Как закрыть договор ГПХ в 1С 8.3 ЗУП

Закрытие договора гражданско-правового характера в 1С:ЗУП 8.3 — это не одно действие, а цепочка: начислить окончательное вознаграждение, рассчитать взносы, отразить акт выполненных работ и завершить срок действия договора в карточке сотрудника. Если пропустить хотя бы один шаг, подрядчик «повиснет» в отчётах, а взносы и НДФЛ могут быть рассчитаны некорректно.

Процедура одинакова для большинства релизов ЗУП 3.1, но названия документов и их расположение в меню могут немного отличаться в зависимости от настроек функциональности. Ниже разобран полный цикл: от проверки исходных данных до контроля результата в отчётах по взносам и 6-НДФЛ.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на документы начислений и кадровые документы, а в программе включён учёт договоров ГПХ. Если договоры ГПХ в базе не использовались ранее, проверьте настройку в разделе «Настройка — Реквизиты и дополнительные сведения» или «Настройка — Функциональность».

Проверка исходных данных перед закрытием

Прежде чем оформлять последнее начисление, откройте карточку договора: «Кадры — Договоры ГПХ» или «Зарплата — Договоры (в т.ч. авторские)» в зависимости от настроек. Проверьте даты начала и окончания, сумму договора и вид расчёта. Если дата окончания ещё не указана или указана неверно, исправьте её до проведения закрывающих документов — от неё зависит период обложения взносами и отражение в персонифицированной отчётности.

Также сверьте, все ли промежуточные акты проведены и оплачены. Если по договору были авансовые начисления, итоговое начисление должно учесть их, чтобы не возникло переплаты. Сумму задолженности перед подрядчиком удобно проверить отчётом «Зарплата — Отчёты по зарплате — Расчётный листок» или «Задолженность по зарплате» с отбором по сотруднику.

Окончательное начисление по договору ГПХ

Итоговое вознаграждение оформляется документом «Договор (работы, услуги)» — он же используется и для промежуточных актов. Создайте документ из раздела «Зарплата — Договоры (работы, услуги)» или «Зарплата — Все начисления», выберите сотрудника и договор, укажите сумму по акту и дату документа. Дата документа определяет месяц, в котором доход попадёт в учёт НДФЛ и взносов.

Программа автоматически рассчитает НДФЛ и страховые взносы на закладках документа. Взносы по договорам ГПХ начисляются на пенсионное и медицинское страхование; взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством на выплаты по ГПХ не начисляются (кроме случаев, предусмотренных законодательством для отдельных категорий). Проверьте, что налог и взносы рассчитались, а при необходимости вручную скорректируйте вычеты по НДФЛ, если подрядчик подал заявление.

Если в вашей настройке начисления по ГПХ выполняются общим документом «Начисление зарплаты и взносов», убедитесь, что подрядчик попал в табличную часть «Договоры ГПХ». При закрытии месяца это критично: незаполненная строка означает, что акт не начислен.

1. 1
   Откройте «Зарплата — Договоры (работы, услуги)» и создайте новый документ
2. 2
   Выберите организацию, сотрудника-подрядчика и конкретный договор
3. 3
   Укажите сумму по итоговому акту и дату документа в месяце подписания акта
4. 4
   Проверьте закладки с НДФЛ и взносами — суммы должны рассчитаться автоматически
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок для контроля

Завершение договора и увольнение подрядчика

Само по себе окончание срока договора не всегда требует отдельного кадрового документа: если подрядчик оформлялся только по ГПХ и дата окончания указана в договоре, программа перестанет включать его в списки действующих после этой даты. Однако если подрядчик принимался документом «Приём на работу» (например, совмещает ГПХ с трудовым договором) или в вашей методологии учёта принято оформлять расторжение отдельно, создайте документ «Увольнение» или зафиксируйте окончание договора вручную.

Откройте договор и убедитесь, что поле «Дата окончания» соответствует акту приёмки работ. Если работы завершились раньше срока, скорректируйте дату — от неё зависит период членства в отчётах по персонифицированным сведениям и СЗВ-СТАЖ (подрядчики ГПХ отражаются там с соответствующим кодом).

Выплата вознаграждения и удержание НДФЛ

После начисления оформите выплату: «Выплаты — Ведомости в банк (кассу)». При заполнении ведомости по кнопке «Заполнить» программа подтянет долг перед подрядчиком, включая удержанный НДФЛ. Дата выплаты важна для 6-НДФЛ: НДФЛ по договорам ГПХ удерживается при фактической выплате, и срок перечисления привязан к этой дате.

Если выплата проходит частями, ведомости создаются на каждую часть. Контролируйте, чтобы итоговая выплаченная сумма совпала с начисленной за минусом налога. Расхождения видны в отчёте «Расчёты с сотрудниками» или оборотно-сальдовой по счету 76.10 при синхронизации с бухгалтерией.

Отражение в отчётности

Закрытый договор ГПХ должен корректно попасть в регламентированную отчётность. В расчёте по страховым взносам выплаты подрядчику отражаются в облагаемой базе; в 6-НДФЛ — как доход по дате выплаты; в персонифицированных сведениях подрядчик отражается за период действия договора. Сформируйте отчёты за квартал закрытия и проверьте, что подрядчик присутствует с правильными суммами.

Удобная контрольная точка — отчёт «Налоги и взносы — Анализ взносов к уплате» с отбором по сотруднику. Сумма базы должна совпадать с суммой всех актов по договору. Если база меньше — вероятно, один из актов не проведён или проведён другим видом начисления, не облагаемым взносами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Договор в списке действующих

Норма

После даты окончания договор не предлагается к начислению

Тревожный признак

Договор доступен для выбора в новых актах — проверьте дату окончания

Анализ взносов по подрядчику

Норма

База равна сумме всех актов по договору

Тревожный признак

База меньше или больше — ищите непроведённый или лишний документ

Расчётный листок

Норма

Долг на конец периода после выплаты равен нулю

Тревожный признак

Остаток долга — выплата не оформлена или сумма не совпала

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за нарушения последовательности: сначала выплатили, потом вспомнили про начисление, или закрыли договор, не проверив промежуточные акты. Ниже — типовые просчёты с последствиями.

Ещё одна частая ситуация — договор расторгнут досрочно. В этом случае оформите итоговый акт на фактически выполненный объём, исправьте дату окончания в договоре и убедитесь, что сумма договора в карточке не противоречит начисленному. Программа не блокирует начисление сверх суммы договора, поэтому контроль остаётся на бухгалтере.

FAQ

Нужно ли оформлять увольнение, если человек работал только по договору ГПХ?

Как правило, нет: подрядчик не состоит в трудовых отношениях, поэтому достаточно корректной даты окончания в договоре. Документ «Увольнение» нужен только если физлицо одновременно оформлено по трудовому договору и расторгается именно он.

Каким документом начислить последний акт по договору ГПХ?

Документом «Договор (работы, услуги)» из раздела «Зарплата». В нём выбирается сотрудник, конкретный договор, сумма акта; НДФЛ и взносы рассчитываются автоматически на отдельных закладках.

Подрядчик не попал в расчёт по взносам. Что проверить?

Проверьте, что акт проведён именно документом начисления по договору ГПХ, а не ручной операцией; что дата акта попадает в отчётный период; и что вид расчёта договора облагается взносами. Отчёт «Анализ взносов» по сотруднику покажет, какая сумма вошла в базу.

Договор расторгнут досрочно. Как это отразить?

Начислите вознаграждение за фактически выполненный объём итоговым актом, затем исправьте дату окончания в карточке договора на дату расторжения. Отдельного документа «расторжение» в типовой ЗУП не требуется.

Можно ли удалить ошибочный акт прошлого квартала, отчётность уже сдана?

Нет, удалять нельзя — это создаст расхождение с данными ИФНС. Оформите сторнирующий или корректировочный документ текущим периодом и подайте уточнённые отчёты за период ошибки.

Где посмотреть, всё ли выплачено подрядчику при закрытии?

Сформируйте расчётный листок по сотруднику за весь срок договора или отчёт «Задолженность по зарплате» с отбором. После финальной ведомости остаток должен быть нулевым.