Как закрыть зарплату в 1С: полный порядок закрытия месяца

Закрытие зарплаты в 1С — это завершающий этап расчетного месяца: все начисления и удержания введены, налоги посчитаны, ведомости на выплату проведены, данные переданы в бухгалтерию и период защищен от случайных изменений. Ошибка на любом из этих шагов приводит к расхождениям в отчетности по НДФЛ и страховым взносам, поэтому закрывать месяц нужно по строгой последовательности, а не «как получится».

Инструкция ниже ориентирована на связку «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) + «1С:Бухгалтерия», но большинство шагов применимы и к расчету зарплаты непосредственно в 1С:Бухгалтерии. Конкретные названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации.

Подготовка: что должно быть введено до расчета

До запуска итогового начисления убедитесь, что в программе отражены все события месяца: приемы и увольнения сотрудников, кадровые переводы, изменения окладов, отпуска, больничные, командировки, прогулы и другие отсутствия. Если документ отсутствия не введен, расчетчик начислит оклад за полный месяц, и переплату придется сторнировать в следующем периоде.

Отдельно проверьте разовые начисления и удержания: премии, материальную помощь, алименты и прочие исполнительные листы, займы. Удобно использовать отчет «Кадровые события» или журналы соответствующих документов в разделе «Кадры» и «Зарплата». Также сверьте график работы сотрудников и производственный календарь — от них зависит норма времени.

Итоговое начисление зарплаты и взносов

Основной документ закрытия — «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Создайте документ за последний день месяца, нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех работающих сотрудников, рассчитает начисления по плановым видам расчета, удержания, НДФЛ и страховые взносы. Если сотрудников много, проверьте, что список полный: типичная ошибка — отсутствие в документе вновь принятых или уволенных в середине месяца.

После заполнения пройдитесь по закладкам документа: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы». На закладке НДФЛ проверьте применение вычетов на детей и правильность дат получения дохода. На закладке взносов убедитесь, что база рассчитана с учетом необлагаемых выплат (например, компенсаций). При расхождениях не правьте цифры вручную без необходимости — сначала ищите причину в исходных документах.

Проверка расчета перед выплатой

Перед формированием ведомостей сверьте итоги. Полезные отчеты в ЗУП: «Расчетный листок», «Свод начислений и удержаний», «Анализ НДФЛ», «Анализ взносов». Сравните фонд оплаты труда с прошлым месяцем — резкий скачок без объективной причины (премии, приемы) почти всегда означает ошибку ввода.

Проверьте долги: отчет «Задолженность по зарплате» покажет остатки на начало месяца. Если по прошлому месяцу висит долг, который фактически выплачен, значит, ведомость прошлого периода не проведена или не отмечена оплата — это нужно исправить до закрытия текущего месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат расчета

Расчетные листки сотрудников

Норма

Начисления соответствуют окладу и отработанному времени, НДФЛ 13/15% от базы

Тревожный признак

Оклад за полный месяц при отпуске или увольнении, нулевой НДФЛ без причины

Свод начислений и удержаний

Норма

ФОТ сопоставим с прошлым месяцем с учетом известных изменений

Тревожный признак

Резкий рост или падение ФОТ без кадровых причин

Задолженность по зарплате

Норма

Долг на конец месяца равен начислению текущего месяца

Тревожный признак

Прошлогодние или старые непогашенные суммы

Ведомости и выплата зарплаты

Выплата оформляется документами «Ведомость в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомость на счета» (по реквизитам карт) или «Ведомость в кассу». Создайте ведомость, нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате за вычетом НДФЛ и удержаний. Дата ведомости важна: именно она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ и срок его перечисления.

Если выплата идет через зарплатный проект, выгрузите реестр в банк штатной обработкой обмена. После подтверждения оплаты банком убедитесь, что ведомость остается проведенной, а в бухгалтерии сформировано списание с расчетного счета. Аванс, отпускные и увольнения оформляются отдельными промежуточными ведомостями в течение месяца, и к моменту закрытия все они должны быть проведены.

1. 1
   Создайте ведомость нужного типа с датой фактической выплаты
2. 2
   Заполните документ автоматически и сверьте суммы к выплате
3. 3
   Проведите ведомость и выгрузите реестр в банк или оформите РКО
4. 4
   Убедитесь, что оплата подтверждена, а долг по сотрудникам закрыт

Синхронизация и отражение зарплаты в бухгалтерском учете

Если расчет ведется в ЗУП, после выплаты выполните синхронизацию с 1С:Бухгалтерией. Перед этим в ЗУП создайте документ «Отражение зарплаты в бухучете» (раздел «Зарплата» — «Отражение зарплаты»): он формирует проводки по начислениям, НДФЛ, взносам и удержаниям по способам отражения, заданным для сотрудников и подразделений.

В бухгалтерии после синхронизации проверьте проводки: типовые корреспонденции — Дт 20 (25, 26, 44) Кт 70 по начислениям, Дт 70 Кт 68.01 по НДФЛ, Дт 20 (25, 26, 44) Кт 69 по взносам, Дт 70 Кт 51 (50) по выплатам. Если какие-то суммы попали на «пустой» способ отражения, проводки будут незаполненными — задайте способ отражения в карточке подразделения или сотрудника и перезаполните документ.

Финальная сверка и защита периода от изменений

Завершающий шаг — сверка данных ЗУП и бухгалтерии. Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 в разрезе сотрудников должна совпадать с отчетом «Задолженность по зарплате» в ЗУП, а обороты по счетам 68.01 и 69 — с аналитикой НДФЛ и взносов. Расхождения обычно вызваны ручными операциями в бухгалтерии или непроведенными документами синхронизации.

После успешной сверки установите дату запрета изменения данных (в ЗУП и в Бухгалтерии: «Администрирование» — «Даты запрета изменения данных»). Это защитит закрытый месяц от случайного перепроведения документов, которое может незаметно изменить уже сданную отчетность. Дату запрета сдвигайте только осознанно, при необходимости корректировки — и после исправления возвращайте обратно.

Частые вопросы

Что делать, если после закрытия месяца нашлась ошибка в начислении?

Ошибку исправляют документом «Сторнирование начислений» или корректировкой в текущем открытом периоде, а не перепроведением документов закрытого месяца. Если отчетность уже сдана, после исправления формируют уточненные расчеты (6-НДФЛ, РСВ) за соответствующий период.

Можно ли закрывать зарплату прямо в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, в 1С:Бухгалтерии есть встроенный зарплатный блок: документы «Начисление зарплаты», ведомости и отражение в учете создаются там же. Такой вариант подходит небольшим организациям с простыми расчетами; при сложных графиках, кадровом учете и большом штате удобнее ЗУП.

Почему ведомость не заполняется суммами к выплате?

Чаще всего причина в том, что документ «Начисление зарплаты и взносов» не проведен, проведен другим месяцем или уже полностью закрыт другой ведомостью. Проверьте также настройку способа выплаты в карточке сотрудника — ведомость «в банк» не подтянет сотрудника, у которого указана выплата через кассу.

Как проверить, что НДФЛ посчитан правильно?

Используйте отчеты «Анализ НДФЛ» и «Регистр налогового учета по НДФЛ»: они показывают базу, вычеты и исчисленный налог по каждому сотруднику. Налог должен считаться нарастающим итогом с начала года с учетом ранее удержанного — разовая проверка «13% от начисленного» верна только для первого месяца без вычетов.

Что делать, если счет 70 в бухгалтерии не сходится с ЗУП?

Сначала проверьте, нет ли в бухгалтерии ручных операций по счету 70 — они не попадают в ЗУП. Затем убедитесь, что все документы синхронизации проведены в обеих программах и что «Отражение зарплаты в бухучете» создано за нужный месяц. Детальную разницу ищите сверкой по сотрудникам: оборотка по 70 в разрезе субконто против «Задолженности по зарплате».

Нужно ли закрывать месяц, если зарплата не начислялась?

Если в периоде не было начислений и выплат, документы начисления и ведомости не создаются, но убедиться в отсутствии действующих сотрудников с плановыми начислениями все равно нужно. При простое или отпусках без сохранения могут потребоваться документы отсутствий — их отражают в обычном порядке.