АДВ-2 при смене фамилии в 1С:ЗУП: заполнение и образец

АДВ-2 — заявление об обмене страхового свидетельства, которое оформляется, когда у застрахованного лица меняются персональные данные: фамилия, имя, отчество, дата или место рождения. Самый частый повод — смена фамилии после брака. Сведения подаются в СФР (бывший ПФР), и работодатель обязан передать их в течение двух недель с момента, когда сотрудник принёс документы о смене данных.

В 1С:ЗУП форма АДВ-2 формируется автоматически на основании данных, которые кадровик вносит в карточку физического лица. Ошибка на этом этапе — самая частая причина отказа в приёме пачки, поэтому порядок действий в программе важно выдержать строго: сначала корректно изменить ФИО в справочнике, потом создать заявление и выгрузить его вместе с сопроводительной опиской АДВ-6-1.

Ниже разобран полный цикл: от изменения фамилии в карточке сотрудника до выгрузки файла и проверки результата, а также типичные ошибки и спорные ситуации.

Когда нужно оформлять АДВ-2 и кто это делает

Форма АДВ-2 заполняется при изменении фамилии, имени, отчества, пола, даты или места рождения застрахованного лица. Смена фамилии — самая распространённая ситуация: сотрудница выходит замуж и приносит свидетельство о браке и новый паспорт. Основание для изменения данных — именно документ, удостоверяющий личность с новыми данными, и документ, подтверждающий изменение (свидетельство о браке, о расторжении брака, о перемене имени).

Обязанность подать заявление лежит на страхователе — работодателе. Срок — две недели с даты, когда сотрудник представил документы. Если сотрудник уволен и данные меняются уже после увольнения, бывший работодатель подавать АДВ-2 не обязан: человек может обратиться в СФР самостоятельно или через нового работодателя.

Важно понимать: АДВ-2 меняет данные в системе персонифицированного учёта, а само страховое свидетельство (зелёная карточка СНИЛС) с некоторых пор не перевыпускается в бумажном виде — СНИЛС как номер остаётся прежним, меняются только персональные данные, привязанные к нему. Тем не менее форма АДВ-2 как механизм передачи изменений продолжает использоваться в программах 1С и принимается СФР.

Шаг 1. Изменение фамилии в карточке физического лица

Прежде чем формировать заявление, данные нужно изменить в справочнике. Откройте раздел «Кадры» — «Сотрудники», найдите нужного сотрудника и перейдите по ссылке на карточку физического лица. В карточке поле «ФИО» имеет гиперссылку — нажмите на неё, чтобы открыть форму истории изменения ФИО.

В открывшемся окне укажите новую фамилию (при необходимости имя и отчество) и дату, с которой изменение вступает в силу — обычно это дата выдачи нового паспорта или дата регистрации брака. Программа сохранит прежнее значение в истории, что критично для АДВ-2: заявление должно содержать и старые, и новые данные. Если просто перезаписать фамилию без истории, старые данные будут потеряны и форма заполнится неправильно.

Далее проверьте документ, удостоверяющий личность: в карточке физлица в разделе документов добавьте новый паспорт с актуальными серией, номером и датой выдачи. Старый паспорт при этом не удаляйте — он останется в истории документов.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника и перейдите в карточку физического лица
2. 2
   Нажмите гиперссылку в поле «ФИО» и введите новую фамилию с датой изменения
3. 3
   Добавьте новый паспорт в список документов, удостоверяющих личность
4. 4
   Запишите карточку и убедитесь, что в истории сохранилась прежняя фамилия

Шаг 2. Создание документа АДВ-2

Заявление создаётся в разделе «Отчетность, справки» — «Персучет» (в некоторых релизах — «Персонифицированный учет»). Нажмите «Создать» и выберите «Заявление об обмене страхового свидетельства (АДВ-2)». Откроется форма документа.

Заполните шапку: организацию и сотрудника. После выбора сотрудника программа автоматически подтянет из карточки физлица СНИЛС, прежние данные (фамилию до изменения) и новые данные. Проверьте каждое поле: в блоке «Прежние данные» должна стоять девичья фамилия, в блоке новых данных — актуальная. Дата заполнения заявления обычно ставится текущая, дата изменения данных — из истории ФИО.

Если какие-то поля пустые — например, не подтянулся СНИЛС или место рождения — вернитесь в карточку физического лица и заполните недостающие сведения там, затем перезаполните документ. Вручную править данные в форме заявления не рекомендуется: при выгрузке контрольные соотношения проверяются по справочнику.

Проведите документ. На основании проведённого АДВ-2 можно распечатать заявление для подписи сотрудником — кнопка «Печать» в форме документа. Подписанное заявление хранится у работодателя.

Шаг 3. Опись АДВ-6-1 и выгрузка файла

Заявление АДВ-2 передаётся в СФР не отдельно, а в составе пачки с сопроводительным документом — описью документов АДВ-6-1. В 1С:ЗУП опись создаётся там же, в разделе «Персучет»: создайте документ «Опись документов (АДВ-6-1)», укажите организацию, период и добавьте в табличную часть ранее проведённое заявление АДВ-2.

После проведения описи сформируйте файл для передачи. В форме описи есть команда выгрузки — программа создаст XML-файл в формате, принимаемом СФР. Сохраните файл на диск, запомнив папку, либо отправьте напрямую через сервис 1С-Отчётность, если он подключён: тогда файл уйдёт в СФР без ручной выгрузки.

Перед отправкой полезно прогнать файл через проверочную программу СФР (CheckXML или актуальный аналог) — она бесплатна и выявит форматные ошибки до сдачи. В 1С:ЗУП также есть встроенная проверка файлов персучёта, доступная из формы описи.

Удобно формировать АДВ-2 и опись АДВ-6-1 в один день с изменением ФИО в карточке. Если отложить, легко забыть двухнедельный срок подачи, а при большой численности — потерять сам факт смены фамилии среди других кадровых событий. Заведите правило: новый паспорт появился в карточке — в тот же день создано заявление.

Образец заполнения формы: что должно быть в каждом блоке

Распечатанная форма АДВ-2 содержит несколько логических блоков. В шапке — страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС сотрудника). Далее блок прежних данных: фамилия, имя, отчество до изменения — именно те, что значились в персучёте ранее. Затем блок новых данных: актуальная фамилия (и имя с отчеством, если менялись), пол, дата и место рождения.

Ниже указывается документ, удостоверяющий личность: вид (паспорт гражданина РФ), серия и номер нового паспорта, дата выдачи и кем выдан. Отдельной строкой — документ, подтверждающий изменение данных: свидетельство о заключении брака с серией, номером и датой. Завершает форму дата заполнения и подпись застрахованного лица.

Пример заполнения ключевых полей для сотрудницы, сменившей фамилию с Иванова на Петрова:

Контрольные точки

Как проверить результат

Блок прежних данных в АДВ-2

Норма

Указана фамилия до изменения

Тревожный признак

Поле пустое или совпадает с новой фамилией

СНИЛС в заявлении

Норма

Совпадает с номером в карточке физлица и страховом свидетельстве

Тревожный признак

Пусто или отличается от карточки

Файл выгрузки

Норма

Проходит проверку без ошибок, опись содержит заявление

Тревожный признак

Ошибки формата, пустая опись АДВ-6-1

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — перезапись фамилии прямо в поле карточки без использования истории. Итог: прежние данные теряются, АДВ-2 формируется с пустым блоком старых данных, СФР отклоняет пачку. Лечится восстановлением истории: вручную добавьте запись со старой фамилией и датой её действия.

Вторая группа ошибок — несоответствие паспортных данных. Если в карточке остался старый паспорт, а в заявление подтянулся он же, СФР может отклонить документ из-за несоответствия выданного документа новым данным. Всегда добавляйте новый паспорт до формирования АДВ-2.

Третья проблема — забытая опись АДВ-6-1. Файл с одним заявлением без описи не принимается. И наоборот: пустая опись без заявления тоже вызовет вопросы. Проверяйте, что в табличной части описи есть ссылка на проведённый АДВ-2.

Особые сценарии

Смена фамилии у совместителя или по нескольким организациям

Если сотрудник работает по совместительству в двух ваших организациях, ФИО меняется в карточке физического лица один раз — оно общее для всех организаций в базе. А вот АДВ-2 и опись формируются отдельно по каждой организации-страхователю, которая подаёт за него персучёт.

Сотрудник принёс документы с опозданием

Если новый паспорт принесли через несколько месяцев после смены фамилии, дату изменения ФИО в истории ставьте фактическую (по документу-основанию), а заявление формируйте текущей датой. Двухнедельный срок отсчитывается от даты представления документов работодателю, а не от даты выдачи паспорта.

Меняется не только фамилия

При одновременном изменении фамилии и, например, отчества все новые значения вносятся в историю ФИО одной записью с одной датой. В АДВ-2 они попадут вместе, отдельные заявления не нужны.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принёс новый паспорт и свидетельство о бракеИзмените ФИО через историю, добавьте паспорт, создайте АДВ-2 и опись АДВ-6-1

ФИО уже изменено без истории и старые данные потеряныВосстановите старую фамилию записью в истории изменений ФИО, затем пересоздайте заявление

Сотрудник уже уволен на момент смены фамилииАДВ-2 не оформляйте — бывший работник обращается в СФР сам или через нового работодателя

Проверка после отправки

После сдачи пачки дождитесь подтверждения приёма от СФР — при отправке через 1С-Отчётность статус виден прямо в программе. Если пачка принята, данные в индивидуальном лицевом счёте обновятся, и новая фамилия начнёт фигурировать в последующей отчётности (например, в персонифицированных сведениях о физлицах).

Если пришёл отказ с протоколом ошибок, сверьте указанные в протоколе поля с карточкой физлица: чаще всего это расхождение в СНИЛС, дате рождения или паспортных данных. Исправьте данные в справочнике, пересоздайте заявление и опись, выгрузите заново.

Распечатанное и подписанное сотрудником заявление АДВ-2 храните вместе с копиями документов-оснований — это подтверждение того, что работодатель исполнил обязанность по передаче сведений в срок.

Частые вопросы

Меняется ли СНИЛС при смене фамилии?

Нет. Номер индивидуального лицевого счёта присваивается один раз и сохраняется на всю жизнь. АДВ-2 лишь обновляет персональные данные, привязанные к этому номеру. Если в программе СНИЛС вдруг изменился — это ошибка ввода, которую нужно исправить до выгрузки.

Можно ли подать АДВ-2 только на бумаге?

Да, заявление можно распечатать из 1С:ЗУП и сдать в отделение СФР на бумаге вместе с описью. Однако для работодателей, обязанных отчитываться электронно, электронная сдача предпочтительнее — она быстрее и даёт подтверждение приёма.

Что делать, если сотрудник сам подал заявление в СФР?

Тогда работодателю дублировать подачу не нужно. Но изменить ФИО в карточке физлица в 1С:ЗУП всё равно необходимо — от этих данных зависят кадровые документы, расчётные листки и последующая отчётность.

Как исправить ошибку в уже отправленном АДВ-2?

Если файл ещё не принят СФР, просто исправьте данные в карточке физлица, пересоздайте заявление и выгрузите новый файл. Если пачка уже принята, формируется новое заявление с корректными данными — механизма отмены принятого АДВ-2 в типовой конфигурации нет.

Нужно ли переоформлять трудовой договор при смене фамилии?

Дополнительное соглашение к трудовому договору при смене фамилии, как правило, не требуется — личность работника не меняется. Достаточно внести запись в трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) на основании документа о смене фамилии и обновить данные в учётных системах.

Где в ЗУП посмотреть, какие заявления АДВ-2 уже созданы?

Все созданные заявления хранятся в журнале «Отчетность, справки» — «Персучет». Отфильтруйте журнал по виду документа или сотруднику, чтобы увидеть даты создания и проведения. Оттуда же доступны печатные формы и повторная выгрузка.