Другое · 9 мин
Как заполнить больничный лист в 1С 8.3 Бухгалтерия
Пошаговая инструкция по заполнению больничного листа в 1С 8.3 Бухгалтерия: создание документа, расчёт пособия, ЭЛН, проводки и типичные ошибки при оформлении.
Документ «Больничный лист» в 1С:Бухгалтерии 8.3 служит для начисления пособия по временной нетрудоспособности и отражения его в учёте. Программа автоматически рассчитывает сумму за счёт работодателя и за счёт ФСС (СФР), удерживает НДФЛ и формирует проводки. Документ доступен только в том случае, если в настройках учётной политики включён расчёт зарплаты и кадровый учёт в самой программе, а не во внешней системе.
Начисление пособия завязано на стаж сотрудника, средний заработок за два предшествующих календарных года и причину нетрудоспособности. Если данные о стаже или заработке не внесены, расчёт будет некорректным, поэтому перед оформлением больничного стоит проверить карточку сотрудника. Ниже разобран полный порядок работы: от подготовки до проверки результата и исправления ошибок.
Подготовка: что проверить перед созданием документа
Расчёт пособия напрямую зависит от данных, введённых ранее. Откройте карточку сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники») и убедитесь, что заполнены дата приёма на работу, трудовой договор и сведения о стаже. Стаж для больничных вводится по ссылке «Трудовая деятельность» в карточке сотрудника или через документ «Стаж для больничных» — без него программа применит минимальный процент оплаты.
Также проверьте, что в программу загружены данные о заработке за расчётный период (два предыдущих календарных года). Если сотрудник работает в организации давно и зарплата начислялась в этой же базе, средний заработок посчитается автоматически. Если сотрудник принят недавно, потребуется справка о заработке с предыдущего места работы — её данные вносятся в документ «Справка для расчёта пособий» из карточки больничного.
Где находится документ и как его создать
Документ расположен в разделе «Зарплата и кадры» → «Больничные листы». Нажмите кнопку «Создать» и выберите организацию, если в базе их несколько. Поле «Месяц» определяет, в каком расчётном периоде будет отражено начисление — обычно это месяц, в котором закрыт больничный и сотрудник приступил к работе.
Укажите сотрудника из справочника. После выбора сотрудника программа подтянет его должность, график работы и данные для расчёта. Дату документа ставьте фактической — она влияет на отражение в учёте и на период выплаты пособия вместе с ближайшей зарплатой.
- 1Откройте «Зарплата и кадры» → «Больничные листы» → «Создать»
- 2Выберите организацию, месяц начисления и сотрудника
- 3Введите номер листка нетрудоспособности и период болезни
- 4Укажите причину нетрудоспособности и проверьте процент оплаты
- 5Откройте расчёт по кнопке с суммой и проверьте средний заработок и стаж
- 6Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
Заполнение реквизитов больничного листа
В поле «Номер листка» введите номер бумажного больничного или электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН). Период нетрудоспособности указывается датами «с» и «по» строго по документу — от этих дат зависит количество оплачиваемых календарных дней. Если больничный является продолжением ранее выданного, установите соответствующий флажок и выберите первичный листок: тогда средний заработок не пересчитывается заново.
Причина нетрудоспособности выбирается из списка: заболевание или травма, уход за больным ребёнком, карантин, протезирование и другие. От причины зависят ограничения по оплачиваемым дням и источник финансирования. Например, при уходе за ребёнком пособие с первого дня платит СФР, а при обычном заболевании первые три дня оплачивает работодатель.
Поле «Процент оплаты» программа заполняет по стажу автоматически: менее 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, свыше 8 лет — 100%. Если стаж в карточке не заполнен, процент будет занижен. Также проверьте поле «Нарушение режима»: если в больничном есть отметка о нарушении, укажите дату — с этого момента пособие ограничивается МРОТ.
Работа с электронным больничным (ЭЛН)
Большинство больничных оформляется в электронном виде. В 1С:Бухгалтерии при включённом обмене с СФР (ФСС) данные ЭЛН можно загрузить напрямую: в документе введите номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника, затем нажмите кнопку загрузки данных. Программа получит период, причину нетрудоспособности и коды из социального фонда автоматически.
Для обмена должна быть настроена и действующая учётная запись обмена с электронными подписями (раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с контролирующими органами»). Если обмен не настроен, ЭЛН заполняется вручную по данным из личного кабинета страхователя на портале СФР.
Бумажный и электронный больничный
Все реквизиты вводятся вручную по документу. Подходит при отсутствии настроенного обмена, но выше риск опечаток в номере и датах.
Данные подтягиваются автоматически по номеру и СНИЛС. Быстрее и надёжнее, но требует настроенного обмена с фондом и действующей подписи.
Проверка расчёта и проводок
Начисленная сумма отображается в шапке документа как ссылка. Щёлкните по ней, чтобы открыть детальный расчёт: среднедневной заработок, процент по стажу, количество дней и разбивку «за счёт работодателя» и «за счёт СФР». Здесь же можно открыть форму ввода справки о заработке с прежних мест работы и скорректировать расчётный период, если есть основания для замены лет (например, декретный отпуск в расчётных годах).
После проведения документа нажмите «Дт/Кт» и проверьте проводки. Стандартно пособие за счёт работодателя относится на тот же счёт затрат, что и зарплата сотрудника (например, 26 или 44), в корреспонденции со счётом 70. Пособие за счёт СФР отражается по дебету счёта 69.01. НДФЛ удерживается с полной суммы пособия проводкой Дт 70 Кт 68.01.
Как проверить результат
Соответствует стажу: 60, 80 или 100%
Стоит 60% при стаже более 8 лет — стаж не заполнен
Видны суммы за два расчётных года
Нулевой или заниженный — нет справки о заработке с прошлой работы
Дт 26/44 Кт 70 за счёт работодателя, Дт 69.01 Кт 70 за счёт СФР
Проводок нет или счета не соответствуют учётной политике
Пособие видно в расчётном листке сотрудника за месяц начисления
Суммы нет — документ не проведён или указан неверный месяц
Типичные ошибки и как их исправить
Наиболее частая проблема — неверный средний заработок из-за отсутствующей справки от предыдущего работодателя. Исправление: введите документ «Справка для расчёта пособий» из формы расчёта больничного, затем пересчитайте документ кнопкой «Исправить» внизу формы, если исходный период уже закрыт. Программа создаст документ-исправление в текущем периоде.
Вторая распространённая ошибка — неправильный месяц начисления. Если больничный закрыт в следующем месяце, а документ оформлен текущим, пособие попадёт не в тот расчётный период и исказит аванс. Отмените проведение, измените месяц и проведите заново. Третья ошибка — дублирование: если больничный введён дважды (вручную и через загрузку ЭЛН), удалите или отмените проведение лишнего документа, иначе сотруднику начислят двойное пособие.
Частые вопросы
Почему в меню нет документа «Больничный лист»?
Проверьте настройку: «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты». Если выбран вариант «во внешней программе», документы по начислениям недоступны — расчёт ведётся в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию переносятся только итоговые проводки. Также у пользователя может не быть прав на кадровые документы.
Как оплачиваются первые три дня больничного?
При заболевании или травме самого сотрудника первые три дня оплачивает работодатель, остальные — СФР. Программа делит сумму автоматически, вручную ничего разбивать не нужно. При уходе за больным членом семьи пособие с первого дня полностью за счёт фонда.
Что делать, если больничный пришёл после сдачи отчётности?
Оформите документ тем месяцем, в котором сотрудник фактически предъявил листок. Если ранее сотруднику был начислен полный оклад за дни болезни, используйте механизм исправления: программа сторнирует лишнее начисление и доначислит пособие. Уточнённую отчётность по НДФЛ и взносам подайте при изменении базы.
Облагается ли больничный НДФЛ и взносами?
НДФЛ удерживается со всей суммы пособия, включая часть за счёт СФР. Страховыми взносами пособие по временной нетрудоспособности не облагается. 1С:Бухгалтерия применяет эти правила автоматически при проведении документа.
Как оформить больничный, если сотрудник работает по совместительству?
Для внутреннего совместителя пособие рассчитывается отдельно по каждому месту работы — создайте больничный по основному сотруднику и проверьте, что заработок по совместительству учтён в расчёте. Для внешнего совместителя в вашей базе оформляется только его пособие по данным, которые он предоставил.
Можно ли удалить ошибочно проведённый больничный?
Если период не закрыт и выплата не произведена, документ можно отменить проведением и пометить на удаление. Если пособие уже выплачено или отражено в отчётности, удалять документ нельзя — оформите исправление или сторнирование, чтобы сохранить корректную историю учёта.
Что важно запомнить
Больничный лист создаётся в разделе «Зарплата и кадры», а корректность расчёта зависит от стажа и справок о заработке, внесённых заранее. Перед проведением обязательно откройте детальный расчёт и проверьте процент оплаты, средний заработок и проводки. Ошибки исправляйте через механизм «Исправить», не удаляя документы из закрытых периодов.