Как заполнить форму Т-2 в 1С: личная карточка работника шаг за шагом

Личная карточка работника по форме Т-2 в 1С не заполняется вручную «с нуля» — программа собирает её автоматически из кадровых документов: приёмов на работу, переводов, отпусков, увольнений и личных данных сотрудника. Поэтому главная задача кадровика — правильно ввести исходные данные, а затем сформировать и проверить готовую карточку.

Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) редакции 3.1 — именно там форма Т-2 реализована наиболее полно. В «1С:Бухгалтерии» кадровый учёт урезан, и полноценную личную карточку там сформировать не получится.

Прежде чем формировать Т-2, убедитесь, что в программе заведены все кадровые события по сотруднику: приём на работу, переводы, отпуска, данные об образовании и семье. Если какого-то документа нет, карточка выйдет неполной, и раздел придётся дополнять вручную в печатной форме.

Где находится форма Т-2 в 1С и как её открыть

Личная карточка формируется из карточки конкретного сотрудника. Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники, найдите нужного работника в списке и откройте его карточку двойным щелчком.

В форме сотрудника нажмите кнопку Печать и выберите пункт Личная карточка (Т-2). Программа сформирует печатную форму, которую можно просмотреть, сохранить в PDF или Excel и вывести на принтер.

Альтернативный путь — раздел Кадры → Кадровые отчёты, где в некоторых версиях доступны печатные формы кадрового учёта. Но самый быстрый способ — именно из карточки сотрудника, потому что там не нужно дополнительно выбирать работника.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите работника.
2. 2
   Откройте карточку сотрудника и нажмите кнопку «Печать».
3. 3
   Выберите «Личная карточка (Т-2)» и дождитесь формирования.
4. 4
   Проверьте заполнение разделов и при необходимости вернитесь к исходным документам.
5. 5
   Сохраните форму в PDF или распечатайте.

Откуда программа берёт данные для разделов карточки

Ключевой принцип: Т-2 — это отображение уже введённых данных, а не самостоятельный документ. Каждый раздел карточки связан с конкретными объектами программы.

Общие сведения (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт) берутся из личных данных сотрудника, которые заполняются при создании карточки физического лица. Сведения о приёме и переводах — из документов «Приём на работу» и «Кадровый перевод». Информация об отпусках — из документов «Отпуск». Данные об увольнении — из документа «Увольнение».

Образование, состав семьи, воинский учёт и дополнительные сведения вводятся по ссылкам из карточки сотрудника: «Образование», «Семья», «Воинский учёт», «Трудовая деятельность». Если эти блоки не заполнены, соответствующие разделы Т-2 окажутся пустыми.

Заполнение общих сведений о работнике

Начните с карточки сотрудника. Проверьте ФИО — оно должно быть введено по паспорту, без сокращений. Если сотрудник менял фамилию, изменение оформляется документом «Изменение личных данных» (или через механизм смены ФИО в карточке физического лица), а не простой правкой строки.

Паспортные данные вводятся по ссылке «Личные данные» или «Паспортные данные». Укажите серию, номер, кем и когда выдан документ, код подразделения. Программа хранит историю документов, удостоверяющих личность, поэтому при замене паспорта добавьте новую запись, не удаляя старую.

ИНН и СНИЛС заполняются в соответствующих полях. Эти данные критичны не только для Т-2, но и для отчётности в ПФР и ФНС, поэтому сверяйте их с оригиналами документов. Ошибка в одной цифре приведёт к отказам при сдаче отчётности.

Как внести образование, семью и воинский учёт

Эти разделы кадровики часто пропускают, и в итоге Т-2 выходит «полупустой». Заполняются они через ссылки в карточке сотрудника — обычно в панели навигации формы или на отдельных вкладках.

Образование

По ссылке «Образование» добавьте записи: уровень образования, учебное заведение, документ об образовании (диплом, его серия и номер), специальность и квалификация по диплому, год окончания. Данные вносятся строго по документу об образовании — именно они попадут в раздел II карточки Т-2.

Состав семьи

По ссылке «Семья» укажите степень родства, ФИО родственника и год рождения. Эти сведения отражаются в разделе «Состав семьи» карточки, а также используются при предоставлении вычетов на детей — поэтому важно, чтобы данные были актуальными.

Воинский учёт

По ссылке «Воинский учёт» заполните отношение к воинской обязанности, категорию запаса, воинское звание, состав и данные военного билета. Если организация ведёт воинский учёт, эти сведения обязательны, и их отсутствие — нарушение, а не просто «пустой раздел».

Приёмы, переводы и отпуска: разделы III и VIII

Раздел «Приём на работу и переводы» формируется из кадровых документов. Каждый документ «Приём на работу» и «Кадровый перевод» создаёт строку в таблице: дата, структурное подразделение, должность, тарифная ставка (оклад), номер и дата приказа.

Если перевод был, а в карточке его нет — проверьте, проведён ли документ «Кадровый перевод» и не создан ли он в другом периоде. Черновые и непроведённые документы в печатную форму не попадают.

Раздел «Отпуск» заполняется из документов «Отпуск». В карточке отражаются вид отпуска, период работы, за который предоставлен отпуск, количество календарных дней, даты начала и окончания, основание. Если сотруднику отпуск оформлялся, но в Т-2 его нет, проверьте вид отпуска в документе — некоторые виды (например, отпуск без сохранения зарплаты) могут отображаться иначе или не отображаться вовсе в зависимости от настроек.

Контрольные точки

Как проверить результат

Раздел переводов

Норма

Все кадровые переводы отображаются с датами, подразделениями и реквизитами приказов

Тревожный признак

Перевод был, но строки нет — документ не проведён или не создан

Раздел отпусков

Норма

Отпуска с периодами работы и датами совпадают с приказами

Тревожный признак

Отпуск отсутствует или период работы пустой

Общие сведения

Норма

ФИО, паспорт, ИНН, СНИЛС совпадают с оригиналами документов

Тревожный признак

Есть сокращения, устаревший паспорт или пропуски

Увольнение и завершающие записи

Заключительный раздел Т-2 — основание прекращения трудового договора. Он заполняется из документа «Увольнение»: дата увольнения, формулировка и пункт статьи ТК РФ, реквизиты приказа. Формулировка подтягивается из выбранного в документе основания увольнения.

После проведения увольнения сформируйте Т-2 повторно и проверьте, что запись об увольнении появилась. В бумажной карточке с записью об увольнении работник знакомится под подпись — в 1С для этого предусмотрены соответствующие строки в печатной форме.

Если увольнение отменялось и сотрудник восстановлен, убедитесь, что документ увольнения отменён корректно, иначе в карточке останется лишняя запись.

Проверка, печать и хранение карточки

Перед печатью пройдитесь по всем разделам сформированной Т-2 и сопоставьте их с бумажными документами: трудовым договором, приказами, дипломом, паспортом. Любое расхождение исправляйте в исходных данных — документах и карточке сотрудника, — а не в готовой печатной форме.

Печатную форму можно сохранить в PDF или Excel через стандартную кнопку сохранения табличного документа. Это удобно для электронного архива, но учтите: личная карточка содержит персональные данные, и доступ к файлам должен быть ограничен.

Многие организации ведут Т-2 в электронном виде и распечатывают только при необходимости (проверка, ликвидация, увольнение с ознакомлением). Уточните принятый в вашей организации порядок ведения кадровых документов — от него зависит, нужна ли бумажная карточка с подписями.

Типичные проблемы и как их решить

Самая частая ситуация — в Т-2 отсутствует какое-то событие. Алгоритм один: найдите соответствующий документ, проверьте, что он проведён, дата верна, сотрудник указан правильно. Затем сформируйте карточку заново.

Вторая проблема — задвоение сотрудников. Если человек принят повторно, всегда ищите существующее физическое лицо через подбор, а не создавайте новое. Иначе часть данных окажется в одной карточке, часть — в другой, и Т-2 будет неполной у обоих.

Третья ситуация — исторические данные при переходе на 1С с другой программы или с бумажного учёта. В этом случае прошлые приёмы, переводы и отпуска вводятся документами «Начальная штатная расстановка» или вручную в карточке — в зависимости от того, как выполнялся перенос. Это отдельная задача, и её лучше выполнять до начала текущего учёта.

Удобно формировать Т-2 сразу после каждого кадрового события — приёма, перевода, увольнения — и сверять с приказом. Так ошибки находятся в день ввода, а не накапливаются к моменту проверки, когда восстановить, откуда взялась неверная запись, уже сложно.

Частые вопросы

Можно ли заполнить Т-2 в 1С:Бухгалтерии?

В «1С:Бухгалтерии» кадровый учёт сильно ограничен: там есть приёмы и увольнения, но нет полноценных данных об образовании, семье, воинском учёте и отпусках в нужном составе. Для полноценной формы Т-2 нужна конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом».

Почему в карточке Т-2 пустой раздел отпусков, хотя отпуск был?

Проверьте, что документ «Отпуск» проведён и относится к нужному сотруднику. Также убедитесь, что в документе корректно указан вид отпуска и период работы. Если документов нет вообще — например, отпуска оформлялись до перехода на 1С — историю нужно ввести отдельно.

Как исправить ошибку в уже сформированной карточке?

Исправления вносятся в исходные данные: личные сведения, документы приёма, перевода, отпуска или увольнения. После исправления сформируйте Т-2 заново. Редактировать саму печатную форму не следует — изменения не сохранятся в базе и при повторном формировании пропадут.

Что делать, если сотрудник принят повторно после увольнения?

Используйте существующее физическое лицо: при создании приёма на работу подберите человека из справочника, а не создавайте нового. Тогда вся история — предыдущие приёмы, переводы и увольнение — останется в единой карточке, и Т-2 сформируется корректно.

Обязательно ли распечатывать Т-2 на бумаге?

Это зависит от принятого в организации порядка ведения кадровых документов. Многие ведут карточки в электронном виде и распечатывают только для ознакомления работника при увольнении или по требованию проверяющих. Закрепите выбранный порядок во внутренних документах организации.

Откуда в Т-2 берутся номер и дата приказа?

Они подтягиваются из реквизитов соответствующих кадровых документов — приёма, перевода, увольнения. Если в печатной форме реквизиты приказа пустые, откройте документ и проверьте поля с номером и датой приказа, затем перепроведите документ и сформируйте карточку заново.