Другое · 10 мин
Как занести договор ГПХ в 1С 8.3 ЗУП
Как оформить договор ГПХ в 1С:ЗУП 8.3: создание физлица, ввод договора подряда, начисление вознаграждения, страховые взносы и отчетность. Пошаговая инструкция.
Договор гражданско-правового характера в «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» оформляется отдельно от трудового договора: для него используются специальные документы «Договор подряда», «Договор (услуги)» или «Договор авторского заказа». Вознаграждение по ГПХ облагается НДФЛ и страховыми взносами на пенсионное и медицинское страхование, но не облагается взносами на случай временной нетрудоспособности — программа учитывает это автоматически, если договор внесён правильно.
Ошибки при вводе договора ГПХ приводят к неверному расчёту взносов, искажению отчётности по персонифицированным сведениям и проблемам при проверках. Ниже разобран полный цикл работы: от создания карточки физического лица до начисления и выплаты вознаграждения, а также контроль результата в отчётах.
Подготовительные настройки программы
Перед первым вводом договора проверьте, что в настройках учётной политики включён учёт договоров ГПХ. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» и убедитесь, что используемые начисления и взносы настроены стандартно. В типовой конфигурации специальные переключатели обычно не требуются — документы договоров ГПХ доступны сразу.
Проверьте также, что в программе заведены нужные виды начислений: «Оплата по договорам подряда» и «Оплата по договорам оказания услуг». Они находятся в разделе «Настройка» → «Начисления». Эти виды расчёта предопределены, но если их кто-то изменял, убедитесь, что назначение начисления указано как «Оплата по договору подряда» или «Оплата по договору (услуги)».
Создание карточки физического лица
Исполнитель по договору ГПХ не является сотрудником, поэтому приём на работу для него не оформляется. Достаточно создать физическое лицо: раздел «Кадры» → «Физические лица» → «Создать». Заполните ФИО, дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС — эти данные обязательны для отчётности по НДФЛ и взносам.
Если физлицо уже есть в базе (например, бывший сотрудник), создавать дубликат нельзя — используйте существующую карточку. Дубли физических лиц приводят к ошибкам при выгрузке отчётности: налоговая отклонит файл, если по одному ИНН встречаются разные записи. Перед созданием выполните поиск по ФИО или СНИЛС.
В карточке физлица также заполните адрес регистрации и данные документа, удостоверяющего личность, — они понадобятся для справки о доходах и персонифицированных сведений.
Ввод документа «Договор ГПХ»
Основной документ находится в разделе «Зарплата» → «Договоры подряда, услуги, авторские» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Договоры ГПХ»). Нажмите «Создать» и выберите тип документа:
- Договор подряда — работы с результатом (ремонт, изготовление, монтаж);
- Договор (услуги) — оказание услуг (консультации, обучение, посредничество);
- Договор авторского заказа — создание произведений, с особым порядком учёта нормируемых расходов.
В документе укажите организацию, физическое лицо, подразделение (если ведётся учёт по подразделениям), даты начала и окончания договора, сумму вознаграждения и способ отражения в учёте (счёт затрат). Поле «Способ отражения» определяет, на какой счёт бухгалтерского учёта попадут начисления при синхронизации с 1С:Бухгалтерией.
- 1Создайте или найдите физическое лицо в разделе «Кадры»
- 2Откройте «Зарплата» → «Договоры подряда, услуги, авторские»
- 3Нажмите «Создать» и выберите тип договора
- 4Заполните даты, сумму, подразделение и способ отражения
- 5Проведите документ и проверьте его появление в журнале
Начисление вознаграждения по договору
Сам договор фиксирует условия, но не начисляет деньги. Для расчёта используйте документ «Начисление по договорам ГПХ» (раздел «Зарплата») — он позволяет начислить вознаграждение по одному или нескольким договорам за выбранный месяц. Альтернатива — общий документ «Начисление зарплаты и взносов»: при его заполнении по кнопке «Подбор» → «Договоры ГПХ» можно добавить исполнителей.
Программа автоматически рассчитает НДФЛ (по ставке, действующей для резидентов или нерезидентов) и страховые взносы: на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством на выплаты по ГПХ не начисляются — это нормально, а не ошибка расчёта.
Если договор предусматривает промежуточные выплаты (авансы по актам), начисление можно делать несколькими документами в течение срока действия договора. Каждый документ начисления формирует доход в том месяце, которым он датирован, — от этого зависит период удержания НДФЛ и отражения в отчётности.
Выплата вознаграждения и удержание НДФЛ
Выплата оформляется стандартными ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» (раздел «Выплаты»). При заполнении ведомости выберите характер выплаты «Договоры ГПХ» или включите в неё месяц начисления — программа подтянет сумму к выплате за минусом НДФЛ.
НДФЛ считается удержанным в момент выплаты. Срок перечисления налога программа контролирует в отчётах по НДФЛ. Если ведомость не подтягивает исполнителя, проверьте: проведён ли документ начисления, совпадает ли организация в начислении и ведомости, не выплачена ли сумма ранее.
Как проверить результат
Документ проведён, сумма и даты заполнены
Документ помечен на удаление или не проведён
Есть НДФЛ, взносы ОПС и ОМС, нет взносов ВНиМ
Начислены взносы на нетрудоспособность или нет НДФЛ
Исполнитель подтянут, сумма к выплате = начислено минус НДФЛ
Строка пустая или сумма не совпадает с начислением
Отражение в отчётности
Выплаты по договорам ГПХ попадают в расчёт по страховым взносам, персонифицированные сведения о физических лицах и справки о доходах (бывшая 2-НДФЛ в составе 6-НДФЛ). Для проверки используйте отчёты раздела «Отчётность, справки»: «Анализ взносов в фонды», «Анализ НДФЛ», карточку учёта страховых взносов по физлицу.
В персонифицированных сведениях исполнитель по ГПХ отражается с соответствующей категорией застрахованного лица. Если человек работает в организации и по трудовому, и по гражданско-правовому договору, обе выплаты суммируются в отчётности, но кодируются по-разному — программа делает это автоматически при корректном вводе документов.
Особые сценарии
Договор с сотрудником организации
Если договор ГПХ заключается с действующим штатным сотрудником, новое физлицо не создаётся — договор оформляется на то же физическое лицо. В документе договора выберите существующего человека из справочника. Учтите, что выплаты такому лицу суммируются для целей НДФЛ и взносов, а контролирующие органы особенно внимательно проверяют именно такие договоры на предмет подмены трудовых отношений.
Договор авторского заказа
Для авторских договоров действует особый порядок: при расчёте НДФЛ может применяться профессиональный вычет по нормативу от суммы вознаграждения (если расходы не подтверждены документально). В документе договора авторского заказа укажите вид произведения — от него зависит норматив вычета. Проверьте расчёт в документе начисления до проведения.
Компенсация расходов исполнителя
Компенсация документально подтверждённых расходов (проезд, проживание, материалы) не облагается НДФЛ и взносами. В ЗУП такие суммы вводятся отдельными начислениями с соответствующим кодом дохода либо учитываются только в бухгалтерской программе. Не включайте компенсацию в сумму вознаграждения по договору — иначе она обложится налогами.
Что важно запомнить
Договор ГПХ в ЗУП 8.3 — это отдельный документ без приёма на работу: создаётся физлицо, вводится договор нужного типа, вознаграждение начисляется документом «Начисление по договорам ГПХ», выплачивается ведомостью с удержанием НДФЛ. Взносы начисляются только на пенсионное и медицинское страхование. Проверяйте результат через анализ взносов и НДФЛ до сдачи отчётности.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли оформлять приём на работу для исполнителя по ГПХ?
Нет. Приём на работу создаёт трудовые отношения и запись в кадровом учёте. Для ГПХ достаточно карточки физического лица и документа договора. Табель на такого исполнителя не ведётся, в штатное расписание он не включается.
Почему программа не начисляет взносы на травматизм по договору ГПХ?
Взносы на страхование от несчастных случаев начисляются на выплаты по ГПХ только если это прямо предусмотрено условиями договора. Если в договоре такого условия нет — отсутствие начисления корректно. Если условие есть, проверьте настройки учётной политики по взносам и вид начисления.
Можно ли начислить вознаграждение частями в разные месяцы?
Да. Создавайте несколько документов «Начисление по договорам ГПХ» по мере подписания актов. Каждый документ формирует доход своим месяцем, что влияет на период отражения в 6-НДФЛ и расчёте взносов.
Что делать, если договор внесён с ошибкой в сумме или датах?
Если начисление ещё не выполнено, исправьте документ договора и перепроведите его. Если начисление уже проведено, сначала отмените или скорректируйте начисление (сторнирующим документом), затем исправьте договор и начислите заново. Прямое редактирование проведённого начисления без сторно нарушит последовательность учёта.
Как отразить договор с нерезидентом?
В карточке физлица укажите статус нерезидента (сведения о гражданстве и статусе). Программа применит соответствующую ставку НДФЛ. По взносам действуют общие правила для застрахованных лиц, постоянно или временно пребывающих в РФ; для временно пребывающих иностранцев порядок отличается — проверьте настройки статуса взносов в карточке физлица.
Где посмотреть все действующие договоры ГПХ по организации?
Откройте журнал «Зарплата» → «Договоры подряда, услуги, авторские» и установите отбор по организации и периоду. Для анализа начисленных сумм используйте отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» с отбором по характеру оплаты «Договоры ГПХ».