Как занести больничный лист в 1С

Больничный лист в 1С оформляется отдельным документом, который одновременно решает две задачи: фиксирует отсутствие сотрудника по уважительной причине и рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности. От корректности его заполнения зависят начисления за месяц, данные табеля, отчётность в СФР и НДФЛ сотрудника.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом используется документ «Больничный лист» с полным расчётом пособия, а в 1С:Бухгалтерии — упрощённый аналог, где часть данных приходится вводить вручную. Ниже разобраны оба сценария, работа с электронным больничным (ЭЛН) и контроль результата.

Что проверить перед внесением больничного

До создания документа убедитесь, что в базе корректно заполнены исходные данные сотрудника: приём на работу, график работы, история начислений. Если сотрудник работает недавно и справок о заработке с прошлых мест нет, расчёт пойдёт из МРОТ, и пособие будет занижено до внесения справки.

Проверьте, что за период больничного сотруднику ещё не начислена зарплата и не заполнен табель. Если расчёт за месяц уже выполнен, документ больничного при проведении автоматически сторнирует начисления за дни болезни — это нормальное поведение, но лучше заносить лист до окончательного расчёта месяца.

Как занести больничный в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников»). Нажмите «Создать» и заполните шапку документа: организацию, дату документа, сотрудника и период нетрудоспособности. Дата документа влияет на месяц, в котором пособие попадёт в расчёт.

Укажите номер листка нетрудоспособности. Если это электронный больничный, введите номер ЭЛН и нажмите кнопку загрузки данных — программа получит сведения из СФР: даты, код причины нетрудоспособности, режим, данные о стаже. При бумажном листе все поля заполняются вручную по документу.

На закладке «Оплата» проверьте процент оплаты и при необходимости скорректируйте стаж. На закладке «Начислено (подробно)» виден расчёт пособия за счёт работодателя и за счёт СФР. После проверки нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» и создайте документ
2. 2
   Заполните сотрудника, период болезни и номер листа
3. 3
   Для ЭЛН загрузите данные из СФР по номеру листа
4. 4
   Проверьте стаж, процент оплаты и расчёт на закладке «Начислено»
5. 5
   Проведите документ и сверьте табель за период болезни

Как отразить больничный в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии перейдите в «Зарплата и кадры» → «Все начисления», нажмите «Создать» и выберите «Больничный лист». Укажите сотрудника, даты и причину нетрудоспособности. Программа рассчитает пособие автоматически, если за расчётный период в базе есть начисления.

Если сотрудник принят недавно или вёлся только бухгалтерский учёт, средний заработок придётся ввести вручную: откройте расчёт среднего заработка по ссылке в документе и добавьте суммы по справкам. Стаж для процента оплаты указывается в карточке сотрудника на закладке «Трудовая деятельность».

После проведения документ формирует проводки по начислению пособия и НДФЛ. Учтите, что в бухгалтерской версии нет полноценного кадрового учёта отсутствий — для табеля отсутствие отражается отдельно, если вы ведёте его в программе.

ЗУП или Бухгалтерия

1С:ЗУП

Полный расчёт, загрузка ЭЛН, стаж, табель и отчётность в СФР. Подходит при штате от нескольких сотрудников и регулярных больничных

1С:Бухгалтерия

Простое начисление пособия с ручным вводом среднего заработка. Подходит для микрофирм, но требует ручного контроля стажа и лимитов

Загрузка электронного больничного из СФР

Большинство листков нетрудоспособности оформляется в электронном виде, и работодатель обязан получать их через Социальный фонд России. В 1С для этого настраивается обмен с СФР: в ЗУП — через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или сервис прямого обмена, где указываются сертификат и реквизиты страхователя.

Когда медорганизация закрывает ЭЛН, в документе «Больничный лист» по номеру ЭЛН подтягиваются актуальные данные. Если загрузка не срабатывает, проверьте статус листа: работодатель видит его только после закрытия (или при продлении — частично). Также проверьте, что сотрудник сообщил вам номер ЭЛН, а СНИЛС в базе совпадает с данными фонда.

Проверка расчёта и отражение в учёте

После проведения откройте расчётный листок сотрудника за месяц: там должна появиться строка пособия с разделением на часть за счёт работодателя (первые три дня при заболевании самого работника) и часть за счёт СФР. Одновременно за дни болезни не должно быть начисления по окладу — если оно осталось, перепроведите документы расчёта зарплаты.

Проверьте табель рабочего времени: дни болезни должны быть отмечены кодом «Б». В ЗУП это происходит автоматически на основании документа. Также убедитесь, что пособие попало в расчёт НДФЛ с правильной датой получения дохода — она определяется датой выплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть пособие, нет двойного начисления оклада за дни болезни

Тревожный признак

Оклад начислен за весь месяц или пособие отсутствует

Табель учёта рабочего времени

Норма

Дни болезни отмечены кодом «Б»

Тревожный признак

Дни отмечены явкой или незаполнены

Данные для СФР

Норма

Реестр по ЭЛН сформирован и принят фондом

Тревожный признак

Реестр отклонён или не отправлен

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — неверный средний заработок из-за отсутствующих справок с прежних мест работы. Решение: внесите справку документом «Справка для расчёта пособий» (в ЗУП) и пересчитайте больничный кнопкой «Исправить», чтобы создался документ-исправление, а не ручная правка.

Вторая типичная ошибка — больничный занесён после выплаты зарплаты за месяц, и возникла задолженность перед сотрудником или переплата. В этом случае проведите документ правильной датой и сделайте перерасчёт: программа скорректирует начисления в следующем периоде. Не редактируйте проведённые документы начисления зарплаты вручную — это ломает последовательность расчёта.

Особые случаи: продолжение, уход за ребёнком, совместители

Если выдан второй листок как продолжение первого, в документе установите признак «Является продолжением листка нетрудоспособности» и укажите первичный лист. Тогда расчётный период и средний заработок сохранятся от первого больничного, а первые три дня за счёт работодателя повторно оплачиваться не будут.

При больничном по уходу за ребёнком или больным членом семьи выберите соответствующую причину нетрудоспособности — от неё зависят ограничения по количеству оплачиваемых дней в году и источник финансирования (полностью за счёт СФР). Для совместителей больничный оформляется отдельным документом по каждому месту работы, если сотрудник представил листы для обоих работодателей.

FAQ: частые вопросы о больничных в 1С

Что делать, если ЭЛН не загружается по номеру?

Проверьте три вещи: закрыт ли лист медорганизацией (открытый лист недоступен работодателю), совпадает ли СНИЛС сотрудника в базе с данными фонда, и действителен ли сертификат для обмена с СФР. Если всё в порядке, запросите статус листа через личный кабинет страхователя на портале СФР.

Как исправить уже проведённый больничный?

Не редактируйте документ напрямую. В ЗУП используйте ссылку «Исправить» внизу документа — создастся документ-исправление текущим периодом, который сторнирует старый расчёт и выполнит новый. Это сохраняет корректность учёта и отчётности.

Сотрудник принёс больничный после сдачи отчётности — что делать?

Занесите документ датой текущего периода, выполните перерасчёт зарплаты и подайте корректирующие отчёты (расчёт по взносам, 6-НДФЛ, сведения в СФР) за затронутый период. Уточнённые формы подаются только за те периоды, где изменились данные.

Как оплачиваются первые три дня больничного?

При заболевании или травме самого работника первые три дня оплачивает работодатель, остальные — СФР напрямую сотруднику. При уходе за ребёнком, карантине и протезировании пособие с первого дня платит фонд. В 1С это разделение формируется автоматически по коду причины нетрудоспособности.

Можно ли занести больничный задним числом?

Технически можно — укажите фактический период болезни и дату документа в нужном месяце. Но если расчёт за тот месяц уже выполнен и выплачен, потребуется перерасчёт и корректировка отчётности. Практичнее проводить документ текущей датой с отражением периода болезни, тогда перерасчёт пройдёт автоматически.