Как заполнить больничный лист в 1С ЗУП 8.3

Оформление больничного листа в 1С:ЗУП 8.3 — стандартная операция расчётчика, но в ней есть нюансы: загрузка электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН), проверка стажа, ограничения по МРОТ и корректное отражение пособия в учёте. Ошибка в документе приводит к неверному расчёту пособия, расхождениям с данными СФР и проблемам при сдаче отчётности.

В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» для этого предназначен документ «Больничный лист». Он автоматически рассчитывает средний заработок, сумму пособия за счёт работодателя и за счёт фонда, удерживает НДФЛ и формирует данные для отчётности. Ниже разобран полный порядок работы: от загрузки ЭЛН до проверки результата.

Где находится документ и что подготовить перед вводом

Документ «Больничный лист» находится в разделе Зарплата → Больничные листы (или Кадры → Больничные листы в зависимости от настроек интерфейса). Создать новый документ можно кнопкой «Создать» в журнале.

Перед вводом убедитесь, что в программе корректно заполнены данные, от которых зависит расчёт:

• сотрудник принят на работу, у него заполнены сведения о стаже (в карточке сотрудника — «Трудовая деятельность», стаж для больничных);
• в учётной политике организации указаны реквизиты для обмена с СФР (регистрационный номер, код подчинённости);
• настроен обмен с фондом или подготовлен сертификат, если планируется загрузка ЭЛН напрямую;
• в базе есть начисления за расчётный период (два предшествующих года) — либо введены справки о заработке с предыдущих мест работы.

Как загрузить электронный больничный (ЭЛН) из СФР

Большинство больничных оформляется в электронном виде, и ручной ввод периодов и кодов не требуется — данные загружаются из Социального фонда России. Это снижает риск ошибок в датах и причинах нетрудоспособности.

1. 1
   Создайте документ «Больничный лист» и укажите организацию и сотрудника.
2. 2
   Нажмите кнопку «Загрузить из ФСС» (или выберите способ ввода «Электронный больничный» и введите номер ЭЛН).
3. 3
   Программа запросит данные из СФР и заполнит период нетрудоспособности, код причины, даты выдачи и сведения о медучреждении.
4. 4
   Проверьте, что загруженный период совпадает с данными, которые сообщил сотрудник.
5. 5
   Нажмите «Провести» — расчёт пособия выполнится автоматически.

Для загрузки необходим действующий обмен с фондом: либо настроенный сертификат и прямой обмен, либо загрузка через файл, выгруженный из личного кабинета страхователя на сайте СФР. Если обмен не настроен, программа сообщит об ошибке соединения — в этом случае больничный вводится вручную по бумажным данным от сотрудника.

Учтите особенность проактивного механизма: пособие по ЭЛН фонд назначает на основании сведений, которые работодатель отправляет в СФР. После проведения больничного проверьте, что сформированы и отправлены необходимые сведения (обычно через документы обмена в разделе «Отчётность, справки → 1С-Отчётность»).

Как заполнить больничный вручную

Ручной ввод нужен, когда ЭЛН недоступен, обмен не настроен или больничный оформлен на бумаге (например, в отдельных случаях, предусмотренных законодательством). В шапке документа укажите:

• Организацию и сотрудника — программа подтянет график работы и данные для расчёта;
• Номер и дату листка — по данным документа;
• Период нетрудоспособности — даты начала и окончания;
• Причину нетрудоспособности — выбирается из списка: заболевание, травма, уход за больным ребёнком, карантин, декретный отпуск и др. От причины зависят ограничения по оплачиваемым дням и источник финансирования;
• Является ли продолжением — если больничный продолжает предыдущий листок, установите признак и укажите первичный документ: тогда средний заработок не пересчитывается.

На закладке «Оплата» проверьте процент оплаты в зависимости от стажа (программа подставляет его автоматически из карточки сотрудника, но значение можно скорректировать). Здесь же видны ограничения: по МРОТ, по максимальной базе, по количеству оплачиваемых дней при уходе за ребёнком.

Как программа рассчитывает пособие и что проверить

Расчёт выполняется автоматически при проведении: среднедневной заработок определяется из выплат за два предшествующих календарных года, делённых на 730, затем применяется процент по стажу и ограничения. Результат разбивается на сумму за счёт работодателя (первые три дня при заболевании самого сотрудника) и за счёт фонда.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний заработок на закладке «Расчёт среднего заработка»

Норма

Суммы соответствуют начислениям за два прошлых года, периоды исключений учтены

Тревожный признак

Пустые месяцы при наличии начислений или отсутствие данных с прошлой работы

Разбивка «за счёт работодателя / за счёт ФСС»

Норма

Первые три дня болезни сотрудника оплачены работодателем

Тревожный признак

Вся сумма отнесена на работодателя при уходе за ребёнком — там источник только фонд

НДФЛ в документе

Норма

Налог исчислен с полной суммы пособия

Тревожный признак

НДФЛ отсутствует или удержан частично

Детализацию расчёта смотрите по кнопке «Расчёт среднего заработка» — откроется форма с помесячной разбивкой учтённых выплат. Если какие-то суммы не попали в расчёт, проверьте вид начисления: участие в расчёте среднего для пособий задаётся в его настройках.

Пособие по нетрудоспособности облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами. Программа применяет эти правила автоматически, однако при использовании доработанных начислений убедитесь, что в них не нарушены настройки налогообложения.

Отражение больничного в учёте и отчётности

Проведённый больничный лист формирует движения по расчёту зарплаты, НДФЛ и отражению в учёте. Сумма пособия попадёт в расчётный листок сотрудника и в ведомость при выплате — обычно пособие выплачивается с ближайшей зарплатой.

Для отчётности важно:

• сумма пособия за счёт фонда и данные для назначения выплаты передаются в СФР — проверьте отправку сведений через 1С-Отчётность;
• НДФЛ с пособия отражается в 6-НДФЛ по дате фактической выплаты;
• в отчёте по взносам (РСВ) пособия не попадают в облагаемую базу, но показываются в составе необлагаемых сумм.

Перед закрытием месяца полезно сверить журнал больничных с реестром ЭЛН в личном кабинете СФР: все ли открытые листки введены в базу. Невведённый больничный обнаруживается, как правило, при расхождении табеля и начислений, когда исправлять уже сложнее.

Отдельные сценарии: продолжение, стационар, уход за ребёнком

Продолжение больничного

Если сотрудник принёс второй листок, являющийся продолжением первого, в новом документе установите флаг «Является продолжением» и выберите первичный больничный. Программа использует тот же средний заработок, а три дня за счёт работодателя повторно не оплачиваются — страховой случай считается единым.

Уход за больным ребёнком

При выборе причины «Уход за больным ребёнком» укажите ребёнка из справочника родственников и режим лечения (амбулаторный или стационарный). От этого зависят ограничения по количеству оплачиваемых дней в году и процент оплаты: при амбулаторном лечении после определённого числа дней процент снижается. Программа отслеживает лимиты автоматически по ранее введённым больничным, поэтому важно, чтобы все они были введены в одну базу.

Больничный во время отпуска или простоя

Если период нетрудоспособности пересекается с ежегодным отпуском, программа предложит варианты: продлить отпуск или перенести его. Дни совпадения не оплачиваются дважды — пособие начисляется вместо отпускных, а отпуск корректируется соответствующим документом.

Частые вопросы

Что делать, если при загрузке ЭЛН программа пишет, что листок не найден?

Проверьте правильность номера ЭЛН и СНИЛС сотрудника в карточке — поиск идёт по этим данным. Также убедитесь, что листок уже выдан медучреждением и имеет соответствующий статус: только что открытый больничный может быть недоступен для обработки работодателем. Если всё верно, проверьте настройки обмена с СФР и действие сертификата.

Как исправить ошибочно проведённый больничный?

Если зарплата за период ещё не рассчитана и выплата не произведена, документ можно отредактировать и перепровести. Если выплата состоялась, исправление делается сторнированием и вводом корректного документа; при уже отправленных сведениях в СФР потребуется направить корректирующие данные.

Нужно ли вводить больничный, если пособие полностью платит фонд?

Да. Даже когда работодатель ничего не оплачивает (например, уход за ребёнком), документ нужен для отражения отсутствия сотрудника в табеле, расчёта НДФЛ и передачи сведений в СФР для назначения пособия.

Почему программа ограничила пособие по МРОТ?

Ограничение применяется, если стаж сотрудника менее шести месяцев, средний заработок ниже минимального или есть отметка о нарушении режима, указанная в больничном. Проверьте поле «Нарушение режима» на закладке оплаты — иногда признак проставлен случайно при ручном вводе.

Как учесть больничный совместителя?

Документ создаётся отдельно по каждому месту работы в базе: по основному сотруднику и по совместителю. Убедитесь, что выбран правильный сотрудник (внутренний совместитель — отдельная запись в справочнике), иначе средний заработок посчитается не по тем начислениям.