Другое · 10 мин
Как заполнить карточку сотрудника в 1С
Как правильно заполнить карточку сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: личные данные, трудовой договор, график работы, начисления, проверка ошибок.
Карточка сотрудника — центральный объект кадрового учёта в 1С: от корректности её заполнения зависят расчёт зарплаты, удержание НДФЛ, начисление страховых взносов, формирование отчётности в ФНС и СФР. Ошибка в одном поле (например, в дате приёма или статусе налогоплательщика) приводит к неверным суммам в расчётных ведомостях и отказам при сдаче отчётов.
Инструкция ориентирована на конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия», где карточка сотрудника устроена схожим образом. Порядок действий актуален для типовых релизов на управляемых формах; в старых версиях расположение вкладок может отличаться, но логика заполнения та же.
Принципиально важно понимать разницу: справочник «Физические лица» хранит персональные данные человека, а справочник «Сотрудники» — его связь с конкретной организацией. Один человек может иметь несколько карточек сотрудника (основное место работы и совместительство), и 1С умеет связывать их через единую карточку физлица.
Где находится карточка сотрудника и как её создать
В 1С:ЗУП справочник сотрудников открывается через раздел «Кадры» → «Сотрудники». В 1С:Бухгалтерии путь аналогичный: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Для создания новой записи нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать организацию, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам.
Первое, что запрашивает форма, — ФИО сотрудника. Введите фамилию, имя и отчество полностью, как в паспорте: от них зависит корректность персонализированной отчётности. Если человек уже есть в справочнике «Физические лица» (например, работал раньше или числится в другой организации холдинга), 1С покажет подсказку о совпадении — выберите существующее физлицо, чтобы не плодить дубли.
После ввода ФИО укажите пол и дату рождения. Эти поля влияют на расчёт страховых взносов, льготы и формирование сведений для СФР. Дату рождения вводите строго по документу: программа проверяет её соответствие с данными СНИЛС при выгрузке отчётов.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать»
- 2Введите ФИО и при совпадении выберите существующее физлицо
- 3Заполните пол, дату рождения, СНИЛС и ИНН
- 4Внесите паспортные данные и адрес регистрации
- 5Оформите документ «Приём на работу» с должностью и графиком
- 6Проверьте начисления, статус НДФЛ и записанную карточку
Личные данные: СНИЛС, ИНН, документы, адрес
Номер СНИЛС вводится в формате XXX-XXX-XXX XX. Программа проверяет контрольную сумму номера: если 1С выделяет поле красным, перепроверьте цифры по страховому свидетельству. Сотрудника без СНИЛС нельзя включить в персонифицированную отчётность, поэтому поле обязательно для работающих по трудовому договору.
ИНН физического лица заполняется при наличии. Он не является строго обязательным для расчёта зарплаты, но нужен для справок о доходах и некоторых форм отчётности. Если ИНН нет, оставьте поле пустым — это не ошибка.
Паспортные данные вносятся через ссылку «Личные данные» или «Документы, удостоверяющие личность» (в зависимости от конфигурации). Укажите вид документа, серию, номер, кем и когда выдан. Эти сведения попадают в личную карточку Т-2 и ряд отчётов. Адрес регистрации и адрес фактического проживания вводятся по классификатору (ФИАС/КЛАДР) — используйте подбор из справочника, а не ручной ввод, чтобы адрес корректно выгружался в отчёты.
Трудовой договор и приём на работу
Сама по себе карточка сотрудника не задаёт условия работы — для этого служит документ «Приём на работу». Открыть его можно прямо из карточки по ссылке «Оформить документ» → «Приём на работу» или из журнала «Кадры» → «Приёмы». Без этого документа сотрудник не попадёт в расчёт зарплаты.
В документе укажите дату приёма, подразделение, должность (из штатного расписания, если оно ведётся), количество ставок и график работы. Если ведётся штатное расписание, выбирайте позицию из него — программа подтянет оклад и надбавки автоматически. При отключённом штатном расписании начисления и размер оплаты задаются вручную на вкладке «Оплата труда».
Обратите внимание на вид занятости: «Основное место работы», «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство». От этого зависит расчёт вычетов по НДФЛ и ряд кадровых отчётов. Внутренний совместитель оформляется отдельной карточкой сотрудника, привязанной к тому же физлицу.
График работы и плановые начисления
График работы выбирается из справочника «Графики работы сотрудников». Типовые варианты (пятидневка, сменные графики) обычно уже созданы при первоначальной настройке. Если нужного графика нет, создайте его заранее в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников»: от графика зависит расчёт нормы времени и оплаты за неполный месяц.
На вкладке «Оплата труда» документа приёма перечисляются плановые начисления: оклад по дням или по часам, районный коэффициент, надбавки, премии с постоянной частью. Каждое начисление ссылается на вид расчёта из соответствующего справочника. Проверьте, что у выбранных видов расчёта правильно настроены налогообложение и коды дохода — иначе НДФЛ и взносы посчитаются неверно.
Удержания (например, алименты по исполнительному листу) оформляются отдельными документами, а не в карточке. В карточке сотрудника задаются только постоянные параметры: вычеты на детей, статус налогоплательщика, банковский счёт для перечисления зарплаты.
Налоги, вычеты и страховые взносы
В карточке сотрудника по ссылке «Налог на доходы» указывается статус налогоплательщика: резидент, нерезидент, высококвалифицированный иностранный специалист и другие. Статус определяет ставку НДФЛ. Для нерезидентов также важна дата изменения статуса — 1С пересчитывает налог с учётом истории.
Стандартные вычеты на детей оформляются документом «Заявление на вычеты НДФЛ» (в ЗУП) или через раздел «Налог на доходы» → «Вычеты» в карточке. Укажите количество детей и период действия вычета. Вычет применяется только у одного работодателя и только по основному месту работы — это контролируйте вручную.
Параметры страховых взносов подтягиваются из настроек учётной политики организации, но для отдельных сотрудников могут задаваться особые условия: инвалидность, работа во вредных условиях, статус иностранца (временно пребывающий, временно проживающий). Эти сведения заполняются по ссылке «Страховые взносы» в карточке и напрямую влияют на тарифы.
Как проверить результат
Поля не подсвечены красным, контрольная сумма проходит
Красное подчёркивание, ошибка при записи карточки
Документ проведён, сотрудник виден в списке с должностью и подразделением
Сотрудник есть в справочнике, но не попадает в расчёт зарплаты
При заполнении документа «Начисление зарплаты» сотрудник подтягивается с окладом
Сотрудник отсутствует в табличной части или сумма равна нулю
Статус соответствует реальному, вычеты применяются в расчёте
Ставка налога не соответствует ожидаемой, вычеты не учитываются
Типичные ошибки и их последствия
Самая частая проблема — дубли физических лиц. Они возникают, когда при повторном приёме сотрудника создают новое физлицо вместо выбора существующего. Итог: раздвоённая база по НДФЛ, ошибки в сведениях о доходах и необходимость трудоёмкого объединения записей.
Вторая распространённая ошибка — неверный график работы или его отсутствие. Сотрудник с пустым графиком либо не попадает в расчёт, либо получает неверную норму времени. Третья типичная ситуация — приём оформлен, но не проведён (документ сохранён как черновик): в справочнике сотрудник есть, а зарплата не считается.
Изменение данных и увольнение
Кадровые изменения — перевод на другую должность, изменение оклада, смену графика — не редактируют в карточке напрямую. Для этого предназначены документы «Кадровый перевод» и «Изменение оплаты труда». Так сохраняется история: программа знает, какие условия действовали в каждом периоде, и корректно считает зарплату за переходные месяцы.
Личные данные (фамилия при её смене, новый паспорт, адрес) правятся в карточке физического лица. Фамилию меняйте через механизм изменения ФИО с указанием даты — тогда в отчётности за прошлые периоды останется прежняя фамилия, как того требуют правила персонифицированного учёта.
Увольнение оформляется одноимённым документом: укажите дату, основание и при необходимости компенсацию отпуска. После увольнения карточка сотрудника остаётся в базе — удалять её нельзя, иначе потеряются данные закрытых периодов. При повторном приёме того же человека создаётся новый документ приёма по существующей карточке физлица.
Что важно запомнить
Карточка сотрудника заполняется в два слоя: личные данные физлица и кадровые документы (приём, перевод, увольнение). Зарплата считается только при проведённом приёме с графиком и начислениями. Дубли физлиц, неверный статус НДФЛ и непроведённые документы — главные источники ошибок, проверяйте их до расчёта.
Частые вопросы
Можно ли заполнить карточку сотрудника без документа приёма на работу?
Технически карточка в справочнике создаётся, но сотрудник не будет участвовать в расчёте зарплаты, табеле и кадровых отчётах. Для полноценного учёта документ «Приём на работу» обязателен — именно он фиксирует дату, должность, график и оплату труда.
Что делать, если сотрудник принят повторно после увольнения?
Не создавайте новую карточку и новое физлицо. Найдите существующего сотрудника в справочнике и оформите новый документ «Приём на работу» с актуальной датой. Вся история и накопленные данные по НДФЛ сохранятся.
Почему сотрудник не появляется в документе начисления зарплаты?
Проверьте три вещи: проведён ли приём на работу, попадает ли дата приёма в расчётный период, не оформлено ли увольнение раньше конца месяца. Также убедитесь, что в документе начисления выбрана та же организация, что и в приёме.
Как оформить внутреннего совместителя?
Создайте вторую карточку сотрудника, привязанную к тому же физическому лицу: при вводе ФИО выберите существующего человека из подсказки. В приёме укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», отдельную должность и график. Вычеты по НДФЛ применяйте только по основному месту работы.
Обязательно ли вводить ИНН сотрудника?
Для расчёта зарплаты ИНН не обязателен, при его отсутствии поле оставляют пустым. Однако ИНН нужен в некоторых формах отчётности и упрощает идентификацию, поэтому при наличии свидетельства его лучше внести.
Можно ли удалить ошибочно созданную карточку сотрудника?
Если по карточке нет проведённых документов, её можно пометить на удаление и затем удалить через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, удаление невозможно — исправляйте данные документами или используйте объединение дублей физлиц.