Как закрыть зарплату в 1С: полный порядок закрытия месяца

Закрытие зарплаты в 1С — это не одна кнопка, а цепочка операций: начисление за месяц, расчёт удержаний и взносов, формирование ведомостей на выплату, отражение в учёте и сверка итогов. Если пропустить шаг или нарушить порядок, получите расхождения в НДФЛ, отрицательные остатки по сотрудникам или ошибки в отчётности.

Материал ориентирован на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» (ЗУП) — основную конфигурацию для расчёта зарплаты. Отдельно разобран вариант для тех, кто считает зарплату прямо в «1С:Бухгалтерии». Точные названия пунктов меню могут немного отличаться между релизами, но логика последовательности сохраняется.

Перед закрытием месяца убедитесь, что все кадровые документы введены: приёмы, увольнения, отпуска, больничные, командировки, изменения окладов. Зарплатный расчёт строится на кадровых данных — если документ внесут «задним числом» после закрытия, придётся пересчитывать месяц заново.

Подготовка: что проверить до начисления зарплаты

Начните с кадрового блока. Откройте раздел «Кадры» и проверьте, что все события месяца отражены: приёмы на работу, увольнения, кадровые переводы, отпуска (ежегодные, без сохранения, по уходу), больничные листы, командировки, прогулы. Особое внимание — уволенным: если увольнение не проведено, сотрудник попадёт в начисление с полным окладом.

Затем проверьте плановые начисления и удержания. В карточке сотрудника (или через отчёт «Штатное расписание») убедитесь, что оклады, надбавки и премии актуальны. Если в течение месяца было повышение оклада, документ «Изменение оплаты труда» должен быть проведён до расчёта.

Третий блок подготовки — разовые начисления и удержания: премии, материальная помощь, алименты, займы, исполнительные листы. Алименты и займы не подтянутся в расчёт автоматически, если соответствующий документ не введён. Проверьте также регистрацию отработанного времени: если в компании ведутся табели или документы «Отсутствие», они должны быть заполнены.

Начисление зарплаты и взносов

Основной документ закрытия — «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата» или «Зарплата и кадры» в зависимости от релиза). Создайте новый документ, укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников с плановыми начислениями и рассчитает суммы по отработанному времени.

Документ состоит из нескольких вкладок, и важно просматривать каждую: «Начисления» (оклад, премии, доплаты), «Удержания» (алименты, займы), «НДФЛ», «Взносы», «Займы». Если по какому-то сотруднику вкладка пуста, а должна быть заполнена — ищите причину до проведения, а не после.

НДФЛ рассчитывается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов. Если у сотрудника есть вычеты на детей, проверьте, что заявление на вычет введено в программу — иначе налог будет излишне удержан. Страховые взносы считаются автоматически по тарифам, заданным в учётной политике организации; проверьте, что применяемый тариф (включая пониженные ставки для МСП при их наличии) указан корректно.

После проверки проведите документ. Типичный признак проблемы: сумма в документе резко отличается от прошлого месяца без объективных причин. В этом случае сверьтесь с табелем и кадровыми документами до проведения.

1. 1
   Проверьте и проведите все кадровые документы и разовые начисления за месяц
2. 2
   Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов», укажите месяц и организацию
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников — никого лишнего и никого пропущенного
4. 4
   Просмотрите вкладки «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы» по выборке сотрудников
5. 5
   Проведите документ и сформируйте отчёт «Полное свод начислений, удержаний и выплат» для контроля

Аванс и промежуточные выплаты

Если в компании платится аванс (зарплата за первую половину месяца), он оформляется отдельно до окончательного расчёта. В ЗУП есть два подхода: аванс фиксированной суммой или процентом (задаётся в настройках и в документе «Изменение аванса») либо расчёт за первую половину месяца по фактически отработанному времени документом «Начисление за первую половину месяца».

Расчёт по фактически отработанному времени точнее и снижает риск переплаты при отсутствиях сотрудника, но требует корректного учёта времени в первой половине месяца. Фиксированный аванс проще, но при длительных больничных или отпусках без сохранения может образоваться переплата, которую придётся удерживать.

Выплата аванса оформляется ведомостью (см. следующий раздел) с видом «Аванс». При окончательном расчёте программа автоматически зачтёт выплаченный аванс — в ведомость на окончательную выплату попадёт сумма за минусом аванса и удержанного НДФЛ.

Способы расчёта аванса

Фиксированная сумма или процент от оклада

Просто и быстро, но риск переплаты при неотработанном времени; переплата удерживается при окончательном расчёте

Расчёт за первую половину месяца

Точный расчёт по табелю, минимум переплат; требует дисциплины учёта рабочего времени и ввода отсутствий до 15-го числа

Выплата зарплаты: ведомости и НДФЛ

Выплата оформляется документами ведомостей: «Ведомость в банк» (для зарплатных проектов), «Ведомость на счета» (перечисление на произвольные карты), «Ведомость в кассу». Создайте ведомость, выберите способ выплаты, укажите месяц и нажмите «Заполнить» — программа подставит суммы к выплате с учётом авансов и удержаний.

Ключевой момент: НДФЛ считается удержанным именно при выплате, а не при начислении. Поэтому ведомость должна быть проведена, и в ней корректно указана дата выплаты — от неё зависят сроки перечисления налога и данные отчётности 6-НДФЛ. Если реальная выплата прошла другой датой, исправьте дату в ведомости до формирования отчётности.

Для зарплатного проекта после проведения ведомости сформируйте выгрузку в банк (кнопка обмена с банком или документ «Обмен с банками»). После подтверждения банка сверьте: сумма в реестре банка равна сумме ведомости. Расхождение означает, что часть платежей не прошла — эти суммы нужно вернуть к выплате, а не «зависать» на счёте.

Если выплата производится через кассу, неполученные суммы депонируются документом «Депонирование зарплаты» — иначе в учёте останется задолженность, которой фактически нет.

Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте

Если зарплата считается в ЗУП, а бухучёт ведётся в «1С:Бухгалтерии», после выплаты выполняется синхронизация данных между программами. В Бухгалтерии создаются документы «Начисление зарплаты», «Ведомости» и «Отражение зарплаты в учёте» — последний формирует проводки по счетам 26, 44, 70, 68, 69 в зависимости от настроек способов отражения.

Если зарплата считается прямо в «1С:Бухгалтерии 8» (подходит для небольших организаций), порядок похож: документ «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»), затем ведомости на выплату. Проводки формируются самим документом начисления. Учтите ограничение: бухгалтерская конфигурация не поддерживает сложные кадровые сценарии — сменные графики, суммированный учёт, сложные системы премирования. При таких условиях нужен ЗУП.

После отражения проверьте оборотно-сальдовую ведомость: на конец месяца после полной выплаты сальдо по счёту 70 в разрезе сотрудников должно закрываться (или соответствовать задолженности на дату выплаты, если зарплата платится в следующем месяце). Кредитовое сальдо по 68.01 и 69 — это начисленные, но ещё не уплаченные налоги и взносы.

Сверка и контроль результатов

Финальный этап — сверка тремя отчётами. «Полное свод начислений, удержаний и выплат» показывает общую картину по организации: начислено, удержано НДФЛ, удержано прочее, выплачено, долг за организацией. «Расчётный листок» — детализация по каждому сотруднику. «Анализ НДФЛ» и регистры налогового учёта — контроль налога перед сдачей отчётности.

Сверьте: сумма «начислено» в своде равна итогу документа начисления; сумма «выплачено» равна итогам ведомостей; остаток задолженности логичен (обычно это зарплата последнего месяца к дате выплаты). Сформируйте расчётные листки по нескольким сотрудникам выборочно и проверьте арифметику вручную — особенно по тем, у кого были отсутствия или увольнение.

Отдельно сверьте НДФЛ: удержанный налог по ведомостям должен совпадать с данными регистров, а сроки перечисления — попадать в правильный период 6-НДФЛ. Расхождения здесь — самая частая причина уточнённых расчётов.

Контрольные точки

Как проверить результат закрытия

Свод начислений vs документ начисления

Норма

Суммы начислено/удержано совпадают до копейки

Тревожный признак

Расхождения — есть непроведённые или дублирующие документы

Выплачено по ведомостям vs выписка банка

Норма

Итог ведомостей равен списаниям по счёту

Тревожный признак

Разница — непроведённые ведомости или непрошедшие платежи

Сальдо по счёту 70

Норма

Соответствует реальной задолженности перед сотрудниками

Тревожный признак

Дебетовое сальдо (переплата) или «зависшие» суммы по уволенным

НДФЛ удержанный vs исчисленный

Норма

Разница объясняется невыплаченными доходами

Тревожный признак

Удержано больше исчисленного — ошибка в ведомостях

Типичные ошибки и как их исправлять

Самая частая ошибка — изменение данных «задним числом» после выплаты. Например, внесли больничный прошлым месяцем, когда зарплата уже выплачена. Правильное решение — не редактировать старые документы вручную, а использовать механизм перерасчётов: программа сама предложит доначисление или сторнирование в текущем периоде (раздел «Зарплата» — «Перерасчёты»).

Вторая типичная проблема — дубли начислений, когда сотруднику ввели разовое начисление и одновременно оно попало в плановое. Признак: сумма вдвое больше обычной. Исправление — отмена лишнего документа и перезаполнение документа начисления до его проведения.

Третья группа ошибок — неверные даты выплаты в ведомостях, из-за чего НДФЛ попадает не в тот период отчётности. Исправляется корректировкой даты ведомости (если период ещё открыт) или документом «Операция учёта НДФЛ» — но последний используйте только при понимании последствий, ручные операции по регистрам легко запутывают учёт.

Частые вопросы

Можно ли закрывать зарплату в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, для небольших организаций с простой системой оплаты труда: оклад, премия, стандартные отпуска и больничные. Ограничения — нет полноценного учёта сменных графиков, суммированного учёта времени и сложных удержаний. Если штат растёт или появляются нестандартные графики, переходите на ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу.

Что делать, если после закрытия обнаружилась ошибка в начислении?

Не редактируйте проведённые документы прошлого месяца. Введите кадровый документ правильной датой — программа зарегистрирует необходимость перерасчёта. Доначисление или сторно выполните текущим периодом через документ «Начисление зарплаты и взносов» (вкладка «Доначисления, перерасчёты») или отдельным документом перерасчёта. Переплату по НДФЛ скорректируйте при следующей выплате.

Почему в ведомость не попадает сотрудник?

Частые причины: сотруднику не начислена зарплата (нет документа начисления или он не проведён), сумма к выплате нулевая или отрицательная, долг уже выплачен другой ведомостью, либо у сотрудника не указан способ выплаты (зарплатный проект или лицевой счёт). Проверьте расчётный листок — там видно остаток задолженности.

Как закрыть месяц, если сотрудник уволился в середине периода?

Расчёт при увольнении выполняется документом «Увольнение» — он начисляет зарплату за отработанные дни, компенсацию отпуска и удерживает НДФЛ. Выплата оформляется отдельной ведомостью в день увольнения. В общий документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц уволенный уже не попадает, если увольнение проведено до заполнения.

Нужно ли делать резервную копию перед закрытием месяца?

Да, это разумная практика перед массовыми операциями: перезаполнение документов начисления, исправление периодов, обновление релиза. Копия позволяет вернуться к исходному состоянию, если заполнение прошло с ошибками. В файловой базе достаточно скопировать файл информационной базы, в клиент-серверной — используйте штатные средства СУБД.

НДФЛ в ведомости отличается от исчисленного — это нормально?

Исчисленный НДФЛ считается при начислении, удержанный — при выплате. Если доход начислен, но не выплачен, налог остаётся исчисленным, но не удержанным — это нормально. Тревожный признак — когда удержанный налог больше исчисленного по тому же сотруднику: обычно это ошибка ручного редактирования ведомости или переплата прошлых периодов.