за тот период. Никогда не меняйте данные «молча», оставляя расхождение между базой и фондами.

Для массовых правок удобно использовать групповое изменение реквизитов (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), но эта обработка требует аккуратности: она меняет данные сразу у многих объектов, и откатить изменение можно только восстановлением из резервной копии.

Частые вопросы

Можно ли удалить ошибочно созданного сотрудника?

Да, если по нему нет ни одного документа (приёма, начислений). Пометьте сотрудника на удаление, затем выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если документы уже есть, удаление невозможно — оформляйте увольнение или сторнирующие документы.

Что делать, если сотрудник задвоился в базе?

Найдите обе записи физлица по СНИЛС или ФИО, определите, к какой привязаны документы. Используйте обработку поиска и замены дублей (если она доступна в вашей версии) либо вручную переназначьте документы на одно физлицо, а второе пометьте на удаление. Перед операцией сделайте резервную копию базы.

Обязательно ли заполнять адрес фактического проживания?

Для большинства отчётных форм критичен адрес регистрации, а фактический адрес заполняется при наличии данных. Если сотрудник живёт по месту регистрации, достаточно установить признак совпадения адресов, чтобы не вводить адрес дважды.

Как внести вычеты на детей — в карточке или отдельно?

Вычеты оформляются отдельным документом «Заявление на вычеты НДФЛ» из журнала кадровых документов или раздела «Налоги и взносы». Состав семьи в карточке носит справочный характер и сам по себе вычет не назначает.

Почему программа не даёт записать карточку и ругается на СНИЛС?

Номер не проходит проверку контрольной суммы — значит, в нём опечатка. Сверьте каждую цифру с карточкой СНИЛС сотрудника. Если номер введён верно, а ошибка остаётся, проверьте, не попал ли в поле лишний пробел или невидимый символ при копировании.

Нужно ли заводить карточку для работника по договору ГПХ?

Да. Для подрядчиков по договорам гражданско-правового характера физлицо и сотрудник заводятся так же, но вместо приёма на работу оформляется документ «Договор ГПХ». Это нужно для начисления вознаграждения, взносов и отчётности.