Как заполнить электронную трудовую книжку в 1С

С 2020 года сведения о трудовой деятельности работников работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд (ныне — Социальный фонд России, СФР) в электронном виде. В конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) и 1С:Бухгалтерия электронная трудовая книжка (ЭТК) ведётся через кадровые документы и отчётность по форме ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД). Кадровик создаёт документ, программа автоматически формирует мероприятие ЭТК, а бухгалтер отправляет сведения в фонд.

Ошибка в электронной трудовой книжке — это не просто внутренняя неточность: неверные данные попадают в СФР и отражаются на лицевом счёте работника. Поэтому важно понимать, где в программе хранятся эти сведения, какие документы их формируют и как исправить запись, если она уже ушла в фонд. Ниже разобран полный цикл работы с ЭТК в 1С — от настройки до исправления ошибок.

Материал ориентирован на 1С:ЗУП 3.1 как основную кадровую конфигурацию, но логика работы в 1С:Бухгалтерии 8 аналогична: отличаются в основном названия разделов меню.

Что такое ЭТК в 1С и где она хранится

Электронная трудовая книжка в 1С — это не отдельный документ, который нужно заводить и заполнять вручную. Это набор сведений о трудовой деятельности, которые программа собирает из кадровых приказов. Каждое кадровое событие (приём на работу, перевод, увольнение, переименование организации, установление второй профессии) порождает «мероприятие» ЭТК, которое затем включается в отчёт для СФР.

Посмотреть накопленные сведения можно из карточки сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть нужного сотрудника → ссылка «Трудовая деятельность» (или «Электронная трудовая книжка», в зависимости от релиза). Там отображается хронология мероприятий: даты, виды событий, структурные подразделения, должности и статусы передачи в фонд.

Важно понимать: записи, отмеченные как переданные в СФР, нельзя просто удалить или переписать. Их можно только скорректировать отменяющим мероприятием — об этом подробно в разделе про исправление ошибок.

Начальная настройка программы

Перед началом работы проверьте, что в базе корректно заполнены регистрационные данные. Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» (или карточку организации в справочнике «Организации») и убедитесь, что указаны ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР и ОКВЭД — эти данные попадают в отчётность.

Далее проверьте настройки учётной политики: в 1С:ЗУП перейдите в «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки». Убедитесь, что ведение ЭТК включено (в актуальных релизах оно активно по умолчанию, так как бумажный учёт сведений для фонда отменён для всех работодателей).

Если вы только переходите на электронный учёт и сотрудники уже работают, потребуется подать сведения о трудовой деятельности по состоянию на дату перехода. В 1С для этого используется документ «Сведения о трудовой деятельности работника» (раздел «Кадры» или «Отчётность, справки» → «Сведения о трудовой деятельности»), где фиксируется последняя запись из бумажной трудовой книжки.

Оформление приёма на работу

Приём сотрудника оформляется документом «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём на работу»). Заполните дату приёма, подразделение, должность, условия оплаты. Именно эти поля формируют запись ЭТК: дата мероприятия, наименование должности, структурное подразделение.

После проведения документа программа автоматически регистрирует мероприятие «Приём». Проверить это можно из самого документа по кнопке «Ещё» или из карточки сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» — там появится запись со статусом «К передаче».

Особое внимание уделите наименованию должности: оно должно совпадать со штатным расписанием и трудовым договором. Если должность связана с досрочной пенсией, дополнительно заполняются сведения об особых условиях труда — они важны для будущего стажа работника.

1. 1
   Создайте документ «Приём на работу» и заполните дату, подразделение, должность
2. 2
   Проверьте совпадение должности со штатным расписанием и трудовым договором
3. 3
   Проведите документ и откройте карточку сотрудника → «Трудовая деятельность»
4. 4
   Убедитесь, что мероприятие «Приём» появилось со статусом «К передаче»
5. 5
   Отправьте отчёт ЕФС-1 в СФР не позднее следующего рабочего дня после даты приказа

Переводы, переименования и увольнение

Кадровый перевод

Перевод на другую должность или в другое подразделение оформляется документом «Кадровый перевод» (в 1С:ЗУП — «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Кадровый перевод»). Укажите дату перевода и новые условия. Программа создаст мероприятие «Перевод» с указанием новой должности и подразделения.

Если перевод временный и по его окончании сотрудник возвращается на прежнюю должность, отражайте в программе оба события: сам перевод и возврат, иначе в ЭТК останется некорректная запись о текущей позиции.

Переименование организации или должности

Переименование организации оформляется документом «Переименование организации» (в 1С:ЗУП — «Кадры» → «Все кадровые документы»). Оно создаёт соответствующее мероприятие для всех работающих сотрудников. Переименование должности без смены функции сотрудника в ЭТК отражается как перевод — это нормально, так требует формат сведений.

Увольнение

Увольнение оформляется документом «Увольнение» (или «Увольнение списком»). Критично правильно указать основание увольнения: статья и пункт Трудового кодекса выбираются из встроенного классификатора. От основания зависит код причины увольнения, который передаётся в СФР, — ошибка в нём искажает запись в трудовой книжке работника.

Сроки отправки жёсткие: сведения о приёме и увольнении передаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. При увольнении проверьте, что дата документа, дата приказа и дата мероприятия совпадают.

Отправка сведений в СФР: отчёт ЕФС-1

С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в составе формы ЕФС-1, подраздел 1.1 (ранее — отчёт СЗВ-ТД). В 1С отчёт создаётся в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или через «Отчётность по сотрудникам» → «ЕФС-1».

При создании отчёта программа автоматически подбирает все мероприятия ЭТК со статусом «К передаче» за выбранный период. Перед отправкой откройте отчёт и сверьте список сотрудников и событий с журналом кадровых документов: количество приёмов, переводов и увольнений должно совпадать.

Отправка выполняется через сервис 1С-Отчётность (кнопка «Отправить») либо выгрузкой файла и загрузкой через шлюз СФР или оператора ЭДО. После отправки дождитесь положительного протокола: статус «Принято» означает, что сведения загружены в фонд. При отказе в протоколе указан код ошибки — по нему нужно найти и исправить данные.

Контрольные точки

Как проверить результат отправки

Статус отчёта в 1С-Отчётности

Норма

«Принят» или «Сдан» с положительным протоколом СФР

Тревожный признак

«Отказ» или долгое отсутствие протокола

Статус мероприятий ЭТК в карточке сотрудника

Норма

«Передано» у всех событий периода

Тревожный признак

Остались мероприятия «К передаче» после сдачи отчёта

Состав отчёта

Норма

Все приёмы, переводы и увольнения периода включены

Тревожный признак

В отчёте нет части проведённых кадровых документов

Исправление ошибок: отмена мероприятий

Если ошибка обнаружена до отправки отчёта, всё просто: отмените проведение кадрового документа, исправьте данные и проведите заново — мероприятие ЭТК обновится автоматически.

Если сведения уже приняты СФР, запись исправляется в два этапа. Сначала формируется отменяющее мероприятие: в 1С это делается через документ «Сведения о трудовой деятельности работника» с признаком отмены соответствующей записи, либо через механизм «Отмена мероприятия» в списке мероприятий сотрудника (зависит от релиза). Затем, если запись должна существовать в корректном виде, создаётся новый документ с правильными данными, и оба пакета отправляются в фонд.

Типичная ситуация — неверная дата увольнения. Нельзя просто изменить дату в исходном документе после сдачи: сначала отмените переданное мероприятие, затем исправьте документ и подайте сведения повторно. Иначе в фонде останутся две противоречащие записи.

Особые ситуации и ограничения

Работа по совместительству отражается отдельным приёмом на работу с видом занятости «внешнее совместительство» или «внутреннее совместительство». Сведения о совместительстве передаются в СФР по желанию работника — по его заявлению; в программе это контролируется настройками документа.

Записи о дисциплинарных взысканиях, обучении и награждениях в ЭТК не передаются — формат сведений о трудовой деятельности их не включает. Не пытайтесь отражать их кадровыми документами «для ЭТК»: это создаст лишние мероприятия.

Если организация ведёт учёт в 1С:Бухгалтерии без ЗУП, функционал ограничен: кадровые документы проще, но мероприятия ЭТК и отчёт ЕФС-1 формируются так же. При большой численности и сложных кадровых процессах корректнее вести кадровый учёт в 1С:ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу.

Перед массовой отправкой удобно сформировать отчёт «Штатные сотрудники» или журнал кадровых документов за период и сверить его со списком мероприятий в ЕФС-1. Расхождения почти всегда означают непроведённый документ или документ, созданный после формирования отчёта.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вручную заводить записи в электронную трудовую книжку в 1С?

Нет. Мероприятия ЭТК создаются автоматически при проведении кадровых документов: приём, перевод, увольнение, переименование. Ручной ввод требуется только для первичных сведений при переходе на электронный учёт и для отменяющих записей при исправлении ошибок.

Что делать, если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку?

Передавать сведения в СФР нужно по всем работникам независимо от их выбора. Выбор бумажной книжки означает лишь то, что вы дополнительно продолжаете вести её в бумажном виде. В 1С мероприятия ЭТК формируются для таких сотрудников в общем порядке.

Как исправить ошибку, если сведения уже приняты СФР?

Сначала подайте отменяющее мероприятие через документ «Сведения о трудовой деятельности работника» с признаком отмены. Затем, если запись нужна в исправленном виде, создайте корректный документ и отправьте его повторно. Просто изменить исходный документ после приёма отчёта недостаточно.

В какие сроки подаются сведения о приёме и увольнении?

Не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. По остальным событиям (перевод, переименование) — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. Нарушение сроков влечёт административную ответственность.

Почему мероприятие не попало в отчёт ЕФС-1?

Чаще всего причины: кадровой документ не проведён, документ создан позже формирования отчёта, либо мероприятие уже было передано ранее. Проверьте статус записи в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» и обновите отчёт кнопкой заполнения.

Передаются ли в ЭТК сведения о работе по договору ГПХ?

В трудовую книжку (подраздел 1.1 ЕФС-1) договоры ГПХ не включаются. Сведения о них подаются в составе другого подраздела ЕФС-1 (1.2) о начале и окончании гражданско-правовых отношений. В 1С это отдельные документы и отдельный раздел отчёта.