Как занести работника в 1С: подробная инструкция

Занесение нового работника в 1С — базовая операция, от которой зависят кадровый учёт, расчёт зарплаты, отчётность в СФР и ФНС. Ошибка на этапе ввода данных (неверный СНИЛС, дата приёма, график работы) потом «всплывает» в расчётах и персонифицированной отчётности, поэтому действовать нужно последовательно и с проверкой результата.

Порядок действий немного различается в зависимости от конфигурации: чаще всего сотрудников заводят в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) или в «1С:Бухгалтерия предприятия». Общая логика одна: сначала создаётся физическое лицо, затем оформляется документ приёма на работу, после чего проверяется, что сотрудник попал в штатное расписание и доступен для начислений.

Подготовка: какие данные понадобятся до ввода

Прежде чем открывать программу, соберите комплект сведений по новому сотруднику. Минимальный набор: ФИО полностью, дата рождения, пол, СНИЛС, ИНН (если есть), паспортные данные, адрес регистрации, телефон. Для кадрового документа дополнительно нужны: дата приёма, подразделение, должность, график работы, размер оклада или тарифной ставки, условия испытательного срока.

Убедитесь, что в программе уже настроены связанные справочники: создано подразделение, в штатном расписании есть позиция с нужной должностью, заведён подходящий график работы сотрудников. Если этих элементов нет, приём на работу либо не проведётся, либо проведётся с неполными данными, что потом придёт исправлять.

Создание физического лица в справочнике

В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры» → «Физические лица» (в некоторых релизах — «Настройка» → «Физические лица»). Нажмите «Создать» и заполните ФИО, дату рождения, пол. Затем раскройте блоки документов и страхования: внесите паспортные данные (вид документа, серия, номер, кем и когда выдан), СНИЛС, ИНН.

Программа проверяет формат СНИЛС и ИНН автоматически: если контрольное число не сходится, появится предупреждение. Не игнорируйте его — чаще всего это опечатка при переносе данных из документа. Сохраните карточку физического лица кнопкой «Записать и закрыть».

В 1С:Бухгалтерии физическое лицо можно создать прямо из карточки сотрудника: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → «Создать». Программа сама предложит создать новое физлицо, если по введённым ФИО совпадений не найдено.

Оформление приёма на работу

Ключевой документ — «Приём на работу». В 1С:ЗУП он находится в разделе «Кадры» → «Приёмы на работу» → кнопка «Создать». В 1С:Бухгалтерии: «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приём на работу», либо приём оформляется прямо из карточки сотрудника кнопкой «Оформить документ».

Заполните поля документа: организация (если в базе их несколько), сотрудник (выберите созданное физлицо), дата приёма, подразделение, должность (или позиция штатного расписания), график работы. На вкладке оплаты труда укажите основное начисление — оклад или тариф — и его размер. Если ведётся штатное расписание, программа подтянет начисления из позиции автоматически.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Физические лица» → создать и заполнить карточку физлица
2. 2
   Раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать»
3. 3
   Выбрать сотрудника, указать дату приёма, подразделение, должность и график
4. 4
   На вкладке оплаты труда проверить оклад и дополнительные начисления
5. 5
   Провести документ и распечатать приказ по форме Т-1 при необходимости
6. 6
   Проверить, что сотрудник появился в списке «Сотрудники» и в штатном расписании

Проверка результата после ввода

После проведения документа откройте список «Сотрудники» и найдите нового работника. В карточке сотрудника должны отображаться текущее место работы, подразделение, должность и дата приёма. Если ведётся штатное расписание, проверьте, что позиция стала занятой, а количество свободных ставок уменьшилось.

Дополнительная проверка — создать черновик документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и убедиться, что сотрудник доступен для подбора, а при заполнении ему рассчитывается оклад пропорционально отработанным дням. После проверки черновик можно удалить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке «Сотрудники»

Норма

Видны подразделение, должность, дата приёма

Тревожный признак

Сотрудник есть, но место работы пустое — приём не проведён

Штатное расписание

Норма

Позиция занята, ставка занята новым сотрудником

Тревожный признак

Позиция свободна — приём оформлен не по штатке или не проведён

Подбор в начисление зарплаты

Норма

Сотрудник находится и рассчитывается

Тревожный признак

Сотрудник не находится — проверьте дату приёма и график

Особенности для разных конфигураций

В 1С:Бухгалтерии (без ЗУП) кадровый учёт упрощён: приём на работу оформляется кадровым документом, штатное расписание в полном виде отсутствует, начисления назначаются в карточке сотрудника или в самом приёме. Этого достаточно для небольших организаций, но отчётность по ЕФС-1 формируется с теми же требованиями к точности данных.

В 1С:ЗУП доступны дополнительные сценарии: приём на несколько ставок (совмещение), работа по совместительству, испытательный срок, договор ГПХ вместо трудового договора. Для договора ГПХ используйте отдельный документ «Приём на работу (договор ГПХ)» или «Договор (работы, услуги)» — обычный приём для подрядчика оформлять нельзя, иначе исказятся кадровые показатели и взносы.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Полный кадровый учёт: штатное расписание, графики, совместительство, договоры ГПХ. Подходит при штате от нескольких десятков человек и сложных начислениях.

1С:Бухгалтерия

Упрощённый учёт: приём, увольнение, начисление зарплаты. Достаточно для небольшой компании с простой системой оплаты.

Обмен между БП и ЗУП

Если кадры ведутся в ЗУП, а бухгалтерия — в БП, сотрудник заводится один раз в ЗУП и переносится синхронизацией. Дублировать ввод вручную не нужно.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — создание дубля физического лица вместо использования существующей карточки (например, при повторном приёме бывшего сотрудника). Вторая по распространённости — неверная дата приёма: документ проведён «сегодняшним» числом вместо фактической даты выхода, из-за чего сдвигается стаж, расчёт аванса и отчётные периоды.

Ещё одна группа ошибок — незаполненный график работы или оклад. Документ проводится, но при расчёте зарплаты сотрудник получает ноль или не попадает в табель. Всегда проверяйте начисления и график до проведения документа.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли занести сотрудника задним числом?

Да. Дату приёма укажите фактическую, а сам документ можно создать позже. Учтите, что если за этот период уже рассчитана зарплата или сдана отчётность, потребуется пересчитать начисления и подать корректирующие формы.

Что делать, если сотрудник принимается повторно после увольнения?

Не создавайте новое физическое лицо — найдите существующее по СНИЛС или ФИО и оформите новый документ «Приём на работу» на того же человека. История предыдущих периодов работы сохранится в его карточке.

Обязательно ли заполнять ИНН и паспорт при приёме?

Для проведения документа приёма программа обычно требует минимум: ФИО, дату приёма, подразделение и начисление. Но СНИЛС критичен для отчётности ЕФС-1, а паспортные данные и ИНН — для НДФЛ-отчётности, поэтому заполняйте их сразу, а не «потом».

Почему новый сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли документ приёма, указан ли график работы в приёме и попадает ли период начисления на даты после даты приёма. Чаще всего причина — незаполненный график или приём, оформленный позже расчётного месяца.

Как оформить внешнего совместителя?

В 1С:ЗУП в документе приёма укажите вид занятости «Внешнее совместительство» и долю ставки. Остальной порядок тот же: физлицо, подразделение, должность, график, оплата. В отчётности совместитель отразится отдельно от основных работников.