Как закрыть подразделение в 1С:ЗУП

Расформирование отдела в компании требует корректного отражения в 1С:Зарплата и управление персоналом. Просто удалить подразделение из справочника нельзя — на него ссылаются штатные позиции, документы кадрового учёта, начисления и отчёты. Правильный порядок — перевести или уволить сотрудников, закрыть штатные позиции и зафиксировать дату расформирования подразделения.

В конфигурации 1С:ЗУП предусмотрен штатный механизм закрытия подразделений через реквизит «Дата расформирования», а также отдельный документ «Изменение мест работы» для массового перевода сотрудников. Ниже разобран полный порядок действий: от подготовительной проверки до контроля результата в отчётах.

Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1 с включённым штатным расписанием. Если штатное расписание не ведётся, часть шагов пропускается — об этом сказано отдельно.

Проверьте текущее состояние подразделения

Перед закрытием нужно понять, какие объекты связаны с подразделением. Откройте справочник «Подразделения» (раздел «Настройка» или «Кадры» — «Подразделения») и найдите нужный элемент. Проверьте, есть ли у него подчинённые подразделения: расформировать головное подразделение, пока существуют активные дочерние, некорректно.

Далее сформируйте отчёт «Штатные сотрудники» или «Список сотрудников» с отбором по подразделению. В нём видно, кто числится в подразделении на текущую дату: основные сотрудники, совместители, сотрудники в отпусках и на больничных. Особое внимание уделите отсутствующим по уважительным причинам — их нельзя забыть при переводе, иначе после расформирования они «повиснут» на закрытом подразделении.

Также проверьте штатное расписание: отчёт «Штатное расписание» покажет открытые позиции, включая вакантные. Вакантные позиции тоже нужно закрыть, иначе подразделение останется в структуре штатного расписания.

Переведите или увольте сотрудников

Сотрудники, остающиеся в компании, переводятся в другие подразделения. Для единичных переводов используется документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения»). В документе укажите дату перевода и новое подразделение, при необходимости — новую позицию штатного расписания.

Если переводится весь коллектив подразделения, удобнее документ «Изменение мест работы» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» — кнопка «Создать»). Он позволяет одним документом перевести список сотрудников в новое подразделение и автоматически создаёт кадровые переводы по каждому. Заполните новое место работы, подберите сотрудников закрываемого подразделения через кнопку «Подбор» и проведите документ.

Увольняемые сотрудники оформляются стандартным документом «Увольнение». Обратите внимание на даты: увольнение и переводы должны быть проведены до даты расформирования подразделения, иначе на момент закрытия в нём останутся числящиеся работники.

Закройте штатные позиции подразделения

Если в программе ведётся штатное расписание, все позиции закрываемого подразделения нужно исключить. Для этого создайте документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» — «Штатное расписание» — «Изменения штатного расписания»).

В документе укажите дату изменения и подразделение. В табличной части перейдите на закладку «Позиции» и через подбор добавьте все позиции подразделения. Для каждой позиции установите флаг «Закрыта» (колонка «Закрыта» или действие «Закрыть позицию» — в зависимости от настроек интерфейса). Проведите документ.

После проведения позиции перестанут отображаться в актуальном штатном расписании на дату закрытия и позже. Проверить результат можно отчётом «Штатное расписание» на дату после закрытия — позиций расформированного подразделения в нём быть не должно.

1. 1
   Создайте документ «Изменение штатного расписания»
2. 2
   Укажите дату изменения и закрываемое подразделение
3. 3
   Добавьте все позиции подразделения через подбор
4. 4
   Отметьте каждую позицию как закрываемую
5. 5
   Проведите документ
6. 6
   Сформируйте отчёт «Штатное расписание» на дату после закрытия и убедитесь, что позиций нет

Установите дату расформирования подразделения

Когда сотрудники переведены или уволены, а позиции закрыты, откройте карточку подразделения в справочнике. В поле «Расформировано» (или «Подразделение расформировано») установите флаг и укажите дату расформирования. Запишите элемент.

Дата расформирования не удаляет подразделение из базы: оно остаётся в справочнике со всей историей, но перестаёт предлагаться для выбора в новых документах после указанной даты. В отчётах за прошлые периоды подразделение отображается корректно — это важно для сверки и архивной отчётности.

Если подразделение расформировывается вместе с дочерними, повторите установку даты для каждого вложенного подразделения отдельно. Автоматического каскадного закрытия в типовой конфигурации нет.

Особые сценарии и ограничения

Штатное расписание не ведётся

Если в настройках учётной политики штатное расписание отключено, шаг с документом «Изменение штатного расписания» пропускается. Порядок сокращается до перевода или увольнения сотрудников и установки даты расформирования в карточке подразделения.

Нужно временно скрыть подразделение

Если подразделение не расформировывается окончательно, а, например, приостанавливает деятельность, можно не ставить дату расформирования, а использовать пометку на удаление. Помеченное подразделение не предлагается в новых документах, но при необходимости пометку легко снять. Учтите, что пометка на удаление — менее «чистый» способ: в некоторых отчётах и обработках помеченные объекты требуют дополнительных отборов.

Подразделение завели по ошибке

Если подразделение создано ошибочно и по нему нет ни одного документа, его можно пометить на удаление, а затем удалить через «Администрирование» — «Обслуживание» — «Удаление помеченных объектов». Если ссылки на подразделение существуют, монопольное удаление будет невозможно — останется только пометка или дата расформирования.

Способы закрытия подразделения

Дата расформирования

Штатный способ при реальном расформировании. История сохраняется, подразделение скрывается из выбора после даты. Рекомендуемый вариант.

Пометка на удаление

Подходит для временного скрытия или ошибочно созданных элементов без документов. Не фиксирует дату закрытия.

Физическое удаление

Возможно только при полном отсутствии ссылок. Для реально работавшего подразделения недоступно и не нужно.

Проверка результата и типичные ошибки

После всех действий сформируйте контрольные отчёты. «Список сотрудников» по подразделению на дату расформирования должен быть пуст. Отчёт «Штатное расписание» на ту же дату не должен содержать позиций подразделения. В справочнике подразделений при включённом отборе активных элементов расформированное подразделение не отображается.

Дополнительно проверьте начисление зарплаты за месяц расформирования: документ «Начисление зарплаты и взносов» не должен подбирать сотрудников закрытого подразделения. Если переводы оформлены корректно, сотрудники попадут в начисление уже по новому месту работы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников по подразделению

Норма

Пусто на дату расформирования

Тревожный признак

Остаются числящиеся сотрудники

Штатное расписание

Норма

Позиций подразделения нет

Тревожный признак

Видны открытые или вакантные позиции

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудники начисляются по новому подразделению

Тревожный признак

Подбор предлагает закрытое подразделение

Справочник подразделений

Норма

Подразделение скрыто из активных

Тревожный признак

Доступно для выбора в новых документах

Частые вопросы

Можно ли удалить подразделение полностью из базы?

Только если на него нет ни одной ссылки: ни документов, ни штатных позиций, ни записей регистров. На практике у работавшего подразделения ссылки есть всегда, поэтому используйте дату расформирования — она сохраняет историю и корректность отчётности за прошлые периоды.

Что будет с отчётами за прошлые периоды после расформирования?

Ничего не изменится: отчёты за периоды до даты расформирования показывают подразделение как обычно. Дата расформирования влияет только на выбор подразделения в новых документах и отображение в актах на даты после закрытия.

Как перевести всех сотрудников подразделения одним действием?

Используйте документ «Изменение мест работы» из журнала «Приёмы, переводы, увольнения». Укажите новое подразделение, подберите сотрудников списком — программа автоматически сформирует кадровые переводы по каждому из них.

Что делать, если сотрудник в отпуске по уходу за ребёнком числится в закрываемом подразделении?

Оформите кадровый перевод такого сотрудника в другое подразделение без изменения состояния отпуска. Перевод не прерывает отпуск и не влияет на пособие, но обеспечивает корректную аналитику учёта после расформирования.

Нужно ли закрывать штатные позиции, если штатное расписание не ведётся?

Нет. Если механизм штатного расписания отключён в настройках, достаточно перевести или уволить сотрудников и установить дату расформирования в карточке подразделения.

Можно ли отменить расформирование подразделения?

Да. Снимите флаг расформирования или очистите дату в карточке подразделения и запишите. Штатные позиции при необходимости открываются заново новым документом «Изменение штатного расписания».