Другое · 9 мин
Как заполнить должности в 1С: пошаговая инструкция
Как создать и заполнить должности в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка справочника, связь со штатным расписанием, типовые ошибки и проверка результата.
Справочник «Должности» — базовый элемент кадрового учёта в 1С. От корректного его заполнения зависят приёмы на работу, штатное расписание, кадровые отчёты, отпуска и даже расчёт страховых взносов по отдельным категориям сотрудников. Если должность создана с ошибкой или задвоена, проблемы всплывут позже — в отчётах Персучёта, в печатных формах приказов и в сведениях для фондов.
В разных конфигурациях работа с должностями отличается. В 1С:ЗУП справочник тесно связан со штатным расписанием и настройками учёта, в 1С:Бухгалтерии он проще и служит в основном для подстановки в кадровые документы. Ниже разобраны оба сценария, а также типовые ошибки и способы проверки результата.
Где находится справочник должностей в разных конфигурациях
В 1С:ЗУП 3.1 справочник открывается через раздел «Кадры» → «Должности» либо через «Настройка» → «Должности». Если в программе включено ведение штатного расписания, часть реквизитов должности заполняется из позиции штатного расписания, и ручное редактирование может быть ограничено.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 должности находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Должности». Здесь справочник содержит по сути только наименование — никаких настроек расчёта от него не зависит.
В 1С:КАМИН, 1С:Управление нашей фирмой и отраслевых решениях расположение может отличаться, но общий принцип один: ищите справочник в кадровом разделе или в общем списке справочников через «Все функции».
Как создать новую должность вручную
Откройте справочник «Должности» и нажмите «Создать». Минимально заполните наименование — оно попадёт в приказы, трудовые договоры и отчёты, поэтому пишите его так, как должность названа в локальных документах организации, без сокращений, если в документах их нет.
В ЗУП 3.1 в карточке должности могут присутствовать дополнительные поля: краткое наименование, категория должности для статистической отчётности (например, для формы П-4), признаки, связанные со спецоценкой условий труда. Заполняйте их осознанно: категория влияет на попадание сотрудников в статистические формы.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Новая должность станет доступна для выбора в документах приёма на работу, кадрового перевода и в штатном расписании.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Должности»
- 2Нажмите «Создать» и введите полное наименование должности
- 3Заполните дополнительные реквизиты: категорию для статистики, настройки спецоценки при необходимости
- 4Нажмите «Записать и закрыть»
- 5Проверьте, что должность выбирается в документе «Приём на работу»
Создание должностей через штатное расписание
Если в ЗУП включено ведение штатного расписания (Настройка → Кадровый учёт → Штатное расписание), правильнее создавать должности из документа «Утверждение штатного расписания» или «Изменение штатного расписания». При добавлении новой позиции программа предложит создать новую должность прямо из строки документа.
Такой способ гарантирует, что должность будет связана с позицией штатного расписания, и исключает рассинхронизацию: в кадровых документах сотрудник привязывается к конкретной позиции, а не просто к названию. Это важно для отчётов по штатной расстановке и контроля вакансий.
Если штатное расписание ведётся с историей изменений, не редактируйте позиции напрямую в справочнике — используйте документы изменения, иначе история нарушится и отчёты за прошлые периоды могут перестать сходиться.
Массовое заполнение и загрузка из файла
Если должностей много — например, при старте учёта или переходе из другой программы, — вводить их вручную долго. В ЗУП и Бухгалтерии есть типовая обработка «Загрузка данных из табличного документа» (раздел «Администрирование» или через «Все функции»), которая позволяет загрузить список из Excel.
Подготовьте файл с колонкой наименований, откройте обработку, выберите вид загружаемых данных «Должности», сопоставьте колонки полям справочника и выполните загрузку. Перед загрузкой в рабочую базу проверьте файл на дубли и лишние пробелы — обработка не всегда отсекает повторы.
Альтернатива — перенос данных при переходе с ЗУП 2.5 или другой системы штатными средствами переноса. В этом случае должности переносятся вместе с сотрудниками и кадровыми документами, но после переноса обязательно сверьте справочник: типовая ошибка — задвоение должностей из-за различий в написании.
Типовые ошибки при заполнении должностей
Самая частая проблема — дубли: «Менеджер», «менеджер», «Менеджер по продажам » с пробелом в конце. Визуально они почти не отличаются, но для программы это разные элементы. В итоге сотрудники оказываются распределены по разным должностям, отчёты дробятся, а штатное расписание не сходится с расстановкой.
Вторая ошибка — использование должности вместо позиции с разбивкой. Если в компании пять кассиров в разных подразделениях, в ЗУП со штатным расписанием нужны пять позиций с одной должностью «Кассир», а не пять разных должностей «Кассир (магазин 1)» и т.д.
Третья группа ошибок — незаполненные аналитические реквизиты: категория для статистики, условия труда. Это не мешает провести приём на работу, но ломает отчётность, и ошибка обнаруживается только при сдаче форм.
Как проверить результат и навести порядок
После заполнения откройте список должностей и отсортируйте по наименованию — дубли встанут рядом. Для поиска задвоений в ЗУП есть обработка «Поиск и удаление дублей» (Администрирование → Обслуживание), которая умеет объединять элементы с заменой ссылок во всех документах.
Проверьте связку с кадровыми данными: сформируйте отчёт «Штатная расстановка» или «Список сотрудников» и убедитесь, что каждая должность корректно отображается, нет пустых наименований и «осиротевших» позиций.
Если ведёте статистическую отчётность, дополнительно проверьте заполнение категорий должностей до начала отчётного периода — исправлять их задним числом сложнее, чем заполнить сразу.
Как проверить результат
Каждое наименование встречается один раз, без вариантов с пробелами и разным регистром
Рядом стоят почти одинаковые элементы — признак дублей
Все сотрудники распределены по позициям, вакансии видны корректно
Сотрудники без позиции или позиции без должности
Заполнены категория для статистики и нужные настройки
Пустые аналитические поля у должностей, попадающих в статотчётность
FAQ
Можно ли удалить должность, если она больше не используется?
Удалить элемент можно только если на него нет ссылок в документах и других объектах. Используйте «Пометить на удаление», затем «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Если ссылки есть, программа покажет список объектов — либо замените должность в них, либо оставьте элемент помеченным, он не будет мешать выбору.
Чем должность отличается от позиции штатного расписания?
Должность — это просто наименование трудовой функции. Позиция штатного расписания — это сочетание должности, подразделения, количества ставок и условий оплаты. Одна должность «Продавец» может соответствовать десятку позиций в разных подразделениях с разным числом ставок.
Нужно ли вести штатное расписание, чтобы заполнить должности?
Нет. В ЗУП можно отключить штатное расписание в настройках кадрового учёта — тогда в документах указываются просто подразделение и должность. Но без штатного расписания не будет контроля вакансий и соответствия числа сотрудников штатному числу.
Что делать, если одна и та же должность нужна с разными окладами?
Оклад задаётся не в должности, а в позиции штатного расписания или в кадровом документе сотрудника. Создавайте одну должность и разные позиции с разной оплатой — заводить отдельные должности «Инженер 1 разряда» и «Инженер 2 разряда» ради окладов не требуется, если только это не предусмотрено вашей кадровой номенклатурой.
Как объединить задвоенные должности без потери данных?
Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Она найдёт похожие элементы и заменит ссылки на дубль во всех документах ссылкой на выбранный «правильный» элемент. Перед объединением сделайте резервную копию базы и проверьте список замен вручную.
Почему новая должность не отображается в документе приёма на работу?
Чаще всего причина в том, что в ЗУП включено штатное расписание и в документе выбирается позиция, а не должность напрямую — сначала создайте позицию в штатном расписании. Также проверьте, что элемент записан (не только создан в форме) и что у вас нет отбора в поле выбора по подразделению.
Что важно запомнить
Должности создаются в справочнике «Должности», а при ведении штатного расписания — лучше из позиций документов. Избегайте дублей, не переименовывайте должности с оформленными сотрудниками, заполняйте аналитические реквизиты для отчётности и проверяйте результат отчётами по штатной расстановке.