Как закрыть больничный лист в 1С

Закрытие больничного листа в 1С — это не просто смена статуса документа, а цепочка действий: получить сведения о закрытом электронном листке нетрудоспособности (ЭЛН) из Фонда социального страхования, корректно рассчитать пособие, убрать расхождения в табеле и начислениях за период болезни. Ошибка на любом этапе приводит к неверной зарплате, лишним часам отсутствия в табеле или отказу ФСС в зачёте пособия.

Инструкция ориентирована на «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) — именно там ведётся полноценный учёт больничных. В «1С:Бухгалтерии» механика похожа, но часть операций выполняется вручную. Перед началом работы убедитесь, что у вас настроен обмен с ФСС и есть действующие полномочия пользователя.

Проверьте предварительные условия перед закрытием

Закрыть больничный можно только после того, как медицинская организация закрыла ЭЛН в своей системе и передала сведения в ФСС. До этого момента документ в 1С может существовать как открытый листок нетрудоспособности, но окончательный расчёт по нему выполнять рано — дата окончания ещё может измениться.

Проверьте три вещи. Во-первых, настроен ли обмен с ФСС: раздел «Отчетность, справки» → «Настройки обмена с контролирующими органами», должны быть заполнены данные страхователя и действующий сертификат. Во-вторых, создан ли в программе документ «Больничный лист» по этому ЭЛН — если нет, его нужно создать и загрузить данные по номеру листка. В-третьих, не попадает ли период болезни на уже рассчитанную и выплаченную зарплату — тогда потребуется сторнирование.

Загрузите сведения о закрытом ЭЛН из ФСС

Основной способ — обновление статуса прямо из документа. Откройте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата» → «Больничные листы») и нажмите кнопку «Обновить из ФСС» или «Получить данные из ФСС» — название зависит от версии конфигурации. Программа отправит запрос, получит актуальные сведения и подтянет дату закрытия, период нетрудоспособности и при необходимости данные о продолжении листка.

Альтернативный вариант — массовая загрузка через «1С-Отчетность»: раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» → закладка обмена с ФСС. Там видны входящие сообщения от фонда, включая уведомления об изменении статуса ЭЛН. После получения сообщения вернитесь в документ и перезаполните его.

1. 1
   Откройте документ «Больничный лист» в разделе «Зарплата»
2. 2
   Нажмите «Обновить из ФСС» и дождитесь ответа фонда
3. 3
   Проверьте, что статус ЭЛН изменился на «Закрыт», а даты периода корректны
4. 4
   Проверьте расчёт пособия на вкладке «Оплата»
5. 5
   Проведите документ и проверьте табель
6. 6
   Проверьте сторно начислений, если период болезни попал на оплаченное время

Проверьте и скорректируйте расчёт пособия

После загрузки данных перейдите на вкладку «Оплата» документа. Программа автоматически рассчитывает средний заработок за расчётный период (два предшествующих календарных года), процент оплаты в зависимости от стажа и итоговую сумму пособия. Проверьте, что стаж сотрудника заполнен в карточке физического лица — от него зависит процент оплаты.

Обратите внимание на разделение сумм: часть пособия оплачивает работодатель (первые дни нетрудоспособности по общему правилу), остальное — ФСС напрямую работнику в рамках проекта «Прямые выплаты». В 1С эти суммы показываются отдельно, и за ФСС работодателю нужно лишь передать реестр сведений.

Закройте отсутствие в табеле и начислениях

Ключевой момент, который часто упускают: пока сотрудник болел, его отсутствие могло быть зарегистрировано по-разному. Если больничный был введён сразу — в табеле стоит код «Б» и всё корректно. Если же сначала оформили «Отсутствие по невыясненной причине» (код «НН») или сотруднику уже начислили зарплату за дни, которые потом оказались днями болезни, требуется корректировка.

В ЗУП 3.1 документ «Больничный лист» при проведении автоматически сторнирует начисления за период болезни, если они были рассчитаны ранее — в документе появляется вкладка или сообщение о сторнировании. Проверьте её содержимое: там должны быть отсторнированы оклад или другие начисления за дни нетрудоспособности. Если сторно не сформировалось, а зарплата за эти дни уже начислена, используйте документ «Сторнирование начислений» или пересчитайте зарплату за месяц заново.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель учёта рабочего времени (Т-13) за месяц

Норма

Дни болезни отмечены кодом «Б», нет кодов «НН» и лишних явок в этот период

Тревожный признак

Остались «НН», явки или двойная оплата за дни болезни

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть начисление пособия, оклад уменьшен на дни болезни

Тревожный признак

Оклад начислен полностью, пособие отсутствует или задвоено

Статус ЭЛН в документе

Норма

Листок закрыт, даты совпадают с данными ФСС

Тревожный признак

Статус «Открыт» или даты расходятся со справкой сотрудника

Передайте реестр сведений в ФСС

Закрытие больничного в 1С не завершается расчётом: работодатель обязан передать в ФСС сведения для назначения и выплаты пособия. В ЗУП 3.1 это делается через раздел «Отчетность, справки» → «Пособия по временной нетрудоспособности» или через «1С-Отчетность». Программа формирует реестр на основании проведённого больничного листа.

Перед отправкой проверьте реестр: ФИО и СНИЛС сотрудника, номер ЭЛН, период, суммы. После отправки дождитесь подтверждения приёма от фонда. Если пришёл отказ с протоколом ошибок, исправьте указанные сведения в документе, перепроведите его и отправьте реестр повторно.

Особые сценарии и типичные ошибки

Продолжение больничного

Если выдан новый ЭЛН как продолжение предыдущего, в 1С создаётся отдельный документ «Больничный лист» с признаком продолжения и ссылкой на первичный листок. Средний заработок при этом рассчитывается один раз — по первому листку, продолжение наследует его. Не создавайте продолжение как самостоятельный больничный: это приведёт к повторному расчёту среднего и возможному занижению пособия.

Больничный в переходящем периоде

Когда болезнь захватывает два месяца, пособие начисляется тем месяцем, в котором проводится документ, но в табеле дни распределяются по фактическим периодам. Проверьте табель обоих месяцев — в первом месяце дни болезни могли быть закрыты как «НН», и их нужно заменить на «Б» через перерасчёт.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если кнопка «Обновить из ФСС» не работает?

Проверьте настройки обмена с контролирующими органами, срок действия сертификата и доступ в интернет. Если обмен настроен, но статус не обновляется, уточните у сотрудника, закрыт ли листок медучреждением — до передачи данных в фонд обновлять нечего. Как временная мера допустим ручной ввод дат по бумажной выписке.

Можно ли закрыть больничный задним числом?

Да, документ проводится датой месяца начисления, а период нетрудоспособности указывается фактический. Если зарплата за затронутый месяц уже выплачена, программа сформирует сторно, а разница отразится в следующем расчёте.

Сотрудник принёс больничный после увольнения — как закрыть?

Заведите документ «Больничный лист» на уволенного сотрудника в обычном порядке: пособие по нетрудоспособности после увольнения оплачивается в установленных законом случаях. Проверьте дату начала болезни относительно даты увольнения — от этого зависит порядок оплаты.

Почему в табеле остались «НН» после проведения больничного?

Чаще всего документ проведён после формирования табеля или отсутствие было зарегистрировано отдельным документом, который не отменён. Отмените проведение документа «Отсутствие», перепроведите больничный и пересчитайте табель за месяц.

Нужно ли что-то закрывать, если пособие полностью платит ФСС?

Да. Даже при прямых выплатах работодатель обязан провести больничный в учёте, скорректировать табель и начисления, а также передать в фонд реестр сведений — без этого работник не получит пособие.