Как задепонировать зарплату в 1С

Депонирование зарплаты в 1С требуется, когда сотрудник не получил начисленную сумму в день выплаты — не пришёл за деньгами в кассу или по реестру в банк платёж не прошёл. В этом случае сумму нельзя просто оставить «висеть» в ведомости: её нужно перевести в учёт депонированных сумм, чтобы кассовая книга, расчётные ведомости и отчётность по НДФЛ сошлись.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) депонирование выполняется автоматически на основании ведомости, а в 1С:Бухгалтерии — вручную или через специальную обработку. Ниже разобраны оба сценария, настройка счетов учёта, выплата депонированных сумм и контроль результата.

Перед началом работы убедитесь, что в программе корректно настроен учёт расчётов с персоналом: ведётся учёт по сотрудникам на счёте 70, а для депонированных сумм используется счёт 76.04 «Расчеты по депонированным суммам». Без этого проводки сформируются неправильно или не сформируются вовсе.

Что такое депонирование и когда оно нужно

Депонированная зарплата — это начисленная, но не выплаченная в установленный срок сумма. Классическая ситуация: организация платит зарплату через кассу, сотрудник находится на больничном, в отпуске или командировке и не приходит за деньгами. Кассир закрывает ведомость, а невыданные суммы помечаются как депонированные.

Вторая ситуация — выплата через банк. Если реестр в банк отправлен, но платёж по конкретному сотруднику вернулся (закрыт счёт, ошибка в реквизитах), сумма также подлежит депонированию, чтобы расчёты с сотрудником отражались корректно.

Важно понимать: депонирование не отменяет обязанности выплатить деньги. Сотрудник вправе получить депонированную сумму в любой момент, а работодатель обязан выдать её не позднее следующего дня выплаты зарплаты после обращения. Срок исковой давности по таким суммам в общем случае составляет три года.

Подготовка: настройки учёта перед депонированием

Перед первым депонированием проверьте несколько настроек. В 1С:ЗУП откройте раздел «Настройка» → «Организации» и убедитесь, что указан способ выплаты зарплаты (через кассу или через банк) и ведётся учёт депонированных сумм. В большинстве типовых конфигураций счёт 76.04 подставляется автоматически.

В 1С:Бухгалтерии проверьте план счетов: счёт 76.04 должен иметь аналитику по сотрудникам (субконто «Работники организации»). Без этой аналитики невозможно отследить долг по конкретному человеку, и отчётность по депонированным суммам будет неполной.

Также убедитесь, что ведомость на выплату, по которой возникли невыплаченные суммы, проведена и по ней сформированы движения. Депонировать можно только суммы по уже оформленной ведомости — программа не даст задепонировать «воздух».

Депонирование зарплаты в 1С:ЗУП

В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» процесс максимально автоматизирован. Вся работа строится вокруг документа «Ведомость» (в кассу, в банк, через раздатчика) и документа «Депонирование зарплаты».

1. 1
   Откройте раздел «Выплаты» → «Все ведомости на выплату зарплаты» и найдите нужную ведомость.
2. 2
   Проверьте, что ведомость проведена и срок её действия истёк.
3. 3
   Откройте ведомость и убедитесь, что по невыплаченным сотрудникам нет отметки об оплате (документ не должен быть полностью «закрыт» оплатой).
4. 4
   Перейдите в раздел «Выплаты» → «Все депонированные суммы» или создайте документ «Депонирование зарплаты» из ведомости по кнопке «Создать на основании».
5. 5
   В документе нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников с невыплаченными суммами по указанной ведомости.
6. 6
   Проверьте список: оставьте только тех, кто реально не получил деньги.
7. 7
   Проведите документ и проверьте проводки: Дт 70 Кт 76.04 по каждому сотруднику.

После проведения документа «Депонирование зарплаты» сумма перестаёт числиться как задолженность по ведомости и переходит в учёт депонированных. В карточке расчётов сотрудника (отчёт «Расчётный листок», «Полная сводка») эта сумма будет видна отдельно.

Если кнопка депонирования недоступна

Частая ситуация: документ «Депонирование зарплаты» не заполняется. Причины обычно такие: ведомость не проведена, по ведомости уже зарегистрирована полная оплата (оформлен документ оплаты ведомости), либо срок ведомости ещё не истёк по данным программы. Проверьте статус оплаты ведомости и дату документа депонирования — она должна быть позже даты ведомости.

Депонирование в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 типовой документ «Депонирование зарплаты» отсутствует или имеет ограниченный функционал — зависит от версии. Универсальный способ: сформировать проводки вручную через документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»).

Создайте операцию датой окончания срока ведомости. Для каждого сотрудника, не получившего деньги, добавьте строку: Дт 70 (субконто — сотрудник) — Кт 76.04 (субконто — тот же сотрудник), сумма — невыплаченная часть. Суммы берите из платёжной ведомости и расчётного листка сотрудника.

Если в вашей версии Бухгалтерии ведомости на выплату создаются в разделе «Зарплата и кадры», проверьте, есть ли в ведомости механизм отметки невыплаченных сумм — в свежих релизах часть функционала ЗУП по депонированию добавлена и туда.

Выплата депонированной зарплаты

Когда сотрудник обращается за депонированной суммой, оформляется обратная операция. В 1С:ЗУП создайте новую ведомость на выплату, в табличной части укажите сотрудника — программа при заполнении может предложить выплатить депонированную сумму, либо используйте документ «Возврат задолженности сотрудникам» / выплату на основании депонирования в зависимости от релиза.

В 1С:Бухгалтерии выплата оформляется расходным кассовым ордером или выпиской банка с проводкой Дт 76.04 Кт 50 (51) — по сотруднику, получившему деньги. После этого сальдо по счёту 76.04 в разрезе данного сотрудника должно обнулиться.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 76.04

Норма

Сальдо по сотрудникам совпадает с реестром невыплаченных сумм

Тревожный признак

Есть сотрудники с сальдо, хотя деньги выданы, или наоборот

ОСВ по счёту 70

Норма

Нет отрицательных остатков по сотрудникам

Тревожный признак

Красное сальдо — признак двойного списания

Расчётный листок сотрудника

Норма

Депонированная сумма видна как долг организации

Тревожный признак

Сумма пропала из расчётов или задвоена

НДФЛ и отчётность при депонировании

Ключевой методический момент: НДФЛ с депонированной зарплаты считается удержанным при фактической выплате дохода. Если зарплата начислена, но не выплачена и задепонирована, налог перечисляется в бюджет в момент реальной выдачи денег сотруднику, а не в момент депонирования.

В 1С:ЗУП это учитывается автоматически: при депонировании программа корректирует регистры по НДФЛ, и в отчёте 6-НДФЛ сумма отразится как выплаченный доход только после фактической выплаты. Проверьте это по отчёту «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» до сдачи расчёта.

Частые ошибки и спорные ситуации

Самая распространённая ошибка — забыть про депонированные суммы на годы. Организации обязаны вести книгу учёта депонированной зарплаты и периодически сверять её с данными программы. Суммы с истёкшим сроком исковой давности списываются на прочие доходы с проводкой Дт 76.04 Кт 91.01, при этом удержанный, но не перечисленный НДФЛ подлежит уплате.

Вторая проблема — расхождения между зарплатной и бухгалтерской программами, если учёт ведётся в двух базах (ЗУП + Бухгалтерия). После депонирования обязательно выполните синхронизацию и сверьте проводки: документ «Отражение зарплаты в бухучёте» должен корректно перенести данные по депонированным суммам.

Удобно завести отдельную папку или регистр для хранения реестров депонированных сумм с указанием ведомости-источника. При выплате через несколько месяцев это избавляет от поиска первичного документа и ускоряет сверку при аудите.

FAQ

Можно ли задепонировать зарплату, выплачиваемую на карту?

Да. Если банк вернул платёж по реестру (счёт закрыт, ошибка в реквизитах), сумма по этому сотруднику депонируется на общих основаниях. В ЗУП оформляется документ «Депонирование зарплаты» на основании ведомости в банк, невыплаченная сумма указывается вручную или подбирается по данным о возврате.

В какой срок нужно выплатить депонированную зарплату?

По общему правилу — не позднее следующего дня выплаты зарплаты после обращения сотрудника. На практике многие организации выдают депонированные суммы в день обращения или в ближайший день выдачи, закреплённый локальным актом.

Что делать с депонированной зарплатой уволенного сотрудника?

Долг сохраняется. Сумма числится на счёте 76.04 до обращения бывшего сотрудника. Если срок исковой давности истёк (в общем случае три года), сумма списывается на прочие доходы организации с соответствующими налоговыми последствиями.

Почему в ЗУП документ «Депонирование зарплаты» не заполняется?

Проверьте три условия: ведомость проведена, по ней не зарегистрирована полная оплата, дата депонирования позже даты ведомости. Также убедитесь, что у вас есть права на документ и что сотрудник по ведомости действительно не отмечен как получивший деньги.

Нужно ли платить НДФЛ в момент депонирования?

Нет. НДФЛ перечисляется при фактической выплате дохода сотруднику. Пока сумма депонирована, доход считается неполученным. В 1С:ЗУП программа автоматически корректирует регистры НДФЛ при проведении депонирования.

Можно ли отменить ошибочное депонирование?

Да. Если документ проведён ошибочно, пометьте его на удаление или распроведите, предварительно убедившись, что по нему не было выплат и не сдана отчётность, в которую попали эти данные. Если отчётность сдана, корректировку делайте сторнирующим документом текущей датой.